Gestión de documentos: toda la información disponible, en cualquier momento
Funciones DMS en BCS para una gestión eficaz de los documentos
Ya sea en proyectos individuales o en toda la empresa: sus documentos están en buenas manos en BCS – el software de coordinación empresarial (Business Coordination Software) de Projektron. Además de las completas funciones de gestión de proyectos, BCS también incluye un potente sistema de gestión de documentos (DMS) integrado.
Sistema de gestión de documentos: indispensable, no sólo en la gestión de proyectos
Por ello, BCS ofrece mucho más que amplias funciones para la planificación y la gestión de sus proyectos.
Qué pasaría si ...
➤ todos los datos relevantes estuvieran almacenados de forma centralizada y se pudiera acceder a ellos de forma centralizada?
➤ los documentos se almacenarán en una estructura de archivo estandarizada para facilitar su recuperación?
➤ los empleados autorizados tendrían siempre acceso a la información relevante desde cualquier lugar?
➤ la colaboración en equipo se simplificaría gracias al acceso a las últimas versiones de los documentos?
➤ se acabarían los duplicados y las versiones desfasadas de los documentos?
➤ se mantendría la trazabilidad de los cambios gracias al versionado automático?
➤ las funciones de búsqueda y filtrado facilitarían la transferencia de conocimientos y la investigación?
Ya sea en el trabajo de proyectos o simplemente en la colaboración interdepartamental cotidiana, los empleados necesitan a menudo acceder a los mismos documentos desde distintos lugares para aclarar las mismas o distintas cuestiones, recuperar, transmitir y archivar información. Esto es difícilmente concebible sin un sistema digital de gestión de documentos (DMS). El acceso permanente, independiente de la ubicación y rápido a los documentos pertinentes es especialmente crucial en la gestión de proyectos.
Alexandra Baldauf
Consultor empresarial, Goodson Softwaresolutions GmbH
"Todos los documentos pertinentes, como acuerdos con clientes, análisis de necesidades y protocolos, son almacenados en BCS por nuestros empleados para que puedan acceder a ellos en cualquier momento."
Gestión sencilla de documentos para proyectos y más
Con la gestión de documentos en BCS, los archivos relevantes están a disposición de su equipo de proyecto en una estructura de archivo uniforme. No sólo facilita el trabajo en equipo, sino que también evita la duplicación innecesaria del trabajo y los costes de espacio de almacenamiento de los duplicados.
Puedes cargar nuevos documentos de forma fácil y cómoda en el almacén de archivos:
Sólo tiene que seleccionar el almacenamiento de archivos deseado en BCS, por ejemplo, en una fecha de reunión.
Seleccione uno o varios archivos en su ordenador
Arrastre y suelte los documentos en su interfaz de usuario de BCS.
Puede asignar sus documentos en cualquier formato de archivo a tareas, proyectos, tickets y citas, así como a personas y organizaciones o a contratos y artículos de inventario. Los archivos de Microsoft Office que hayas insertado en tu almacén de archivos pueden editarse directamente en el navegador. La versión del archivo se actualiza automáticamente después de guardarlo.
Si su correspondencia por correo electrónico se importa a BCS, también puede archivar los archivos adjuntos del correo electrónico en el elemento de estructura correspondiente, por ejemplo, en el proyecto. De este modo, la gestión de documentos en BCS apoya la gestión de calidad en toda la empresa. También son posibles los enlaces de archivos. De esta manera, sus empleados pueden ver un documento exactamente donde necesitan la información.
Versionado automático: todos los documentos actualizados
Si edita o guarda un documento, BCS versiona su archivo automáticamente. Esto garantiza que todo el mundo trabaje con la versión actual de un documento y que sus clientes o socios comerciales nunca reciban de usted versiones de archivos obsoletas. Las versiones antiguas, los estados intermedios y el original del archivo permanecen intactos. Puedes recuperarlos y reconstruirlos en cualquier momento. Al mismo tiempo, el sistema de gestión de documentos evita la creación involuntaria de duplicados de un documento.
Además, un bloqueo evita los cambios paralelos y los consiguientes conflictos de almacenamiento y de versión. La transparencia también está garantizada: BCS muestra la versión, la fecha de almacenamiento y el editor de un documento. Así, en el registro se puede seguir con detalle el historial completo de los documentos.
¿Quieres volver a una versión anterior? No hay problema con la gestión de documentos en BCS: el versionado automático garantiza que todas las versiones intermedias de un documento sigan siendo accesibles a través del archivo central de documentos.
Archivados con seguridad y encontrados con rapidez: Búsqueda de texto completo
¿Desea buscar una palabra clave en sus documentos? Por supuesto, la cómoda búsqueda de texto completo de BCS también está disponible en la gestión de documentos.
Si se buscan PDFs, documentos de Microsoft Office y archivos de texto, se pueden ver incluso los extractos de texto asociados en la lista de resultados, además de la ruta y el nombre del archivo. Además, puede añadir palabras clave a sus documentos mediante metadatos para optimizar aún más la búsqueda.
En pocos segundos puede encontrar el documento que busca o incluso puede crear documentaciones completas a partir de varios archivos sobre un tema, proceso o periodo de tiempo.
Derechos de acceso y edición: la configuración correcta para todos
La seguridad de la información y la protección de datos son especialmente importantes en el contexto de la gestión de documentos y, por lo tanto, se integran directamente en la gestión de derechos de BCS. De este modo, puede definir quién está autorizado a leer, borrar o actualizar qué documentos y directorios de forma sencilla, detallada y segura.
Acceso basado en la web al DMS con navegador y WebDAV
Puede acceder cómodamente a todas las funciones de gestión de documentos a través de la interfaz de usuario basada en la web de BCS. Esto significa que tus archivos también están disponibles cuando estás en movimiento.
Además, puede acceder a los documentos de las carpetas web basadas en el estándar WebDAV a través de BCS. La ventaja particular de WebDAV es que los sistemas operativos comunes y las aplicaciones de Office son compatibles con este estándar, lo que permite, por ejemplo, versionar los documentos. Puede acceder a los archivos desde su sistema de archivos, así como a través de BCS.
Como WebDAV es una extensión del protocolo HTTP, es compatible con Microsoft Windows, Linux/UNIX y Mac OS.
Si sus documentos están en una plataforma Microsoft SharePoint, también puede editarlos, eliminarlos o bloquearlos a través de BCS.
Gestión de documentos de BCS: sus ventajas de un vistazo
Con el sistema de gestión documental integrado en BCS
almacenar sus documentos de forma revisada y conforme a la ley
Organizar y archivar los documentos digitales de forma centralizada
garantizar que sólo las personas autorizadas tengan acceso a los documentos
Asegurarse de que todos los miembros del equipo tienen la última versión de un documento
