Mayor transparencia en la cartera de proyectos con BCS
Testimonio de KGAL GmbH & Co. KG
En KGAL, hemos creado con BCS un estándar centralizado para la gestión de nuestros proyectos y carteras. Antes, la información de los proyectos se consolidaba principalmente a través de diapositivas de estado individuales y se presentaba en reuniones de los comités. Hoy en día, tenemos una visión centralizada de los proyectos, los presupuestos, los riesgos, los recursos y las dependencias, y podemos gestionarlos de forma mucho más transparente y estructurada. Para nosotros es especialmente valioso que, gracias a BCS, la PMO pueda desempeñar sus funciones reales de control y gobernanza, y que la dirección pueda tomar decisiones más fundamentadas basadas en datos actuales de los proyectos.
KGAL de un vistazo
KGAL es una gestora independiente de inversiones y activos con sede en Grünwald, cerca de Múnich. Desde 1968, desarrollamos y gestionamos soluciones de inversión centradas en el sector inmobiliario, las infraestructuras sostenibles y la aviación. Además, invertimos en áreas de innovación. Gestionamos un volumen de inversión de unos 15 000 millones de euros para nuestros inversores institucionales.
Trabajo en KGAL como jefe de proyectos sénior y soy responsable de proyectos de TI y de organización. Además, soy responsable de producto para BCS, de la gestión de proyectos en general y de la PMO dentro de KGAL. Desde el punto de vista organizativo, formo parte del área de Organización Corporativa. Nuestro departamento tiene tres áreas principales: gestión de proyectos, gestión de procesos y gestión de la continuidad operativa.
Nuestros proyectos suelen ser transversales, duran normalmente entre uno y dos años y abordan cuestiones organizativas centrales o relacionadas con las tecnologías de la información. Cada año llevamos a cabo unos 25 proyectos. Entre ellos se incluyen proyectos obligatorios por motivos normativos, iniciativas de TI y organizativas, así como iniciativas para el desarrollo de nuestros procesos de negocio.
Por qué necesitábamos una herramienta de gestión de proyectos
Antes de implantar BCS, organizábamos nuestros proyectos principalmente con Office 365. El estado mensual de los proyectos se presentaba mediante diapositivas de seguimiento y se exponía ante un comité. Este método de trabajo funcionaba en principio, pero tenía claras limitaciones.
No contábamos con un estándar uniforme para el proceso de solicitud y aprobación de proyectos. El enfoque en la gestión de proyectos tampoco era homogéneo. Faltaba un marco vinculante en el que todos los jefes de proyecto pudieran orientarse. Como consecuencia, los niveles de conocimiento en la gestión de proyectos eran muy dispares.
La transparencia resultaba especialmente difícil. No podíamos identificar de forma fiable en todo momento cuál era la situación actual de los recursos, en qué proyectos se estaban produciendo retrasos, qué riesgos existían, qué presupuestos podrían sobrepasarse o qué dependencias existían entre los proyectos. Aunque esta información solía estar disponible, no se encontraba de forma centralizada, actualizada ni comparable.
Para la PMO, esto suponía mucho trabajo manual. La información debía recopilarse, consolidarse y prepararse para la elaboración de informes. Por eso teníamos claro que necesitábamos una herramienta que respaldara nuestros procesos de gestión de proyectos, permitiera establecer estándares y ayudara a la PMO a desempeñar mejor sus tareas de control y gobernanza.
El camino hacia BCS
Die Suche nach einer geeigneten Software haben wir strukturiert über eine Ausschreibung mit Unterstützung eines externen Beratungshauses durchgeführt. Wir haben mehrere Lösungen verglichen und dafür einen Anforderungskatalog erstellt, den die Anbieter im Vorfeld prüfen mussten.
