BCS, del cálculo de proyectos a la facturación
Caso de éxito de Flexus AG
Con BCS, hemos puesto nuestros procesos de proyecto, prestación de servicios y facturación sobre una base de datos común: desde el cálculo, las ofertas y el registro de tiempos hasta la facturación. Para nosotros es fundamental que ventas, gestión de proyectos y facturación ya no trabajen en mundos separados, sino que se basen en los mismos datos maestros, proyectos, pedidos y registros.
Intralogística SAP de inbound a outbound
Flexus está presente en el mercado desde 1995. Comenzamos como una empresa de consultoría con tres empleados. En 2001, Flexus se convirtió en sociedad anónima, entonces con unos 20 empleados. A partir de 2009, orientamos cada vez más nuestro negocio hacia add-ons SAP estandarizados. Hoy hemos crecido hasta superar los 100 empleados.
Nos consideramos una empresa familiar, fabricante de productos, vendedora de licencias y consultora especializada en intralogística SAP. Nuestro ámbito es todo el flujo de materiales, de inbound a outbound: gestión de patios, entregas, recepción de mercancías, almacenamiento, logística de producción, preparación de pedidos, carga y envío.
Nuestros clientes proceden de sectores y tamaños de empresa muy diferentes, desde grandes empresas industriales hasta clientes más pequeños. Todos tienen en común que afrontan retos logísticos, que resolvemos mediante consultoría, control, movilidad y automatización.
Para nosotros, este negocio implica que nuestros procesos internos son muy diversos. No tenemos un único modelo de proyecto, sino muchas formas diferentes de servicios, contratos y facturación. Por eso era fundamental para nosotros introducir un sistema capaz de representar toda esta variedad.
Entorno de sistemas desarrollado, requisitos crecientes
Asesoramos a grandes empresas en torno a SAP. SAP es muy potente en muchas áreas, especialmente en gestión de materiales, almacenamiento y como base de datos central. Sin embargo, para controlar un negocio de servicios orientado a proyectos con cálculo de proyectos, registro de tiempos, planificación de recursos, controlling y facturación, se requieren herramientas especializadas.
Nuestro entorno de sistemas interno había crecido a lo largo de muchos años. Habíamos desarrollado soluciones propias, entre ellas FlexHub para el registro de tiempos y otros procesos internos. Además, utilizábamos sistemas y repositorios como SharePoint, Teams, Outlook, plantillas de Word, OneNote, Planner, Zammad, Jira, Git, HubSpot y DATEV.
Cada una de estas soluciones cumplía su función. Al mismo tiempo, surgieron rupturas de medios entre ventas, gestión de proyectos, prestación de servicios y facturación. A ello se añadía que cada desarrollo propio consume capacidad interna. El tiempo de desarrollo que se dedica a herramientas internas no está disponible para proyectos de clientes ni para el desarrollo de productos.
Por eso definimos una premisa clara para la introducción de BCS: no más desarrollos propios nuevos para procesos internos. Cuando tiene sentido, adaptamos nuestros procesos al estándar de BCS en lugar de volver a desarrollar soluciones individuales a medida.
Siete tipos de procesos — un solo sistema
En nuestra empresa, BCS no solo debe dar soporte a un único modelo de proyecto. Necesitamos un sistema para todo nuestro trabajo diario. En esencia, distinguimos siete tipos de procesos.
En primer lugar, tenemos nuevos proyectos por tiempo y materiales. Estos se facturan de forma clásica según el tiempo y los recursos empleados. Para ello necesitamos un registro de tiempos preciso, tarifas horarias claras y una asignación fiable de los servicios al proyecto.
En segundo lugar, tenemos nuevos proyectos de precio fijo con hitos. Especialmente los grandes clientes suelen solicitar precios fijos. Sin embargo, internamente debemos saber con exactitud qué tiempos y esfuerzos se generan para poder evaluar la rentabilidad.
En tercer lugar, gestionamos change requests para clientes existentes. A menudo se trata de procesos más pequeños y rápidos. En estos casos debemos ser capaces de crear ofertas con agilidad, en ocasiones en un plazo de 24 a 48 horas.
