Structuré. Humain. Prêt pour l'avenir avec Projektro
Témoignage d'utilisateur de ECKD GmbH
Avec plus de 30 ans d'expérience, ECKD GmbH est un prestataire informatique bien établi pour l'Église et les organismes caritatifs. Afin de répondre à la complexité croissante de ses projets, l'entreprise mise sur Projektron BCS, un logiciel qui allie structure, transparence et qualité. La mise en place s'est faite progressivement et de manière pratique, de la phase pilote à l'adaptation individuelle. Aujourd'hui, les équipes internes et les clients externes bénéficient tous de processus clairs, d'une collaboration flexible et d'un outil centralisé de gestion de projet qui s'intègre parfaitement dans le mode de fonctionnement d'ECKD GmbH.
ECKD GmbH – L'informatique à taille humaine
ECKD GmbH allie innovation et tradition : nous sommes le premier prestataire de services informatiques pour les églises et les organismes caritatifs et bénéficions de plus de 30 ans d'expérience dans ce secteur. Avec passion et une équipe engagée de plus de 300 collaborateurs répartis sur six sites, nous mettons tout en œuvre pour aider nos clients dans leurs tâches quotidiennes.
Notre portefeuille comprend : des solutions spécialisées et logicielles pour la gestion des déclarations, du personnel et des finances, les crèches et la collecte de fonds, l'exploitation d'infrastructures de communication et informatiques, des services d'assistance, un service centralisé de paie, le développement de logiciels, des services de formation et un centre de conférence, ainsi que des services de conseil, d'innovation et de gestion de projets.
Cependant, nous ne perdons pas de vue ce qui est vraiment important dans la vie : l'être humain lui-même. C'est pourquoi nous vivons chaque jour notre devise « IT.Menschlich » (l'informatique à taille humaine) !
Une plateforme uniforme pour plus de transparence et de qualité
En tant que prestataire informatique, nous pratiquons la gestion de projet depuis de nombreuses années. En 2014, nous avons décidé de gérer les projets classiques selon la méthode PRINCE2, une approche qui a fait ses preuves chez nous. Cependant, avec l'augmentation du nombre et de la complexité des projets, le besoin d'une base de données uniforme s'est fait sentir. C'est pourquoi nous sommes passés à une plateforme centrale de gestion de projet.
Elle garantit la transparence, améliore la traçabilité et facilite la collaboration au sein de l'équipe. La documentation et l'assurance qualité sont prises en charge de manière plus efficace grâce à des fonctions intégrées. Nous pouvons ainsi garantir à nos clients que nous continuerons à leur offrir des services structurés, traçables et de haute qualité, avec des processus clairs et des informations fiables.
De l'analyse du marché à la phase pilote avec Projektron BCS
L’introduction du nouveau logiciel de gestion de projet s’est faite en plusieurs étapes bien planifiées. Après une analyse de marché approfondie, nous avons opté pour Projektron BCS – principalement en raison du conseil convaincant du fournisseur. Le serveur de démonstration mis à disposition, rempli de données de test complètes, s’est révélé particulièrement utile et a permis d’avoir un aperçu réaliste des fonctionnalités. L’utilisation de personas nous a permis de tester de manière concrète les rôles types des utilisateurs et leur manière de travailler – cela a grandement facilité notre prise en main.
Afin de tester le logiciel dans des conditions réelles, nous avons d’abord lancé une phase pilote de trois mois. Durant cette période, nous avons pu tester différentes fonctionnalités dans la pratique quotidienne et évaluer les ajustements pertinents pour notre méthode de travail.
Assistance numérique pour la planification de projets, les efforts et le contrôle
Grâce à l’introduction de Projektron BCS, nous avons pu représenter numériquement nos processus établis de manière optimale et les améliorer encore. Nous mettons l’accent sur la gestion de projet classique, que nous soutenons de manière ciblée grâce au logiciel.
Un élément essentiel est la planification de projet complète, qui est représentée dans Projektron BCS. Nous y créons des plans de projet, structurons les initiatives à l’aide de l’organigramme des tâches et définissons les ressources humaines et les responsabilités via le plan d’équipe. Le logiciel nous permet ainsi de démarrer chaque projet de manière claire et structurée – transparent et compréhensible pour tous les participants dès le début.
Un aspect particulièrement précieux est la planification des efforts intégrée. En combinaison avec la saisie du temps, effectuée directement dans le logiciel, nous avons à tout moment une vue précise sur les efforts réels et l’avancement du projet. Cela rend la planification plus réaliste, et le pilotage de projet nettement plus précis. La saisie du temps pour les projets est simple, aussi bien pour les collaborateurs internes que pour les prestataires externes.
Plus que la gestion de projet : processus orientés client et adaptations individuelles
Le système de tickets est un exemple particulièrement réussi d'adaptation à notre méthode de travail. Initialement conçu comme un outil d'assistance classique, nous l'utilisons aujourd'hui en interne comme une liste ouverte de points à traiter. Les tâches, les demandes de modification et les sujets importants y sont documentés, classés par ordre de priorité et suivis. Cette méthode de travail transparente permet à tous les membres de l'équipe, mais aussi à nos clients, de consulter à tout moment l'état d'avancement d'un projet. Nos clients bénéficient ainsi d'un accès ciblé aux points en suspens dans le projet ainsi qu'au plan du projet et peuvent ainsi participer activement. Cela favorise non seulement la collaboration, mais renforce également la compréhension et la confiance mutuelles.
Un autre avantage est la possibilité de créer des rapports directement dans le logiciel avec BIRT. La création de rapports nous permet d'informer régulièrement et de manière professionnelle les parties prenantes internes et externes de l'avancement du projet. Des modèles standardisés, mais aussi des rapports personnalisables fournissent la base nécessaire à la prise de décisions éclairées au cours du projet.
L'apparence visuelle est également très importante pour nous, en particulier dans le contact avec les clients. C'est pourquoi nous avons adapté le plan du projet et la structure à notre identité visuelle. Cela permet de renforcer la reconnaissance, une mesure qui peut sembler mineure, mais qui a un impact important sur l'image de l'entreprise.
Plus d'efficacité, une meilleure qualité avec BCS
Dans l'ensemble, l'introduction de Projektron BCS a créé une valeur ajoutée tangible. Les processus sont plus efficaces, la collaboration au sein de l'équipe et avec les clients est plus étroite et mieux structurée, et la qualité de notre travail de projet s'est encore améliorée. En combinant une méthodologie de projet éprouvée avec un logiciel performant, nous sommes en mesure de mettre en œuvre des projets complexes de manière transparente et ciblée, dans l'intérêt de notre équipe et de nos clients.
Projektron BCS : structure et liberté en parfait équilibre
Projektron BCS est pour nous un partenaire à part entière qui nous fournit une plateforme fiable et sécurisée pour la gestion de nos projets. L'approche flexible et structurée du logiciel favorise des processus clairement définis tout en laissant place à des méthodes de travail créatives et individuelles.
Le logiciel reproduit nos processus établis de manière claire et compréhensible, ce qui permet à notre bureau de gestion de projets de mieux accompagner et promouvoir le respect des normes méthodologiques. La structure transparente et la documentation complète du système facilitent considérablement la collaboration entre les équipes : les informations sont disponibles de manière centralisée, les responsabilités sont clairement définies et les processus sont compréhensibles pour tous les participants. Ainsi, Projektron BCS soutient non seulement le travail de projet structuré, mais crée également une base commune sur laquelle les équipes peuvent évoluer de manière autonome et méthodique.
