Funciones de gestión de proyectos en BCS

El éxito de la gestión de proyectos comienza incluso antes de la planificación detallada del proyecto: con las funciones de preparación de proyectos del software de gestión de proyectos Projektron BCS, creará el marco ideal y las condiciones de partida para el éxito de su proyecto. Con las definiciones de objetivos apoyadas por el sistema, los análisis de las partes interesadas y los análisis del entorno, usted empieza perfectamente equipado.

• Definición de objetivos: defina y edite las metas, submetas y subobjetivos del proyecto y preséntelas en un gráfico de objetivos del proyecto.
• Análisis del entorno: Analice el entorno de su proyecto e identifique todos los factores del entorno que puedan influir en el curso del proyecto, ya sean proyectos paralelos, relaciones con potencial de conflicto o efectos de sinergia.
• Partes interesadas: Identifique y registre las partes interesadas en su proyecto y evalúe su influencia y potencial de apoyo en el análisis de las partes interesadas.
• Análisis de oportunidades y riesgos: Contrarrestar los riesgos identificados definiendo contramedidas eficaces y aprovechar las oportunidades planificando medidas de apoyo adecuadas.
• Importancia: Definir la importancia estratégica de un proyecto y ponderar los valores de las áreas de innovación, imagen, potencial de mercado, exigencia del cliente y rentabilidad, que se muestran en el gráfico de radar.
• Asistente de solicitud de proyectos: Prepare la solicitud de su proyecto de forma profesional.
• Aplicaciones del proyecto: Compruebe claramente las solicitudes de proyectos, compárelas y decida en función de los datos qué solicitudes de proyectos se aprobarán.
• Generación de informes: cree un informe de solicitud de proyecto en un abrir y cerrar de ojos, resumiendo toda la información necesaria para la preparación de su proyecto en un solo documento.

Más información sobre la preparación de proyectos con BCS

Cree y planifique sus proyectos en Projektron BCS de acuerdo con diversos modelos de planificación de proyectos (top-down, bottom-up u opuesto) y métodos de gestión de proyectos (PRINCE2, IPMA, Hermes, AutomotiveSPICE, PMI).

• Asistente de planificación de proyectos: planifique su proyecto en diez pasos, a través de los cuales el asistente de planificación de proyectos de Projektron BCS le guiará.
• Plantillas de proyecto: Cree y utilice plantillas de proyecto a partir de proyectos, subproyectos y elementos de la estructura del proyecto, como paquetes de trabajo, tareas e hitos, para crear su estructura de desglose del trabajo.
• Red: Coloque los elementos de la estructura en la relación de dependencia adecuada y estructure su proyecto tan profundamente como quiera con tareas, listas de comprobación y flujos de trabajo para crear una programación detallada.
• Horario: Planifique el calendario de su proyecto y sus fases de forma manual directamente en el diagrama de Gantt dinámico, en el sentido de una programación puntual basada en la duración de las tareas y las dependencias entre los elementos de la estructura del proyecto, o en el sentido de una programación basada en los recursos según la utilización óptima de su equipo de proyecto.
• Planificación del equipo: dote a su equipo de proyecto de las habilidades con los empleados adecuados para una utilización óptima de los recursos.
• Planificación de costes a varios niveles: basándose en su plan de estructura y esfuerzo, puede crear cálculos bien fundados en una fase temprana, que puede utilizar para las comparaciones objetivo/real más adelante en el proyecto.
• Comparación de líneas de base: Guarde diferentes estados de planificación de sus estructuras de desglose del trabajo, calendarios, planes de estructura, planes de equipo, planes de esfuerzo y planes de costes de material como líneas de base para compararlos entre sí.

Más información sobre la planificación de proyectos con BCS

Diseñar el trabajo del proyecto de forma eficiente y reaccionar de forma proactiva a los cambios: Nuestro software de gestión de proyectos Projektron BCS le ayuda con una amplia gama de herramientas para la comunicación, la documentación y la adaptación de los proyectos.

