Une gestion de projet complète dans un seul outil
Étude de cas de Systemtechnik LEBER GmbH & Co. KG
Projektron BCS nous a permis de transférer l'ensemble de notre gestion de projet dans un seul outil. Ce qui est particulièrement pratique pour nous, c'est qu'au cours de la planification du projet dans BCS, une offre est également créée automatiquement. Cela nous permet de fournir à nos clients une information transparente sur les coûts du projet à tout moment, même en cours de projet. Projektron BCS a pleinement répondu à nos attentes, notamment en ce qui concerne la promesse du produit, à savoir que l'outil peut être adapté aux défis et exigences les plus divers.
STL - Développer des succès grâce à un savoir-faire multisectoriel
La société Systemtechnik LEBER GmbH & Co. KG est un fournisseur leader de solutions dans les domaines de la technique d'entraînement, de l'électronique numérique, de la technique de bus de terrain et de communication, de l'électronique de puissance et des alimentations électriques individuelles.
Depuis 1986 déjà, nous proposons des services et des produits dans le domaine de l'électronique. Nous développons des concepts, de l'électronique, du matériel, des micrologiciels et des logiciels pour des fabricants renommés des secteurs de la technique médicale, de l'aéronautique et de l'automatisation industrielle ainsi que de l'automobile et de l'électronique grand public. Notre équipe expérimentée et enracinée depuis de nombreuses années dans l'entreprise offre son soutien dans toutes les phases du développement de produits - de la construction de prototypes à l'introduction de la production en série.
Notre portefeuille de services comprend, entre autres, une ingénierie des systèmes innovante ainsi qu'une assistance pour les homologations nécessaires ou pour l'élaboration de schémas et de layouts. STL dispose en outre d'un système de gestion de la qualité certifié conforme aux normes ISO 9001 et ISO 13485.
De la start-up axée sur la technologie aux groupes d'envergure mondiale, en passant par les PME allemandes classiques et leurs champions cachés, tous comptent parmi nos clients satisfaits. Parmi les plus connus, on trouve des acteurs de premier plan comme VW, Siemens ou Airbus.
Systemtechnik LEBER compte actuellement une soixantaine de collaborateurs au siège de l'entreprise à Schwaig près de Nuremberg et est une entreprise du GROUPE BURGER, l'un des principaux partenaires système dans le domaine de la technique d'entraînement spécifique aux clients.
Travail basé uniquement sur des projets
Systemtechnik LEBER est un prestataire de services de développement électronique et travaille entièrement sur la base de projets. Chaque année, les ingénieurs de LEBER réalisent entre cinquante et cent projets pour des entreprises clientes.
Aperçu du déroulement du projet :
- Demande du client concernant une idée de projet
- Élaboration du plan de projet et première estimation des dépenses
- Planification détaillée pour l'établissement de l'offre
- Commande et lancement du projet
- Elaboration de la spécification des exigences suivie du lancement de la phase de mise en œuvre
- Phase de test et de validation
Toutes les phases du projet peuvent être représentées de manière simple et claire dans Projektron BCS.
Selon le projet et les souhaits du client, les collaborateurs de STL développent selon le modèle V, Scrum ou un mélange des deux. Le travail s'effectue principalement selon les méthodes classiques de gestion de projet lorsque des composants matériels ou un modèle électronique sont impliqués. Les projets de développement de logiciels purs sont généralement réalisés sur la base de Scrum. Tous les projets sont représentés dans Projektron BCS et partagés entre les participants au projet.
En règle générale, environ quatre à six collaborateurs STL travaillent ensemble sur un projet de développement d'un composant matériel d'un appareil plus grand. Les durées de projet varient considérablement, de quelques mois à deux ans, en fonction de la complexité et des exigences concrètes du client.
Cela s'explique par le vaste portefeuille de services STL, qui va de l'aide à la conception de la mise en page d'un schéma de câblage au développement d'un produit complet, de l'idée à l'assistance à la certification en passant par plusieurs étapes de développement. Et ce, même dans des environnements réglementés comme la sécurité et la sûreté ou encore dans des projets A-Spice de l'industrie automobile.
Jörg Klenke travaille lui-même dans le bureau de gestion de projet. Cinq collaborateurs de STL y assument la fonction de chef de projet, de sorte que plusieurs projets sont gérés en parallèle à tout moment. Chaque équipe de projet comprend également un ingénieur système en tant que responsable technique. Alors que le chef de projet est plutôt responsable de l'aspect organisationnel d'un projet et de la communication avec les clients, l'ingénieur système est responsable de la mise en œuvre technique.