Besonders wichtig waren für uns Projekt- und Portfoliomanagement, Ressourcenverwaltung, Kostenkontrolle und eine webbasierte Nutzung. Darüber hinaus sollte die Lösung flexibel anpassbar sein, verschiedene Projektprozesse integrieren und abteilungsübergreifende Zusammenarbeit unterstützen.
Auf BCS wurden wir aufmerksam, weil unsere Leitung Corporate Organization Projektron bereits von einer Veranstaltung kannte und die Lösung in die Ausschreibung eingebracht hat.
Am Ende hat uns BCS sowohl fachlich als auch wirtschaftlich überzeugt. BCS erfüllte unsere Anforderungen sehr gut und lag auch preislich vor anderen Wettbewerbern. Ein weiterer wichtiger Punkt war, dass Projektron sich auf genau ein Produkt konzentriert und viele Jahre Erfahrung im Bereich Projektmanagement-Software mitbringt.
Implantación con fase piloto
Hemos implantado BCS de forma gradual y deliberada, y hemos descartado una implantación radical. Incluyendo la fase piloto, estuvimos operativos en poco menos de doce meses. Este enfoque era importante para nosotros, ya que no solo queríamos implantar una herramienta, sino que, al mismo tiempo, hemos perfeccionado nuestros procesos de gestión de proyectos.
Durante la fase piloto de seis meses, probamos en BCS proyectos pequeños y medianos de diferentes categorías. Esto nos permitió detectar desde el principio qué configuraciones funcionaban bien, en qué aspectos había que perfeccionar los procesos y qué dudas surgían entre los usuarios.
El desarrollo de las interfaces supuso un reto especial. La importación de unidades organizativas, empleados, centros de coste, ausencias y modelos de jornada laboral llevó mucho más tiempo del previsto. Tardamos unos seis meses en conseguir que estas interfaces funcionaran correctamente. Precisamente en temas como la gestión de recursos, es fundamental contar con una buena base de datos.
Hoy en día, casi 60 empleados utilizan BCS. Entre otros, están integrados el departamento de TI, la clase de activos inmobiliarios como área piloto, RR. HH. y Marketing.
Para la implantación, hemos impartido cursos de formación adaptados a los distintos grupos destinatarios: para la dirección, los directivos, los jefes de proyecto y los colaboradores de los proyectos. Posteriormente, hemos ofrecido horas de consulta para abordar directamente las dudas y facilitar el uso en el día a día.
BCS en el día a día
Hoy en día utilizamos BCS en varios ámbitos clave. Un elemento fundamental es nuestra gestión de ideas, que hemos implementado en BCS como un proceso de solicitud de proyectos. A través de este sistema, las nuevas ideas de proyectos se registran de forma estructurada, se evalúan y, posteriormente, pueden convertirse en proyectos aprobados. Esto ha mejorado notablemente la calidad del proceso de aprobación de proyectos y lo ha agilizado considerablemente.
Además, planificamos y gestionamos proyectos, programas y desarrollos en BCS. Para proyectos tanto pequeños como grandes, hemos creado nuestras propias herramientas de apoyo que guían a los jefes de proyecto a lo largo de la planificación y la gestión. De este modo, nos aseguramos de que todos los datos clave de cada proyecto queden registrados y se revisen periódicamente. Esto incluye, por ejemplo, objetivos, plazos, presupuestos, riesgos, recursos y responsabilidades.
Además, la PMO lleva a cabo controles de calidad periódicos en el marco de los informes mensuales. De este modo, no solo detectamos desviaciones en proyectos concretos, sino también las necesidades de formación de los jefes de proyecto.
Para los empleados, la vista general personal es un punto de partida importante. Allí revisan a diario sus tareas y tickets. Los jefes de proyecto documentan las decisiones importantes en el acta de la reunión y utilizan BCS de forma activa en los comités de dirección. Para ello también hemos creado un asistente específico.
Además, la PMO y los representantes de los departamentos especializados utilizan BCS en los comités para decidir si una idea se convierte en un proyecto aprobado o cómo se priorizan los proyectos. Una vez al trimestre informamos a la dirección sobre nuestras carteras de proyectos.