• Progreso del proyecto: Gracias a las representaciones claras, como en el tablero Kanban, la vista general del proyecto o el diagrama de Gantt, controle siempre el estado de tramitación de cada una de las tareas, siga el progreso del proyecto en detalle y vea qué empleado está trabajando actualmente en cada tarea.
• Ejecución del proyecto: Si lo desea, el asistente de BCS puede apoyarle en la ejecución de su proyecto en el plazo previsto y respetando los gastos planificados.
• Calendario del proyecto: Puede utilizar el calendario del proyecto para ver los objetivos o hitos de los subproyectos y crear fácilmente fechas de reuniones y citas.
• Solicitudes de cambio: Utilice el sistema de tickets de Projektron BCS para controlar, documentar y seguir los procedimientos de aprobación de los cambios en la planificación del proyecto.
• Registro de tiempos relacionados con el proyecto: Los miembros de sus equipos de proyecto reservan sus tiempos de trabajo directamente a las tareas que tienen asignadas en el proyecto. Los datos del esfuerzo están directamente disponibles para el control y la contabilidad del proyecto en curso.
• Programación del personal: Como gestor de proyectos, priorice las tareas y programe su personal en consecuencia con sólo unos clics.
• Documentación del proyecto: En el registro de progreso en BCS, se registra de forma centralizada toda la información relevante en orden cronológico.
• Garantía de calidad: utilice las listas de comprobación y los flujos de trabajo automatizados para proporcionar a su equipo de proyectos directrices claras para la ejecución profesional de sus proyectos.
• Comunicación del proyecto: además de la comunicación dentro del equipo del proyecto, BCS también apoya la comunicación con las partes interesadas y los participantes externos del proyecto con una amplia gama de opciones.

Más información sobre la ejecución del proyecto con BCS

Aproveche al máximo sus recursos: Con la gestión centralizada de los empleados, la gestión de las vacaciones, los análisis de la carga de trabajo y el apoyo a la planificación, Projektron BCS crea sinergias y le ofrece todo lo que necesita para su planificación y gestión de recursos con herramientas de planificación completas y claras.

• Planificación de recursos: determine quién debe formar parte de su equipo de proyecto con sólo unos clics. Gracias a BCS, puede ver inmediatamente qué empleado está disponible en qué día y durante cuánto tiempo, y quién tiene las habilidades necesarias. Puede ver y resolver los conflictos de programación existentes de forma centralizada.
• Estructuras organizativas flexibles: tanto si se trata de una organización lineal como de una organización matricial, en Projektron BCS se traza la forma organizativa de su empresa y de su organización de proyectos de forma integral y clara en un organigrama. Defina grupos de personas independientes del departamento y del proyecto y asigne individuos o grupos de personas a su proyecto.
• Previsión de la carga de trabajo: Prevea la carga de trabajo de sus empleados en función de todos los factores relevantes, como la asignación de proyectos, las horas de trabajo, las cargas básicas, las vacaciones y las ausencias por enfermedad.
• Análisis de utilización: En la vista previa de los recursos en Projektron BCS, puede reconocer fácilmente el grado de utilización de un empleado gracias a los gráficos de barras de colores y, además, puede vigilar las actividades de la línea en la planificación de recursos. De este modo, también puede gestionar fácilmente la planificación de la capacidad entre proyectos.
• Montajes de carga de trabajo: en el análisis gráfico de la utilización de la capacidad, se pueden reconocer inmediatamente las sobrecargas y subcargas de los empleados individuales, los equipos y los departamentos.
• Recursos materiales: Planifique los recursos materiales, que gestionará de forma centralizada en el módulo de gestión de activos de Projektron BCS, con sólo unos clics.

Más información sobre la gestión de recursos con BCS

¿Los proyectos se desarrollan según lo previsto? En el Controlling de proyectos se obtienen todas las evaluaciones importantes de los ratios de su proyecto, por ejemplo en el diagrama de costes totales o en el análisis de los costes de material y de personal del proyecto. Sobre la base del registro de esfuerzos, usted controla el progreso del proyecto y recibe una previsión fiable de las cifras clave. Gracias al registro de los costes de material y a las tasas de imputación externa, tendrá una visión general de todo el presupuesto del proyecto.

• Resumen del proyecto: Como controlador del proyecto, siempre tendrá una visión general de todos los plazos del proyecto, las tareas y las cifras clave importantes del proyecto, como los costes totales incurridos, los costes de material y los esfuerzos, gracias a la sencilla pantalla del velocímetro. Puede obtener información más detallada con un solo clic en el diagrama de costes o en el diagrama de esfuerzos.
• Supervisar el progreso del proyecto: Con el análisis de la tendencia de los hitos, puede identificar las desviaciones del calendario y hacer previsiones bien fundadas para las partes interesadas, la dirección o los clientes.
• Análisis del valor ganado: Determina el progreso real del proyecto y hace previsiones sobre la fecha de finalización y el esfuerzo previstos al final del proyecto.
• Análisis de los esfuerzos y costes del proyecto: Evaluar los esfuerzos o costes encargados, planificados y realizados para todo el proyecto o los elementos subordinados de la estructura del proyecto.
• Análisis de las reservas del proyecto: Vea las reservas de los empleados individuales y sus estimaciones de esfuerzo restantes.
• Informes de control de proyectos: Genere informes de proyectos individuales en BCS: informes de visión general, de esfuerzo y de costes según sus necesidades.

