Gestion de projet efficace pour le déploiement du haut débit
Témoignage utilisateur de la société e.discom Telekommunikation GmbH
Nous recherchions un logiciel de gestion de projet capable de refléter notre norme IPMA. BCS nous permet de cartographier nos projets depuis leur phase initiale jusqu'à leur clôture. Les besoins spécifiques des clients sont également pris en compte et mis en œuvre dans le cadre du développement continu de l'outil BCS.
e.discom : compétence en fibre optique dans le nord-est
La société e.discom Telekommunikation GmbH est une filiale à 100 % de la société E.DIS AG et a été fondée en 1996. Nous sommes un fournisseur établi dans le secteur de la fibre optique et disposons d'un savoir-faire et d'une expertise importants dans le domaine de la construction de réseaux, de l'exploitation et des télécommunications. Nos principaux domaines d'activité sont la fourniture et la gestion de voies de transmission de données, les services Internet, les solutions VoIP et de sécurité.
De Kap Arkona à Jüterbog, le réseau e.discom s'étend sur le Mecklembourg-Poméranie occidentale et le Brandebourg et dispose de l'un des réseaux haut débit les plus modernes et les plus performants. Le réseau de fibre optique s'étend sur plus de 14 000 kilomètres et constitue une base solide pour l'infrastructure numérique des deux Länder. En outre, e.discom construit et exploite des pylônes radio qui prennent en charge le réseau 450 MHz, ce qui en fait un partenaire fiable pour la protection et la maintenance des infrastructures critiques. e.discom exploite 725 sites techniques, des espaces de colocalisation pour les opérateurs, des antennes-relais et des sites radio ainsi que des réseaux multiservices dans sa zone de couverture.
De plus, nous nous engageons depuis 2018 dans le développement subventionné du haut débit dans le cadre du « programme des zones blanches » du gouvernement fédéral allemand. Plus de 200 collaborateurs veillent dans la région à ce que ce réseau de fibre optique ne cesse de croître, mais aussi à ce que la fiabilité la plus élevée et un service client rapide et efficace puissent être garantis. En tant que fournisseur des entreprises régionales, des institutions publiques et des administrations municipales, e.discom assure, grâce à des voies de transmission performantes, une base importante pour la sécurité et le développement d'une économie forte dans la région.
Le développement du haut débit est une priorité pour e.discom, car avec l'évolution vers une société gigabit, des bandes passantes élevées sont indispensables pour de nombreuses applications qui déterminent ou détermineront la vie quotidienne et professionnelle de larges couches de la société.
Outil pour projets complexes
Jusqu'en 2020, nous planifiions, gérions et évaluions nos projets à l'aide de listes Excel, puis les présentions sous forme de diaporamas PowerPoint. Nos projets dans le domaine des télécommunications et du développement du haut débit étant très complexes et nécessitant une coordination et une gestion précises, il était difficile de suivre l'avancement des projets et les différents formats de rapport compliquaient la consolidation et l'analyse des données.
De plus, il n'était pas possible de gérer et de comparer plusieurs projets simultanément, ce qui entraînait des inefficacités, par exemple dans la communication et la planification des ressources. BCS s'est démarqué lors du processus de sélection, car il est compatible avec Office 365 et capable de répondre à nos exigences individuelles issues de notre travail concret sur les projets.
Le logiciel de gestion de projet de Projektron est une plateforme centrale sur laquelle toutes les informations relatives aux projets sont toujours à jour et accessibles. Nous avons ainsi la possibilité de mieux surveiller et contrôler les projets, ce qui se traduit par une efficacité et une qualité accrues.
Grâce à l'utilisation de BCS, nous pouvons garantir que nos projets sont réalisés dans les délais et dans le cadre du périmètre défini, ce qui est essentiel pour le succès et la compétitivité de notre entreprise.
Du projet pilote à la solution à l'échelle de l'entreprise
La mise en place de Projektron BCS a débuté en novembre 2020. Dans un premier temps, nos projets subventionnés ont été intégrés au système. En étroite collaboration avec le service d'assistance aux utilisateurs de Projektron, nous avons progressivement déployé les fonctions standard pour les premiers projets. L'accent a été mis sur les fonctions suivantes : planification structurelle, planification des équipes, planification des coûts matériels et reporting. Ces fonctions ont été testées de manière approfondie par nos chefs de projet et le PMO.
En raison de la complexité et de la taille de nos projets de subvention, des exigences supplémentaires ont été identifiées et mises en œuvre avec l'aide de Projektron BCS. Ce processus de mise en place s'est étendu jusqu'en août 2021.
