IPMA
Del modelo a la práctica: Gestión eficaz de proyectos según las normas IPMA con Projektron BCS
La IPMA (Asociación Internacional de Gestión de Proyectos) define tres áreas de competencia que caracterizan la gestión de proyectos moderna y exitosa. En Alemania, la GPM establece estas normas. Projektron BCS refuerza las competencias que aportan las personas mediante estructuras profesionales, procesos claros y máxima transparencia. Con Projektron BCS, la solución ERP segura desarrollada en Alemania para organizaciones que trabajan por proyectos, podrá gestionar sus proyectos de forma integral y eficiente según los estándares de la IPMA y la GPM. Ya sea en la nube o en las instalaciones, BCS acompaña todo el ciclo de vida del proyecto y sienta las bases para obtener resultados previsibles, una colaboración fluida y decisiones sólidas.
Projektron BCS: software todo en uno que ofrece un soporte óptimo para las competencias IPMA y GPM
Qué pasaría si dispusiera de un software de gestión de proyectos para sus proyectos IPMA que...
➤ le apoyara en la definición de objetivos y le guiara a lo largo de todo el proceso hasta la aplicación del proyecto?
➤ te proporcionara herramientas completas para analizar el entorno del proyecto y la gestión de riesgos?
➤ permitiría una planificación detallada y eficaz del proyecto mediante diversas herramientas y asistentes especializados?
➤ apoyaría a su equipo de proyecto en la implementación y ejecución de proyectos?
➤ apoya a su dirección de proyectos en la gestión de sus proyectos con amplias funciones de control de proyectos?
➤ facilita también la fase de finalización con funciones de elaboración de informes ygestión de documentos?
Fases I y II: Inicialización y definición
Desde el inicio de un proyecto, es fundamental preparar cuidadosamente la inicialización y la definición. En la fase de inicialización se establecen la idea del proyecto, los objetivos generales, la viabilidad, los riesgos, las funciones y la organización del proyecto. En la fase de definición se precisan los objetivos del proyecto, se elabora un plan general de la estructura del proyecto, se establecen los hitos y los criterios de éxito y se organiza el equipo del proyecto.
La IPMA destaca que los gestores de proyectos deben disponer de las competencias técnicas, contextuales y sociales adecuadas para iniciar y preparar los proyectos de manera profesional.
La preparación del proyecto se puede representar completamente en Projektron BCS: con el asistente «Solicitar proyecto», se le guiará paso a paso por todas las etapas necesarias, desde la idea inicial del proyecto hasta la solicitud final del mismo.
Objetivos del proyecto: Definición de objetivos con ayuda de software
Ya al inicio del proyecto se deben esbozar a grandes rasgos los objetivos del mismo, con el fin de aclarar el marco del proyecto y poder medir su éxito. En la fase posterior de definición detallada se precisan los objetivos. La IPMA destaca la importancia de las competencias del gestor de proyectos, tanto en lo que se refiere a la metodología como a los aspectos sociales y contextuales.
Con Projektron BCS puede estructurar sus objetivos específicos de manera eficiente: se pueden registrar directamente los objetivos principales y secundarios, los objetivos de rendimiento, plazos, costos, sociales y no objetivos. Gracias al gráfico dinámico de la jerarquía de objetivos, podrá mantener una visión general de sus objetivos durante todo el transcurso del proyecto.
Análisis del entorno del proyecto y gestión de las partes interesadas
El objetivo de un análisis del entorno del proyecto es registrar, analizar, evaluar y documentar todos los factores que influyen en el proyecto. Se tienen en cuenta tanto la importancia estratégica como los posibles efectos de proyectos paralelos, incluidos los efectos de sinergia y las relaciones conflictivas.
Projektron BCS le ayuda en el análisis con la vista Entorno, en la que puede diferenciar entre los siguientes factores:
Factores del entorno interno
Factores del entorno externo
Factores fácticos del entorno
Factores del entorno social
Con Projektron BCS puede registrar rápidamente las condiciones marco más importantes de su proyecto y visualizar los factores del entorno en forma de un diagrama claro. De este modo, podrá controlar todos los factores de influencia relevantes y adoptar medidas específicas para garantizar el éxito del proyecto.