Más información sobre el control de proyectos con BCS

Centrarse en los proyectos adecuados: Con la planificación de recursos para grupos de proyectos y las funciones de control de varios proyectos, Projektron BCS le proporciona la base para la gestión estratégica y operativa de varios proyectos.

• Tablero multiproyecto: vea todos los proyectos y su estado, prioridad, categoría del proyecto y los KPI más importantes en una visión general compacta de Kanban.
• Control de varios proyectos: las evaluaciones entre proyectos le muestran no sólo los valores planificados y reales, sino también los esfuerzos residuales estimados por sus tranvías de proyectos. En la evaluación gráfica de varios proyectos puede ver inmediatamente dónde es necesario actuar.
• Grupos de proyectos y categorías de proyectos: Combine varios proyectos en grupos de proyectos o en diferentes categorías de proyectos para compararlos, gestionarlos y evaluarlos más fácilmente.
• Planificación de recursos para grupos de proyectos: Como gestor de varios proyectos, establezca un presupuesto de recursos ya a nivel de grupo de proyectos.
• Hitos de proyectos cruzados e historial de hitos

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Más información sobre la gestión de múltiples proyectos con BCS

Con la gestión ajustada de carteras del software de gestión de proyectos Projektron BCS, generará y comparará propuestas de proyectos a partir de ideas de proyectos.

• Cree y compruebe las ideas de los proyectos: Sus empleados sólo tienen que introducir las ideas de los proyectos en Projektron BCS. El responsable recibe una lista de control adecuada para su comprobación.
• Compare las propuestas de proyectos: Evaluar las aplicaciones en función de factores de importancia estratégica, como la imagen, la innovación, las exigencias de los clientes, la eficiencia económica y el potencial de mercado.
• Recopilar la cartera de proyectos: Añada fácilmente proyectos a las carteras y evalúelos para entregar los proyectos adecuados en el momento oportuno.
• Comparar proyectos: Compare fácilmente los proyectos de sus carteras con BCS en función de su rendimiento de la inversión (ROI), su valor actual neto (NPV) o su tasa interna de rendimiento (IRR). En el diagrama de la cartera puede ver de un vistazo la importancia estratégica de los proyectos de su cartera.

Conozca más sobre la gestión de carteras con BCS

El software de gestión de proyectos es una aplicación que ayuda a empresas y equipos a planificar, organizar y gestionar sus flujos de trabajo de forma eficaz. Proporciona una plataforma centralizada en la que los gestores de proyectos, los miembros del equipo y otros participantes en el proyecto pueden coordinar sus tareas y proyectos. Esto facilita la colaboración y aumenta la eficacia de los procesos de trabajo.

Las siete ventajas principales del software de gestión de proyectos de un vistazo:

• Mayor visión de conjunto y transparencia para todos los participantes en el proyecto
• La asignación de tareas, las responsabilidades y las estructuras están claramente definidas
• Fomenta la colaboración y centraliza la comunicación
• Permite ahorrar tiempo y aumentar la eficiencia
• Permite descentralizar el trabajo en el proyecto
• Optimiza el uso del personal y los recursos
• Ayuda a identificar y controlar los riesgos

Projektron BCS no sólo ofrece la gama completa de funciones de gestión de proyectos y planificación de recursos, sino que también incluye otros numerosos módulos funcionales que puede utilizar para organizar sus procesos empresariales. Estas funciones ERP incluyen, por ejemplo, la elaboración de presupuestos y facturas, el registro de tiempos, la gestión de personal, la gestión de vacaciones, la gestión de contratos, la gestión de documentos, la gestión de inventarios, la gestión de clientes y contactos (CRM), el sistema de tickets o la gestión de procesos según BPMN 2.0.

El término software de gestión de proyectos puede utilizarse para resumir herramientas y soluciones de software muy diferentes, dependiendo de la estrechez de la definición. Lo que todas las herramientas de software de gestión de proyectos tienen en común es que ofrecen una amplia gama de opciones para organizar las tareas. Algunas de las funciones más utilizadas son las listas de tareas pendientes, las listas de tareas, los tableros Kanban, un sistema de tickets, vistas de calendario y vistas de planificación como los diagramas de Gantt. Estas herramientas facilitan la creación, planificación, asignación y seguimiento de tareas y pueden ayudar a aumentar la eficacia de los flujos de trabajo.