En cuarto lugar, tenemos soporte y mantenimiento. Aunque al principio pueda parecer sencillo, en la práctica es complejo: los contratos cambian, deben tenerse en cuenta los plazos y los servicios deben facturarse a tiempo.
En quinto lugar, tenemos suscripciones y modelos de suscripción. En el pasado vendíamos más licencias. Hoy existen modelos de facturación mensual y anual, distintos modelos de pago, periodos gratuitos y diferentes duraciones contractuales. Esto genera muchas variables que debemos gestionar de forma ordenada.
En sexto lugar, está nuestro desarrollo interno. Desarrollamos nuestros propios productos, en los que los equipos trabajan de forma continua. Un ejemplo es nuestro sistema de control de transporte, con el que cada año se mueven millones de palets. Estos proyectos también requieren planificación, cálculo, gestión de recursos y controlling.
En séptimo lugar, existen proyectos internos de organización. También internamente tenemos proyectos de cambio, gestión y estructuración. Estos no deben gestionarse de forma secundaria mediante correos electrónicos, listas o herramientas aisladas, sino de manera trazable.
Por eso, para nosotros estaba claro: necesitamos un sistema que pueda representar proyectos por tiempo y materiales, precios fijos, hitos, change requests, soporte, mantenimiento, suscripciones, desarrollo de productos y organización interna en una estructura común.
BCS como sistema ERP para nuestro negocio de servicios
Hoy no utilizamos BCS únicamente como software de gestión de proyectos. Para nosotros, BCS es un sistema ERP para nuestro negocio de servicios orientado a proyectos.
En esencia, el proceso en BCS se desarrolla en diez pasos: datos maestros, proyectos, plantillas, cálculo, oferta, pedido y proyecto, registro de tiempos, gestión de proyectos, factura y DATEV.
En primer lugar: límites claros. No desarrollamos BCS por nuestra cuenta. Las solicitudes de modificación se envían a Projektron como change requests. Nuestros propios desarrolladores deben trabajar en nuestros productos y proyectos de clientes, no en soluciones internas personalizadas para BCS.
En segundo lugar: disciplina. Al principio nos adaptamos a la solución y estamos dispuestos a ajustar nuestras formas de trabajo a las condiciones del sistema en una medida razonable. Durante el primer trimestre no queríamos implementar change requests, sino documentarlas, comprenderlas y adquirir experiencia.
En tercer lugar, apostamos por la gobernanza. Un equipo de key users con un portavoz gestiona el desarrollo posterior e informa directamente a la dirección. Además, trabajamos con presupuestos fijos por semestre. Esto permite que el desarrollo posterior se mantenga controlado y orientado a objetivos.
Base de datos central para ventas, proyectos y facturación
Un componente importante de nuestro uso de BCS son los datos maestros centralizados. En BCS mantenemos clientes, socios, grupos empresariales, ubicaciones y personas de contacto. Antes de la introducción, los datos relevantes se encontraban en distintos lugares. Para ventas, gestión de proyectos y facturación, esto generaba un esfuerzo adicional de coordinación.
Hoy, todas las áreas trabajan sobre una base común de datos maestros. Los cambios son trazables. La transferencia del equipo de ventas internas al departamento de facturación es más clara. Desde la oferta hasta la factura, podemos trabajar de forma más coherente con los mismos datos de clientes.
Las tarifas funcionales también son importantes para nosotros. Las tarifas horarias y diarias pueden mantenerse a nivel de grupo empresarial, ubicación o proyecto. Mediante fechas de “válido desde”, los cambios de precios pueden definirse de forma trazable. Antes se utilizaban plantillas de Word para ello, en parte de forma individual por cada empleado de ventas. Esto generaba el riesgo de que se crearan ofertas basadas en precios obsoletos. Hoy, todos los empleados de ventas disponen de una base uniforme.
Elemento central: estructura de proyecto
La estructura de proyecto es actualmente el elemento central de nuestro uso de BCS. Tenemos alrededor de 180 grupos empresariales y clientes activos, 580 grupos de proyectos, así como unos 3.400 proyectos y 300 subproyectos en BCS. Construir esta estructura de forma ordenada durante la migración de datos fue exigente. Sin embargo, al final logramos crear una base sólida.