Puede registrar y analizar los intereses e influencias de los factores de influencia social (stakeholders) por actitud e influencia mediante una matriz dinámica (diagrama de cartera de stakeholders). La gestión de contactos (CRM) integrada en BCS le permite declarar como partes interesadas a personas externas, unidades organizativas o grupos. Esto le permite planificar con antelación la estrategia de comunicación adecuada para cada grupo de interesados (plan de comunicación) y definir criterios de evaluación para controlar las estrategias.
Gestión de riesgos: registro de contramedidas
A pesar de una preparación cuidadosa y una planificación sólida, los acontecimientos internos y externos pueden perturbar o poner en peligro el curso de un proyecto. Projektron BCS le ayuda a identificar los riesgos, analizarlos cualitativa y cuantitativamente, evaluarlos de forma realista y elegir el enfoque adecuado para evitar, reducir o desplazar los riesgos de forma eficaz o hacer provisiones en el presupuesto.
También identifica oportunidades para generar ingresos o ahorrar tiempo.
Los riesgos pueden clasificarse según su tipo, por ejemplo, riesgo político, riesgo de calendario, riesgo económico, riesgo de recursos, riesgo técnico y riesgo de seguridad de la información. Se pueden crear y filtrar subriesgos para estructurarlos mejor. Projektron BCS le ayuda a desarrollar medidas preventivas para minimizar el riesgo. El software calcula automáticamente la reducción de costes y muestra la eficacia de las medidas. Puede introducir la reducción de la probabilidad de ocurrencia gracias a una contramedida y comparar los valores en el diagrama de riesgos.
Gestión de contratos incluida
En el marco de la definición del proyecto, es importante aclarar el manejo de los contratos y la determinación de los contenidos contractuales con los clientes. Más adelante, durante la planificación detallada del proyecto, se lleva a cabo la coordinación y el diseño de los contratos con los proveedores.
La IPMA recomienda que los gestores de proyectos cuenten con las competencias técnicas y contextuales adecuadas en estas áreas para poder gestionar con seguridad los aspectos legales, organizativos y económicos. Projektron BCS le equipa con las funciones ERP integradas de gestión de inventario y contratos, así como con CRM, para que esté perfectamente preparado para cualquier eventualidad y requisito de la creación y gestión de contratos.
Fase III: Planificación del proyecto
En la fase de planificación del proyecto se crea ante todo el plan del proyecto, que se compone de un gran número de pasos y planes de planificación individuales:
Plan de organización del proyecto
Plan de fases e hitos
Estructura de desglose del trabajo (EDT)
Plan de secuencia
Programa / calendario
Plan de recursos / Resource plan
Plan de costes / plan presupuestario
Los paquetes de trabajo y los procesos deben describirse detalladamente y también deben elaborarse planes para la gestión de cambios (solicitudes de cambio) y el aseguramiento de la calidad.
Projektron BCS ofrece amplias posibilidades para la planificación de proyectos basadas en métodos probados y en las competencias técnicas, contextuales y sociales necesarias, tal y como recomienda la IPMA. El software no solo proporciona un asistente y las herramientas adecuadas para la planificación de proyectos, sino que también permite guardar los pasos de planificación exitosos como plantillas. De este modo, puede aumentar continuamente la eficiencia y la calidad de la planificación de sus proyectos.