Gestionar de forma centralizada los proyectos y las carteras
Un momento especialmente decisivo fue nuestra primera reunión de la dirección, en la que informamos sobre las carteras de proyectos utilizando exclusivamente BCS, sin necesidad de diapositivas adicionales. La dirección incluso amplió el tiempo previsto para la reunión, ya que se plantearon muchas preguntas que pudimos responder muy bien directamente desde BCS.
Para nosotros, esto fue una clara prueba del valor añadido que aportan la transparencia y los datos actualizados en la gestión de carteras.
BCS respalda nuestros procesos de gestión de proyectos y garantiza la transparencia en cuanto al estado de los proyectos, los presupuestos, los posibles sobrecostes, los retrasos y los cuellos de botella en los recursos. Al mismo tiempo, la herramienta nos ayuda a hacer más visibles las dependencias entre proyectos y a gestionarlos de forma más uniforme.
Hoy en día, todos los jefes de proyecto trabajan según un estándar definido en BCS. Esto garantiza la comparabilidad y la trazabilidad. Al mismo tiempo, se mantiene la flexibilidad suficiente para dar cabida a proyectos de diferentes tamaños y tipos.
Más transparencia, menos trabajo
Antes de la implantación, había que recopilar y consolidar manualmente gran cantidad de información y trasladarla a diapositivas de estado. Hoy en día, estas tareas manuales se han reducido en aproximadamente un 90 %. Esto supone un enorme alivio.
Al mismo tiempo, tenemos una visión general mucho más clara de nuestros proyectos estratégicos y de su «salud». Podemos ver más rápidamente si los proyectos van según lo previsto, si se podrían sobrepasar los presupuestos, si se producen retrasos o si los recursos están sobrecargados.
Para la PMO, BCS supone un paso decisivo. Solo con el apoyo del software podemos desempeñar adecuadamente nuestras funciones reales de control y gobernanza. Ya no tenemos que dedicarnos principalmente a recopilar información y retocar diapositivas, sino que podemos centrarnos más en la calidad, los estándares, la priorización y la gestión de la cartera.
Actualmente, solo tratamos algunos temas, como por ejemplo las lecciones aprendidas, fuera de BCS.
Mejorar la colaboración
Nuestros proyectos son interdepartamentales. Por eso es importante que la información esté disponible de forma centralizada y que todos los implicados trabajen sobre la misma base. BCS facilita considerablemente esta colaboración.
Cuando hay varios equipos involucrados en un proyecto, BCS nos ayuda a agrupar tareas, tickets, decisiones, riesgos y plazos en un solo lugar. Esto reduce el esfuerzo de coordinación y aporta claridad.
En el ámbito de las tecnologías de la información, además, colaboramos con numerosos proveedores de servicios. También en este caso es importante contar con una estructura de proyecto clara, para que los participantes internos y externos tengan una visión común del estado, las tareas y las responsabilidades.
Gestionar mejor los recursos
La gestión de recursos es un tema importante para nosotros, pero aún se encuentra en una fase incipiente. Ya vemos los beneficios, ya que los cuellos de botella en los recursos se detectan antes.
Al mismo tiempo, se trata de un tema complejo. Todavía estamos buscando el equilibrio adecuado: debe ser lo suficientemente detallado como para que sea relevante para la gestión, pero sin llegar a ser tan minucioso que el esfuerzo de mantenimiento aumente de forma desproporcionada.
Precisamente por eso resulta útil que BCS nos ofrezca la posibilidad de avanzar paso a paso y seguir desarrollando su uso junto con la organización.
Cambios en el día a día de los proyectos
La implantación de BCS supuso un gran cambio para muchos jefes y jefas de proyecto. Antes no existía una herramienta centralizada para la gestión de proyectos. Ahora hay que actualizar periódicamente los datos de los proyectos y cumplir con los estándares.