Representamos grupos empresariales y ubicaciones como grupos de proyectos, lo que nos permite filtrar y analizar los datos de forma clara. En el caso de un cliente, por ejemplo, tenemos más de 20 ubicaciones. Sin una estructura clara, algo así se vuelve rápidamente confuso. Debajo de esta estructura creamos proyectos como implementaciones, change requests, mantenimiento y soporte u otros servicios. Los subproyectos describen los servicios que deben prestarse dentro del proyecto correspondiente.
En proyectos y subproyectos podemos representar claramente costes únicos, costes mensuales, costes materiales e importes fijos. Cuando las posiciones han sido encargadas, podemos liberarlas y facturarlas por separado.
Plantillas y cálculo: estandarización con curva de aprendizaje
Para nuestros tipos de proyecto hemos creado plantillas en BCS. En este proceso quedó claro que la introducción de un sistema de este tipo también es un proceso de aprendizaje organizativo.
Nuestras primeras plantillas eran muy detalladas. Sin embargo, en el uso práctico se vio que demasiadas especificaciones pueden limitar la flexibilidad. Por eso, las plantillas son ahora más ligeras, más flexibles y están más orientadas a las necesidades reales.
En el cálculo podemos tener en cuenta planes de estructura, calendarios, planes de esfuerzo y niveles de utilización. Esto permite evaluar antes qué recursos se necesitan y cómo es probable que evolucione un proyecto.
Al mismo tiempo, queda claro que la calidad del cálculo, la gestión de proyectos y el controlling depende en gran medida del mantenimiento de los datos. BCS proporciona la base, pero los datos deben mantenerse de forma coherente y cuidadosa.
Registro de tiempos, gastos y gestión de proyectos
Registramos y gestionamos en BCS el registro de tiempos, las vacaciones, las bajas por enfermedad y los gastos. Antes teníamos herramientas propias para ello. Estas estaban muy adaptadas a nuestros requisitos, pero debían mantenerse y seguir desarrollándose internamente.
BCS está más estandarizado en determinados aspectos, pero nos ofrece la ventaja de poder utilizarse de forma universal para muchos procesos y para todos los empleados. También pueden registrarse gastos en el extranjero sin que sean necesarios desarrollos propios.
El registro de tiempos es, al mismo tiempo, la base para el controlling de proyectos y la facturación. En los proyectos por tiempo y materiales, fluye directamente a la facturación. En los proyectos de precio fijo, sirve para el controlling interno con el fin de evaluar la rentabilidad y el uso de recursos.
En la gestión de proyectos utilizamos distintos planes y vistas, por ejemplo, el plan de estructura, el plan de equipo, el plan de esfuerzo y el plan de pedido. Al principio, esto requirió orientación y familiarización. Entretanto, los equipos han definido sus propios filtros, vistas y configuraciones de columnas, adaptados a su forma de trabajar. Las vistas pueden guardarse y compartirse.
En BCS se han creado más de 20.000 tareas, de las cuales alrededor de 1.300 están abiertas. Esto demuestra la importancia que BCS ha adquirido ya en el trabajo operativo diario.
Planificación de recursos y previsión de utilización
La previsión de utilización es una herramienta especialmente valiosa para nosotros. Los empleados pueden asignarse a proyectos de forma flexible. También es posible planificar o retirar de la planificación departamentos completos. Además, podemos trabajar con recursos placeholder e identificar en una fase temprana cómo evoluciona la utilización tanto a nivel de proyecto como de empleado.
Esto nos ayuda especialmente en proyectos a largo plazo, proyectos de precio fijo y en el desarrollo interno de productos. Cuando los equipos trabajan de forma continua en productos y, al mismo tiempo, se ejecutan proyectos de clientes, change requests y temas de soporte, una planificación fiable de recursos es fundamental.
Facturación: más transparencia del proyecto a la factura
La facturación fue una de las razones principales para introducir BCS.
Facturamos distintos tipos de servicios: servicios por tiempo y materiales, proyectos de precio fijo con hitos, licencias, suscripciones, mantenimiento, tarifas planas de soporte, tickets, gastos de viaje, tiempos de guardia y recargos.
En BCS confluyen datos contables, datos de clientes, plantillas de factura, tarifas funcionales, proyectos, registros y ofertas aceptadas. Esto permite mostrar con mayor claridad los costes totales, los costes materiales y los costes de personal.