Plan de fases e hitos
| Defina las fases del proyecto: Defina individualmente las fases centrales del proyecto y visualícelas en un diagrama de Gantt codificado por colores. | |
| Genere el plan de fases: Los gestores de proyectos pueden crear planes de fases específicos del proyecto con unos pocos clics y consultarlos en cualquier momento. | |
| Utilice hitos para marcar las transiciones de fase de su proyecto. Projektron BCS visualiza estas transiciones de fase en el diagrama de Gantt y en las planificaciones. | |
| En la vista general de varios proyectos puede ver de un vistazo en qué fases se encuentran sus proyectos. |
Estructura de desglose del trabajo (EDT): opciones versátiles de visualización y diseño
| Vista en árbol: navegue con flexibilidad por los niveles de la estructura y edite cada parte de la estructura de su proyecto. | |
| Vista gráfica: Registre las estructuras jerárquicas del proyecto y las asignaciones de personal de un vistazo. Los colores de estado muestran el estado de procesamiento de los elementos de la estructura del proyecto. | |
| Subproyectos/subproyectos, paquetes de trabajo, tareas, hitos y tareas en curso: Utilice diversos elementos para una planificación detallada y flexible. | |
| Establezca dependencias: Establezca las relaciones entre los elementos estructurales (fin/inicio, inicio/final). | |
| Estimaciones de esfuerzo: Registre el esfuerzo en la vista de árbol e integre listas de comprobación y flujos de trabajo. |
Diagrama de Gantt interactivo
| Función de arrastrar y soltar: organice subproyectos, tareas y paquetes de trabajo simplemente arrastrando y soltando. | |
| Programación como plan de red y ruta crítica: El diagrama de Gantt muestra las actividades, tareas e hitos, su orden cronológico y el camino crítico. | |
| Cálculo automático del calendario: BCS calcula el calendario adecuado en función de la duración y las dependencias de los elementos estructurales. |
Planificación y gestión de recursos
| Organigrama del proyecto: Puede trazar la organización de su proyecto claramente como un organigrama, opcionalmente incrustado en toda la organización de su empresa. | |
| Planificación de equipos: determine los miembros del equipo, las funciones y las jerarquías mediante arrastrar y soltar. Utilice marcadores de posición y grupos de personas para el personal que aún no se haya determinado. | |
| Planificación de recursos: Determine qué participantes del proyecto son necesarios para la realización de su proyecto y cuánto esfuerzo se requiere, y obtenga una visión general de si esto se puede planificar sin sobrecargar a los participantes del proyecto. Projektron BCS le muestra los posibles conflictos o cuellos de botella de recursos para cada proyecto. | |
| Utilización de los recursos: Observe la disponibilidad de los empleados en la visualización dinámica de la utilización de los recursos (curva de utilización). | |
| Conocimientos y capacidades: La herramienta muestra en tiempo real qué empleado tiene capacidades libres y conocimientos necesarios. | |
| Programación adaptada a los recursos: ajuste automático de la planificación para que no se supere la utilización máxima de los empleados. |
Planificación de costes
Planificación de costos en varias etapas: realice cálculos fundamentados basados en su plan de estructura y gastos.
Cálculo automático de los costos de personal: basado en los recursos necesarios y las tarifas horarias almacenadas.
Plan de costos materiales: planifique los costos materiales, por ejemplo, materiales o servicios externos, necesarios para la ejecución del proyecto.
Asignación y evaluación de costos: asigne los costos calculados a centros, tipos y objetos de costo, y evalúelos en detalle.
Anna Pieler
Directora de aplicaciones, x-tention Informationstechnologie GmbH
"Utilizamos las funciones de BCS necesarias para la creación de manuales de proyecto conformes con IPMA. Entre ellas se incluyen, por ejemplo, herramientas de gestión de proyectos como el almacenamiento de archivos, el plan de estructura, la planificación de recursos, el estado del proyecto, los riesgos y oportunidades y la definición de objetivos."
Sarah Bergemann
Oficina de gestión de proyectos, e.discom Telekommunikation GmbH
«Projektron BCS ofrece todos los elementos necesarios para llevar a cabo nuestros proyectos de acuerdo con los estándares IPMA. El software nos ayuda en todas las fases de la gestión de proyectos, desde la iniciación hasta la definición y planificación, pasando por la realización y la finalización. Con funciones como la solicitud de proyectos, la planificación de la estructura, el equipo, los costes materiales y los gastos, el análisis de tendencias de hitos y las completas funciones de informes, tenemos todo lo que necesitamos para gestionar nuestros proyectos de forma eficiente y con éxito».