Les équipes de projet sont complétées, selon les exigences spécifiques du projet, par des testeurs, des techniciens, des développeurs de logiciels, des développeurs de matériel ou des ingénieurs FuSI.
Sans Projektron BCS, logiciel de gestion de projet performant et ouvert aux méthodes, le déroulement actuel des projets ne serait pas réalisable. En interne, nous tenons également à jour un manuel de gestion de projet qui sert de ligne directrice pour nos activités de direction de projet. Grâce à BCS, nous avons déjà pu automatiser un grand nombre des processus qui y sont consignés.
Projektron BCS cubre completamente los requisitos
Depuis 2014, tous les projets de Systemtechnik LEBER sont représentés dans Projektron BCS, le développement du projet est documenté et finalement l'ensemble du projet est évalué. L'introduction de la solution Projektron a été précédée d'un sondage complet du marché des fournisseurs de logiciels de gestion de projet, au cours duquel BCS a su convaincre l'équipe STL.
Par la suite, l'outil a été soumis à une évaluation approfondie par différents collaborateurs. On recherchait alors un logiciel basé sur le cloud pour remplacer la solution bureautique MS Project, utilisée jusqu'alors pour la planification et le déroulement des projets STL.
Une alternative à l'ancien système était devenue nécessaire, car le STL exigeait une plus grande profondeur dans la planification détaillée. Avant l'introduction de BCS, la planification des tâches, la planification des dépenses et la possibilité de créer directement des offres ne s'intégraient pas de manière aussi transparente que les responsables STL l'auraient souhaité.
Il n'était pas non plus possible de passer directement de la comptabilisation des dépenses liées au projet à la facturation. Last but not least, ce n'est qu'avec l'introduction de la solution Projektron qu'un contrôle de projet propre a été possible. La saisie du temps de travail des collaborateurs, y compris le compte de temps libre, et la meilleure planification des congés au niveau de l'entreprise sont considérées comme de beaux effets secondaires.
L'exigence la plus importante de la part de STL était cependant la possibilité d'intégrer des clients externes dans la planification de projet et le contrôle de gestion correspondant. La planification complète du projet devait également être effectuée dans le nouvel outil de gestion de projet. Et comme les projets de Systemtechnik LEBER sont majoritairement facturés au temps passé dans le cadre de contrats de service, la comptabilisation immédiate des dépenses pour les tâches respectives ainsi que le suivi correspondant constituaient un autre critère de sélection central. Aujourd'hui, les collaborateurs de STL enregistrent leurs heures de travail et leurs dépenses pour les différentes tâches du projet directement dans BCS.
De cette manière, le chef de projet et le PMO peuvent voir à tout moment et de manière transparente l'état du planning et l'état réel. Systemtechnik LEBER est un prestataire de services de développement. Par conséquent, aucun projet ne ressemble à un autre, chaque processus doit être adapté aux exigences spécifiques de chaque client.
Pour ces planifications individuelles, il est très important que les responsables disposent d'une large palette d'options, d'outils et de vues lors de la phase de planification du projet. C'est un point sur lequel une attention particulière a été portée lors de la sélection d'un logiciel de gestion de projet approprié. En outre, la nouvelle solution devait être évolutive en vue d'une croissance ultérieure de l'entreprise.
Du devis à la facture - Toute notre gestion de projet dans BCS
Lors de l'introduction de BCS en 2014, les collaborateurs du projet STL ont commencé à utiliser simultanément toutes les fonctions de gestion de projet, de création de devis, de facturation et de saisie des temps, afin de remplacer le système précédent de la manière la plus proche et la plus transparente possible. Avant l'introduction de BCS, les charges étaient simplement saisies dans Excel et transférées de là vers la facturation. Les possibilités de saisie à l'heure et même à la minute n'existaient pas, mais elles ont ouvert de toutes nouvelles perspectives à Systemtechnik LEBER. Entre-temps, BCS s'est établi depuis longtemps et est utilisé quotidiennement par toutes les personnes impliquées dans le projet.
Grâce à la saisie des dépenses, BCS est un excellent outil pour le PMO de STL afin de budgétiser les tâches tant externes qu'internes. Il permet également de savoir à tout moment combien d'efforts sont consacrés à quelles tâches. Pendant le déroulement du projet, les collaborateurs de STL comparent régulièrement les charges réelles et résiduelles avec les charges planifiées. Les besoins d'action sont ainsi détectés à temps et les responsables peuvent chercher le dialogue avec le client afin d'identifier les causes d'éventuelles charges supplémentaires et de prendre les mesures correctives appropriées.