La facturación se vuelve más transparente y está mejor preparada. Incluso unidades más pequeñas, como medias horas, pueden facturarse de forma ordenada. Al mismo tiempo, los roles y responsabilidades dentro del proceso quedan más claros: los responsables de proyecto revisan los registros del proyecto, los responsables de business unit revisan los gastos y tiempos de viaje, y el área de facturación trabaja después sobre una base de datos preparada.
Un ámbito especialmente exigente son los servicios recurrentes. Además de los modelos clásicos de licencias, ganan importancia las suscripciones mensuales y anuales, las tarifas planas de mantenimiento y soporte, así como otros modelos recurrentes. Esto genera numerosas variantes: modelos de pago, periodos gratuitos, duraciones contractuales, plazos de cancelación, fechas de inicio y periodos de facturación. A largo plazo, estos temas no pueden gestionarse de forma fiable mediante conocimiento individual, recordatorios o listas aisladas.
BCS nos ayuda a estandarizar mejor estos requisitos comerciales. Los plazos, artículos, periodos de facturación y recordatorios pueden representarse de forma más estructurada. Al mismo tiempo, vemos más potencial de optimización en este ámbito.
La contabilidad sigue realizándose en DATEV. BCS prepara los datos relevantes y los transfiere hacia DATEV.
BCS en nuestro entorno de sistemas
BCS no es el único sistema que utilizamos. HubSpot sigue siendo nuestro CRM. Jira y Git están establecidos para el desarrollo de software y la planificación de productos. Utilizamos Zammad en soporte. Además, usamos wiki, helpdesk, Planner, OneNote, Teams, Outlook y DATEV.
Nuestro enfoque consiste en seguir desarrollando el entorno de sistemas paso a paso y en función de los beneficios. No todas las funciones tienen que representarse en BCS a corto plazo. Al mismo tiempo, evaluamos qué procesos pueden integrarse en BCS o trasladarse allí de forma razonable a largo plazo.
Lo importante es que cada integración y cada sustitución aporten un beneficio claro. Queremos consolidar el entorno de sistemas sin generar nueva complejidad.
Próximos pasos
Como próximos pasos, estamos evaluando varios temas: la integración de Zammad, la sustitución del helpdesk interno por BCS, el papel a largo plazo de Jira, mejores análisis para la dirección y los equipos, así como el análisis de datos asistido por IA.
Los análisis son especialmente importantes para nosotros. Queremos reconocer con mayor claridad en qué estado se encuentran los proyectos, qué servicios son facturables, cómo evoluciona la utilización de recursos y dónde existe necesidad de actuar.
Valoración y conclusión
Desde la perspectiva de la dirección, la introducción de BCS fue un paso importante. No solo introdujimos una nueva herramienta, sino que reestructuramos una parte esencial de nuestra creación de valor interna.
Antes teníamos varias soluciones que funcionaban, pero estaban distribuidas. Hoy reunimos de forma más integrada datos maestros, proyectos, cálculos, ofertas, pedidos, tiempos, gastos e información de facturación. Esto reduce el esfuerzo de coordinación, mejora la trazabilidad y crea una base más uniforme para decisiones operativas y comerciales.
Al mismo tiempo, la introducción fue — y sigue siendo — un proceso de aprendizaje. Tuvimos que depurar datos, crear estructuras de proyecto, adaptar plantillas, aclarar roles y establecer nuevas formas de trabajo. BCS despliega su utilidad sobre todo cuando los procesos se aplican con disciplina y los datos se mantienen de forma coherente.
Este camino encaja con nosotros porque hemos decidido conscientemente no desarrollar nuevas soluciones internas propias. Queremos invertir nuestra energía más intensamente en proyectos de clientes y en el desarrollo de productos. BCS nos ofrece para ello una plataforma estándar lo suficientemente amplia como para representar nuestro trabajo diario.
Con BCS hemos estandarizado e integrado de forma mucho más clara nuestros procesos de proyecto, prestación de servicios y facturación. Por tanto, BCS es mucho más que una herramienta de gestión de proyectos: es un sistema ERP para nuestro negocio de servicios orientado a proyectos y un elemento importante para combinar crecimiento, transparencia y control comercial.