Ralf Junge
Jefe de PMO, Sandstein Neue Medien
«Llevamos mucho tiempo utilizando BCS para todos los procesos comerciales de nuestra empresa, desde la preparación de ofertas hasta la facturación. Sólo no se utilizan los módulos sobre métodos ágiles de desarrollo, ya que nuestra forma de trabajar está orientada a la gestión clásica de proyectos según la norma IPMA. ¡No querríamos perdernos más las posibilidades de la BCS! La disponibilidad de datos en vivo entre módulos, que Projektron BCS pone a disposición de todos los miembros del equipo, permite tomar decisiones más claras, rápidas e informadas en todos los aspectos de nuestro trabajo diario en los proyectos y en la organización interna.»
Fase IV: Realización / Control
Mientras que el equipo del proyecto se encarga de realizar las tareas del proyecto, la dirección del proyecto se ocupa del control del mismo. Para la realización, Projektron BCS pone a su disposición numerosas herramientas para la implementación y gestión del proyecto y para el trabajo en equipo, mientras que para la gestión están disponibles las distintas funciones de control del proyecto en Projektron BCS.
Gestión de proyectos: todo lo que necesita un gestor de proyectos
| Visión general del proyecto: La vista general del proyecto en el cuadro de mandos muestra de un vistazo las actividades actuales y la evolución del proyecto. | |
| Gráficos de barras: Los gráficos de barras ilustran el estado actual y el grado de utilización de los recursos, la composición de los costes y gastos, así como la situación de pérdidas y ganancias. | |
| Gráficos velocímetro: Los gráficos de velocímetro facilitan el reconocimiento de las desviaciones del plan y su impacto en el éxito del proyecto. | |
| Visión general del proyecto personalizable: En la visión general del proyecto, pueden mostrarse elementos adicionales, como los próximos plazos, las tareas abiertas o los riesgos, según sea necesario, y organizarse mediante arrastrar y soltar. | |
| Visualización gráfica del progreso: El diagrama de Gantt interactivo no sólo se utiliza para la visualización, sino que también es compatible con la planificación del proyecto y el seguimiento de los plazos, incluida la visualización del progreso. | |
| La estructura de desglose del trabajo (EDT) permite realizar comparaciones y previsiones objetivo/real en todos los niveles de la estructura del proyecto, con el apoyo de una clara estructura de árbol y funciones de desglose. | |
| Evaluaciones en la contabilidad de costes: se admite la contabilidad de costes clásica con clases de costes, unidades de costes y centros de costes, así como comparaciones teórico/real para costes de personal y material. | |
| Gráfico Sunburst interactivo: El gráfico Sunburst permite realizar análisis multidimensionales e intuitivos de las tareas en varios niveles de la EDT. | |
| Análisis del valor ganado: el análisis del valor ganado muestra de un vistazo la situación de costes y plazos y admite todos los métodos de previsión descritos en la norma GPM. | |
| Comparaciones objetivo/real con semáforos: las comparaciones objetivo/real para el rendimiento, los costes y el tiempo se visualizan con semáforos, pudiendo configurarse los valores umbral. | |
| Análisis de tendencias de hitos: este análisis permite visualizar el progreso y el cumplimiento de los plazos de los hitos de un proyecto y resulta especialmente útil para los informes de las partes interesadas. | |
| Previsión de excesos presupuestarios: Los excesos de tiempo y costes previstos se resaltan en rojo para poder tomar contramedidas a tiempo. | |
| Informes estándar y órdenes de información: Los informes estándar sobre rendimiento, costes y plazos pueden personalizarse y enviarse automáticamente por correo electrónico. También se pueden integrar nuevas plantillas de informes. |
Calendario y comunicación del proyecto
| Organización de citas: El calendario del proyecto permite organizar rápida y cómodamente todas las citas relacionadas con el proyecto, desde las reuniones de inicio hasta las reuniones de estado y las presentaciones de los resultados del proyecto. | |
| Objetivos e hitos de los subproyectos: Los objetivos e hitos importantes de los subproyectos pueden verse directamente en el calendario personal para mantener una visión general. | |