Sin embargo, el término "herramienta de gestión de proyectos" no dice nada sobre si se puede utilizar el software para llevar a cabo una gestión profesional de proyectos de acuerdo con normas y métodos reconocidos internacionalmente, como PMI, IPMA, Automotive SPICE, Hermes o Scrum, o si se trata simplemente de una herramienta para organizar el trabajo.

Como software de gestión de proyectos de método abierto, Projektron BCS es compatible con todos los estándares habituales según enfoques ágiles, clásicos o híbridos. Como parte de la gestión de proyectos, el software de gestión de proyectos Projektron BCS soporta todas las tareas que surgen durante el ciclo de vida del proyecto:

• Preparación del proyecto
• Planificación de proyectos, planificación de recursos, planificación de capacidades
• Ejecución del proyecto / realización del proyecto
• control de proyectos
• Gestión de proyectos / gestión de varios proyectos
• Gestión de recursos
• Gestión de la calidad
• Gestión de riesgos
• Gestión de la cartera de proyectos (PPM)
• Documentación e informes

Diversas funciones de planificación y la posibilidad de hacer un seguimiento de las tareas en tiempo real le permiten optimizar la gestión de sus proyectos y asegurarse de que se completan a tiempo y dentro del presupuesto. Esto es posible gracias a herramientas visuales como los diagramas de Gantt, las estructuras de desglose del trabajo, los análisis de tendencias de hitos y las comparaciones entre objetivos y datos reales.

Sin embargo, el software de gestión de proyectos también proporciona a su equipo una plataforma central en la que todos los datos relevantes están disponibles de forma centralizada y en la que todos los miembros pueden coordinar sus tareas y proyectos. Esto puede ayudar a mejorar la colaboración y la comunicación, aumentar la productividad y garantizar una utilización más eficaz del tiempo de trabajo. Sin embargo, esto también puede significar que tenga que redefinir sus procesos de trabajo si elige un software de gestión de proyectos que no pueda adaptarse con flexibilidad a sus métodos de trabajo.

Más arriba en esta página podrá conocer las diferentes funciones de gestión de proyectos de Projektron BCS.

El coste de un software de gestión de proyectos puede variar en función del proveedor y de las funciones que se necesiten. Muchos proveedores ofrecen diferentes planes que permiten a los equipos adaptar el producto a sus necesidades específicas. Suele haber una versión básica gratuita o de bajo coste, así como varios planes de pago con funciones avanzadas. Los modelos de pago también se estructuran de forma diferente (por ejemplo, por mes, por año, por módulo, por número de usuarios o por licencia). Es importante comprobar cuidadosamente qué funciones necesita y qué tarifa se adapta mejor a su equipo. No ahorre dinero en el lugar equivocado y no introduzca una herramienta que no se adapte a sus procesos. La selección de un software de gestión de proyectos adecuado es un proyecto importante para el éxito de su empresa y debe planificarse bien.

Los precios de Projektron BCS se basan en la edición, el número de licencias, el tipo y número de módulos utilizados y el modelo de servicio deseado (compra de licencia o nube/SaaS). Encontrará más información sobre las ediciones y los precios de BCS aquí.

La mayoría de las herramientas de software de gestión de proyectos ofrecen diversas funciones de seguridad, como protección por contraseña, autorizaciones de acceso y cifrado, para garantizar la seguridad de sus datos. Asegúrese de averiguar desde el principio del proceso de selección del software si el proveedor en cuestión cumple estas normas de seguridad.

Si quiere estar seguro de que sus datos están a salvo, debería optar por una solución basada en la nube que se aloje en servidores certificados o elegir un producto in situ que aloje en su propio entorno informático.

Projektron BCS está disponible en ambas variantes: Como solución en la nube (SaaS) y como variante de compra de licencia on-premise. Encontrará más información en la página Ediciones y precios. También le informamos de forma transparente sobre nuestras amplias medidas de seguridad de la información y de protección de datos.

Un buen software de gestión de proyectos incluye un servicio integral que ofrece apoyo en la configuración, integración y uso del software. El servicio de atención al cliente debe ser capaz de responder de forma rápida y, sobre todo, competente a sus preguntas e inquietudes y ofrecerle ayuda para resolver problemas.

Además, algunos proveedores ofrecen formación, tutoriales en vídeo y recursos en línea para ayudarle a sacar el máximo partido del software y mejorar la colaboración en equipo. Otro servicio importante es el mantenimiento y la actualización periódica del software para garantizar que siempre esté al día y funcione de forma óptima.

Projektron BCS es desarrollado y ofrecido por Projektron GmbH en Alemania. Allí también se encuentra todo nuestro equipo de asesores y personal de soporte, que le ofrece un soporte competente, personal, personalizado y rápido para todos los servicios mencionados anteriormente.