Esto se percibe de forma diferente. Algunos siguen interpretando la nueva transparencia como un control y ven BCS principalmente como una herramienta de generación de informes. Sin embargo, la mayoría tiene una actitud muy positiva y va descubriendo poco a poco nuevas posibilidades para organizarse mejor, por ejemplo, a través del tablero Kanban o de los tickets del proyecto.
Consideramos que se trata de un proceso de cambio normal. Introducir una herramienta de gestión de proyectos no solo significa proporcionar software. También implica definir claramente funciones, procesos, responsabilidades y expectativas.
Lo que funciona mejor hoy
Hoy en día, nuestro proceso de solicitud de proyectos es de una calidad notablemente superior. Las ideas se describen, se evalúan y se deciden de forma más estructurada. El proceso de aprobación se ha agilizado. Los procesos, las responsabilidades y las competencias decisorias están mejor definidos.
La dirección también se está familiarizando cada vez más con el tema de la gestión estratégica de la cartera. Gracias a BCS, las interrelaciones se hacen más evidentes: ¿qué proyectos se están llevando a cabo en paralelo? ¿Qué recursos están comprometidos? ¿Qué iniciativas son especialmente críticas? ¿Qué proyectos contribuyen a los objetivos estratégicos?
Un ejemplo concreto de su utilidad fue la propia implantación de BCS. Utilizamos BCS directamente para nuestro propio proyecto de implantación. Esto nos permitió detectar muy pronto en qué aspectos nos ayudaba el sistema y en qué puntos de nuestros procesos aún teníamos que afinar.
Además, gracias a nuestros ciclos de calidad en BCS, identificamos de forma específica las necesidades de formación de cada uno de los jefes y jefas de proyecto y podemos responder a ellas con ofertas adecuadas.
Nuestra conclusión
En general, estamos muy satisfechos con BCS. Para nosotros, la mayor ventaja es que lo tenemos todo a la vista en una sola herramienta. BCS nos ayuda a gestionar los proyectos de forma uniforme, trazable y transparente.
Es posible realizar adaptaciones, aunque nuestra máxima es ceñirnos al estándar en la medida de lo posible.
Consideramos que el asesoramiento de Projektron es muy bueno. Hoy en día apenas utilizamos la oferta de formación, ya que formamos a los nuevos empleados internamente y ponemos en marcha los proyectos junto con ellos. En cuanto al soporte técnico, la experiencia depende en mayor medida del tema y de la persona responsable en cada caso; en este aspecto vemos aún margen de mejora.
En cuanto a la interfaz de usuario, en algunos casos nos gustaría que fuera más intuitiva. Quienes no utilizan BCS a diario suelen volver con preguntas similares. Al mismo tiempo, vemos que muchos usuarios y usuarias van descubriendo poco a poco posibilidades adicionales y utilizan la herramienta de forma cada vez más activa.
Sin duda, recomendaríamos BCS.
La ampliación futura
Tenemos previsto seguir ampliando el uso de BCS. Si los dos proyectos piloto del sector inmobiliario tienen éxito, en el futuro podríamos integrar en BCS otros proyectos de construcción, así como el desarrollo de productos para nuevos fondos.
Además, estamos estudiando la posibilidad de utilizar más el registro de horas en BCS en el futuro. También es posible crear otra interfaz para importar los gastos materiales y mejorar aún más el control de proyectos.
Nuestra recomendación más importante para otras organizaciones es: no empezar con un «big bang». Una implementación gradual, una fase piloto clara y un fuerte enfoque en los procesos son decisivos. La herramienta por sí sola no resuelve los problemas de gestión de proyectos.
Desde nuestro punto de vista, una PMO es un factor clave para el éxito. Se encarga de que se cumplan las normas, se aborden las cuestiones y la organización aprenda paso a paso a gestionar su cartera de proyectos de forma más profesional.