| Almacenamiento centralizado de la información: Toda la información relevante se almacena de forma centralizada y se vincula a los distintos elementos del proyecto. | |
| Planificación de reuniones y agendas: La agenda puede utilizarse para registrar directamente los resultados de las reuniones y generar actas de las mismas para que las reuniones de equipo sean eficaces. |
Asignación de tareas y planificación de recursos
| Vistas de seguimiento: utilice distintas vistas, como el diagrama de Gantt o la vista general, para identificar las tareas atrasadas. | |
| Detección temprana de retrasos: Al marcar las tareas atrasadas, puede reconocer los retrasos a tiempo y tomar contramedidas para garantizar el éxito del proyecto. | |
| Integración de vacaciones y bajas por enfermedad: La integración de las vacaciones y las bajas por enfermedad facilita la planificación de los recursos y el despliegue para que siempre estés al tanto cuando los miembros del equipo no estén disponibles. | |
| Detección de plazos incumplidos: El controlador del proyecto puede determinar en la vista «Tareas críticas» si se ha superado la fecha de finalización prevista o el esfuerzo previsto para las tareas. | |
| Documentación transparente: La documentación transparente de todos los acuerdos, reuniones y decisiones garantiza una colaboración fluida y crea seguridad jurídica para todos los implicados. | |
| Distribución eficaz de las tareas: el tablero Kanban permite crear y asignar tareas fácilmente, visualizarlas con claridad y trabajar cómodamente con los tickets del proyecto. | |
| Seguimiento del estado y personalización: Las tareas pueden arrastrarse y soltarse fácilmente a diferentes estados y prioridades, y el límite de trabajo en curso permite controlar la carga de trabajo. |
Gestión de las solicitudes de cambio
| Procesos de aprobación transparentes: Las solicitudes de cambio se estructuran en forma de tickets para poder realizar un seguimiento transparente de los procesos de aprobación. | |
| Historial y opciones de personalización: El historial de estado de las solicitudes de cambio puede consultarse en cualquier momento y la configuración de los tickets puede personalizarse para satisfacer las necesidades individuales. |
Documentación del proyecto
| Registros de progreso claros: los acuerdos importantes y los resultados de las reuniones del proyecto se registran en orden cronológico para mantener toda la información relevante en un solo lugar. | |
| Gestión centralizada de documentos: los documentos del proyecto se gestionan de forma centralizada y están disponibles directamente en el proyecto o en las tareas asociadas para aumentar la transparencia y la eficacia de la gestión del proyecto. |
Gestión multiproyecto: controle varios proyectos
| Visualización gráfica de los estados de los proyectos: La evaluación gráfica multiproyecto muestra los estados críticos de los proyectos de forma rápida y clara. | |
| El tablero multiproyecto ofrece una visión global de todos los proyectos de la empresa. Los proyectos se clasifican según su estado y se muestran como tarjetas Kanban. Simplemente arrastrando los proyectos, es posible ajustar el estado y la prioridad. Además, se muestran cifras clave sobre el esfuerzo, los costes y los beneficios de los proyectos abiertos en comparación con los valores previstos. Al filtrar por gestor de proyecto, sólo se muestran los proyectos cuyo gestor es el empleado seleccionado. | |
| Esquema de semáforo para la evaluación: los estados de los proyectos se evalúan según un esquema de semáforo, en el que se muestran tanto los valores reales como la desviación porcentual respecto al plan. |
Fase V: Cierre
En la fase de cierre del proyecto, tal y como se define en la norma DIN 69901-5, se disuelve la organización del proyecto, se devuelven los recursos, se elabora un informe final, se archiva la documentación del proyecto y se recopilan las experiencias para futuros proyectos.
La IPMA destaca que, en esta fase, los gestores de proyectos deben disponer de las competencias técnicas, contextuales y sociales adecuadas para garantizar un cierre profesional. Projektron BCS le ayuda, entre otras cosas, con sus funciones integradas de elaboración de informes y gestión de documentos.