BCS offre à Systemtechnik LEBER une flexibilité maximale pour rassembler de manière claire les chiffres clés qui sont pertinents à un moment donné dans l'aperçu du projet. Grâce aux visualisations graphiques sous forme de feux de signalisation ou de tachymètres, rien n'échappe aux personnes impliquées dans le projet. Chaque collaborateur voit d'un coup d'œil s'il est dans les temps pour l'exécution d'une tâche et peut donner son avis grâce à la possibilité d'estimer la charge de travail restante.
BCS assure une plus grande transparence non seulement pendant le déroulement du projet et pour le contrôle interne du projet STL, mais aussi dès la phase de planification vis-à-vis du client : La première ébauche de planification peut déjà être partagée avec le client via BCS. De cette manière, l'ensemble de la procédure ainsi que les efforts et les budgets estimés sont plus compréhensibles pour les clients STL.
Si un client souhaite également avoir un aperçu régulier de l'état d'avancement du projet et des réservations pendant l'exécution du projet, cela ne pose aucun problème. C'est justement en ce qui concerne cette transparence vis-à-vis du client que le chef de projet STL, Jörg Klenke, peut recommander expressément Projektron BCS à d'autres entreprises de notre secteur pour la gestion de projet.
Dans le concepteur de rapports BIRT, l'équipe de gestion de projet de STL a également conçu sa propre fiche de projet et son propre rapport d'état de projet, après avoir été formée par Projektron. En outre, Systemtechnik LEBER a fait programmer des évaluations de contrôle supplémentaires par Projektron - pour l'évaluation du taux d'heures payées de nos collaborateurs.
En outre, l'équipe de gestion de projet de STL a créé différentes listes de contrôle pour le domaine de la sécurité au travail ainsi que pour les différentes portes de la qualité dans les projets.
Projektron BCS tient ses promesses de produit
Systemtechnik LEBER est très satisfait de Projektron BCS, car la solution couvre toutes les exigences du travail de projet STL au quotidien. Et pourtant, toutes les fonctions du logiciel ne sont pas encore pleinement exploitées, comme par exemple les possibilités de planification des capacités dans BCS. Et d'autres modules, comme le CRM intégré, ne sont pas encore utilisés. Actuellement, Systemtechnik LEBER est en train de tester les fonctionnalités BCS de planification des capacités dans le module de gestion des ressources. Il sera bientôt décidé si et comment elles peuvent être mises à la disposition de l'équipe STL.
A certains endroits, l'utilisation de BCS ne semble pas particulièrement intuitive. Pourtant, chez Systemtechnik LEBER, même les nouveaux collaborateurs qui n'avaient auparavant aucune expérience de la gestion de projet et d'un logiciel de gestion de projet sont capables, après de brèves instructions et une pratique autonome, de travailler de manière autonome et fiable avec BCS.
Cette année, plusieurs collaborateurs de STL ont également suivi une formation d'experts chez Projektron GmbH, au cours de laquelle ils ont été sensibilisés à certaines fonctions des modules BCS qui n'étaient pas encore pleinement utilisées par Systemtechnik LEBER. De cette manière, le processus d'offre et de commande au sein de BCS a pu être encore une fois nettement optimisé. Sur la base de cette expérience, il est désormais prévu de suivre à nouveau les formations BCS à intervalles réguliers d'un ou deux ans maximum.
Ces dernières années, les collaborateurs de Systemtechnik LEBER ont également suivi des formations spéciales sur les thèmes du contrôle de projet, de la gestion de projet selon Scrum dans BCS et du reporting, afin de pouvoir exploiter au mieux les possibilités du logiciel.
Conclusion
Projektron a tenu sa promesse de produit et a bien évolué avec la taille de l'entreprise. Les collaborateurs de STL ont toujours pu adapter la solution à l'évolution des circonstances - en partie de leur propre chef et en partie avec le soutien de l'équipe Projektron. Si l'équipe STL a des propositions d'optimisation ou d'extension de vues et de fonctionnalités, celles-ci sont simplement soumises sous forme de ticket. De cette manière, non seulement Systemtechnik LEBER profite d'une solution de gestion de projet toujours optimale, mais aussi Projektron. Car BCS évolue ainsi en permanence. Au bénéfice de tous les utilisateurs.