Après la mise en œuvre réussie des projets subventionnés, nous avons commencé à intégrer d'autres projets dans l'outil BCS. Les fonctions ont été étendues pour inclure le plan des dépenses, l'analyse de l'environnement et la gestion du portefeuille. De plus, nous avons intégré des interfaces pour l'importation et l'exportation de données, ce qui facilite considérablement le transfert de données entre différents systèmes et garantit la cohérence des informations.
Une autre étape importante a été la création d'un rapport de tableau de bord personnalisé. Le tableau de bord offre une vue d'ensemble personnalisée et sur mesure de tous les indicateurs et données pertinents du projet.
Mise en œuvre efficace
Après la mise en œuvre de Projektron BCS, nous avons organisé des formations complètes afin de garantir que nos collaborateurs puissent utiliser efficacement le logiciel. Ces formations portaient à la fois sur la gestion de projet selon les normes IPMA et sur l'utilisation du logiciel de gestion de projet en fonction des différents rôles.
Project management according to IPMA
Projektron BCS fournit tous les outils nécessaires pour mener à bien nos projets conformément aux normes IPMA. Le logiciel nous assiste dans toutes les phases de la gestion de projet, de l'initiation à la réalisation et à la clôture, en passant par la définition et la planification. Grâce à des fonctionnalités telles que la demande de projet, le plan de structure, le plan des coûts matériels et des dépenses, l'analyse des tendances des jalons et les fonctions de rapport complètes, nous disposons de tout ce dont nous avons besoin pour gérer nos projets de manière efficace et réussie.
Intégration transparente du système
Outre les fonctions standard du logiciel PM, nous utilisons notamment les fonctions d'importation et d'exportation pour nos projets d'infrastructure complexes. Cela nous permet de saisir ou d'exporter de grandes quantités de données provenant d'autres systèmes, tels que SharePoint et SAP, dans l'outil BCS de manière structurée et sans erreur, sans effort manuel important. Les interfaces spécialement conçues pour nous sont également prises en compte à chaque changement de version et mise à jour.
Notifications automatiques
Les notifications par e-mail envoyées automatiquement avant qu'une étape définie ne soit franchie constituent une autre fonctionnalité très utile.
Compte tenu des réglementations strictes en matière de subventions, il est essentiel que certaines étapes soient franchies dans les délais impartis. Afin de pouvoir réagir à temps à d'éventuels retards, nous avons mis en place une fonction de notification par e-mail. Ces notifications sont envoyées automatiquement avant qu'une étape ne soit franchie, ce qui laisse au chef de projet suffisamment de temps pour prendre les mesures nécessaires et corriger le déroulement du projet.
De plus, un e-mail est généré dès qu'une étape spécifique est définie comme « terminée » par le chef de projet dans le plan structurel. Cet e-mail contient des instructions détaillées pour toute l'équipe de projet et indique les tâches à accomplir avant une date limite définie. Cela permet à toute l'équipe de projet de savoir exactement qui doit faire quoi et quand afin de mettre en œuvre efficacement les prochaines étapes.
Aperçu en un clic
Les vues « Aperçu du projet » et « Coûts » offrent un excellent résumé de l'état d'avancement du projet. Elles nous permettent de voir en un coup d'œil où nous en sommes dans notre projet, quelles tâches doivent être accomplies et quelles sont les prochaines étapes.
Nous utilisons ces vues pour les réunions régulières avec l'équipe de projet et les parties prenantes. Ces réunions de révision sont essentielles pour permettre à toutes les parties prenantes de donner leur avis, d'élaborer les étapes suivantes et de participer au processus de développement.
Le point fort de notre mise en œuvre est le tableau de bord spécialement conçu pour nous. En bref, il s'agit de l'outil tout-en-un ultime qui répond à toutes nos exigences et nous offre une vue d'ensemble complète de tous les indicateurs de projet pertinents.
Une gestion de projet efficace grâce à Projektron BCS
L'introduction de Projektron BCS a considérablement amélioré notre gestion de projet. Projektron BCS nous permet d'obtenir des informations pertinentes et actualisées sur nos projets en un seul clic. Cet outil, qui sert de plateforme centrale et de tableau de bord personnalisé, offre une vue d'ensemble complète de tous les indicateurs de projet pertinents.
Avec Projektron BCS, nous disposons d'une plateforme qui offre toutes les fonctionnalités nécessaires pour mener à bien nos projets conformément aux normes IPMA. Dans l'ensemble, Projektron BCS soutient considérablement nos activités de gestion de projet, ce qui est essentiel pour la réussite de nos projets complexes et de grande envergure.
Il convient de souligner que Projektron BCS est flexible et adaptable, de sorte qu'il peut être personnalisé en fonction des besoins et des exigences spécifiques de nos projets. Cela est particulièrement important pour les projets complexes et de grande envergure de notre entreprise.