Informes
Con Projektron BCS puede generar de forma eficiente y cómoda una gran variedad de informes estándar para sus proyectos y su empresa. Las solicitudes de proyectos y los informes de finalización de proyectos están disponibles como plantillas estándar que puede personalizar según sus necesidades. Las entradas de la lista de comprobación le ayudan a llevar a cabo todas las actividades relevantes antes de finalizar el proyecto.
Los informes le proporcionan información fundamentada y una base importante para la toma de decisiones, lo cual es esencial para gestionar con éxito los proyectos de acuerdo con la norma IPMA.
Informe de progreso: plantillas para informes sobre el progreso del proyecto, informe de estado y resumen
Informe de esfuerzo: plantillas para el esfuerzo contabilizado, el esfuerzo total y los tickets
Informe de costes: plantillas para la asignación de costes, unidades de costes y costes del proyecto
Los informes de proyecto de Projektron BCS también ofrecen grandes ventajas a la hora de trabajar con socios comerciales externos:
Informe de preparación del proyecto: contribuye a una comprensión común del proyecto
Comprobante de gastos para proyectos y tickets: Aumenta la transparencia y garantiza la confianza
Una vez integrado en Projektron BCS, puede diseñar y utilizar sus propias plantillas de informes gracias a la interfaz con el diseñador de informes de código abierto BIRT. Estas plantillas se pueden utilizar de forma tan sencilla y cómoda para la generación de informes y el envío automatizado como los informes estándar de Projektron BCS.
Almacenamiento y gestión de documentos
| Estructura de archivo estandarizada: todos los archivos relevantes están a disposición del equipo del proyecto en una estructura de archivo estandarizada, lo que facilita la colaboración y evita la duplicación del trabajo y los costes de espacio de almacenamiento para duplicados. | |
| Carga sencilla: Los nuevos documentos pueden cargarse fácil y cómodamente en el repositorio de archivos mediante la función de arrastrar y soltar. | |
| Asignación versátil: los documentos pueden asignarse a tareas, proyectos, tickets, citas, así como a personas, organizaciones, contratos y elementos de inventario en cualquier formato de archivo. | |
| Edición directa: los archivos de Microsoft Office pueden editarse directamente en el navegador, y la versión se actualiza automáticamente después de guardarlos. | |
| Archivos adjuntos de correo electrónico: los archivos adjuntos de correo electrónico importados pueden almacenarse en el elemento de estructura adecuado, lo que facilita la gestión de calidad en toda la empresa. | |
| Enlaces de archivos: Los documentos pueden enlazarse para que los empleados puedan encontrar la información que necesitan directamente en el elemento estructural correspondiente. | |
| Versiones automáticas: cada vez que se edita o guarda un documento, la versión se actualiza automáticamente para que todo el mundo trabaje siempre con la última versión. | |
| Evitación de duplicados: El sistema evita los duplicados no deseados para que sólo exista una versión del documento. | |
| Versiones anteriores: Todas las versiones intermedias de un documento siguen siendo accesibles a través del archivo central de documentos, lo que facilita la trazabilidad y la recuperación. | |
| Bloqueo de cambios paralelos: Los cambios paralelos se impiden mediante el bloqueo para evitar conflictos de almacenamiento y de versiones. | |
| Transparencia y trazabilidad: se muestran la versión, la fecha de almacenamiento y el editor de un documento, y el historial completo del documento se traza detalladamente en el registro. | |
| Gestión de derechos: la seguridad de la información y la protección de datos se garantizan mediante la gestión de derechos, de modo que es posible definir detalladamente quién está autorizado a leer, eliminar o actualizar qué documentos. |
FAQ — IPMA
¿Qué es IPMA?
La IPMA (Asociación Internacional de Gestión de Proyectos) es una organización reconocida a nivel mundial dedicada a la gestión de proyectos. Fue fundada en 1965 y tiene su sede legal en Suiza. En la actualidad, la IPMA agrupa a más de 70 organizaciones nacionales de gestión de proyectos con un total de más de 40 000 miembros.
El objetivo principal de la IPMA es el desarrollo continuo de la gestión de proyectos, programas y carteras. Para ello, ofrece estándares internacionales, formatos de intercambio y un sistema de certificación establecido a nivel mundial para profesionales de la gestión de proyectos. La base es la IPMA Individual Competence Baseline (ICB), que describe las competencias en las áreas de Personas, Práctica y Perspectiva.
El sistema de certificación de la IPMA consta de cuatro niveles:
Nivel D: Certified Project Management Associate (Asociado certificado en gestión de proyectos): acredita conocimientos sólidos en gestión de proyectos; no se requiere responsabilidad directiva.
Nivel C: Certified Project Manager (Gerente de proyectos certificado): para gerentes de proyectos con experiencia en proyectos de complejidad media.
Nivel B: Certified Senior Project Manager (Gerente sénior de proyectos certificado): para gerentes de proyectos con experiencia que dirigen proyectos complejos.
Nivel A: Director de Proyectos Certificado: para ejecutivos responsables de proyectos, programas o carteras muy complejos.
Además, la IPMA promueve la profesionalización de la gestión de proyectos mediante cursos de formación, eventos especializados, premios y cooperaciones internacionales. El enfoque orientado a las competencias de la IPMA sirve de guía a muchas empresas y profesionales para su desarrollo personal en la gestión de proyectos.
¿Cómo funciona la gestión de proyectos según IPMA?
La IPMA (Asociación Internacional de Gestión de Proyectos) no establece fases ni procesos para los proyectos. En su lugar, define con la Individual Competence Baseline (ICB) un modelo de competencias que describe las habilidades, comportamientos y experiencias que los gestores de proyectos necesitan para poder dirigir proyectos con éxito. Estas competencias complementan las especificaciones metodológicas de la norma DIN 69901 y ayudan a los gestores de proyectos a implementar los proyectos de forma profesional.
1. Personas: competencias personales y sociales
Estas competencias se refieren al comportamiento, la comunicación, la colaboración y el liderazgo, por ejemplo
Autorreflexión y autogestión
Comunicación
Resolución de conflictos
Liderazgo y motivación
Trabajo en equipo
Integridad y fiabilidad
2. Práctica: competencias metodológicas y técnicas
Estas competencias se refieren a la aplicación de métodos de gestión de proyectos:
Requisitos y objetivos del proyecto
Gestión del alcance y la estructura
Planificación del tiempo, los recursos y los costos
Riesgos y oportunidades
Calidad y cambios
Adquisiciones, contratos, partes interesadas
3. Perspectiva: competencias contextuales y estratégicas
Estas competencias se refieren a la relación de integración del proyecto en la organización, la estrategia y el entorno:
Estrategia y gobernanza
Estructuras organizativas
Cumplimiento, normas y valores
Sostenibilidad y cultura
De este modo, la IPMA complementa la norma DIN centrándose en las habilidades y el comportamiento de los gestores de proyectos, es decir, en cómo se gestionan los proyectos, y no en cómo se estructura el proceso.
La gestión de proyectos según la norma DIN 69901 abarca el conjunto de tareas, organización, técnicas y medios de gestión para la inicialización, definición, planificación, control y finalización de proyectos. Estas cinco fases constituyen el proceso básico de un proyecto según la norma DIN.
Inicialización: aclaración inicial de los objetivos, la utilidad y la viabilidad; determinación de responsabilidades; selección de los procesos de gestión de proyectos que se aplicarán; aprobación formal del proyecto.
Definición: especificación y documentación de los objetivos del proyecto, creación del equipo del proyecto, elaboración de una estructura aproximada del proyecto, definición de hitos, estimaciones de costos y determinación de criterios de éxito.
Planificación: elaboración de un plan detallado del proyecto con paquetes de trabajo, plazos, recursos, costos, riesgos y vías de comunicación.
Realización/control: ejecución y supervisión de las actividades del proyecto, garantía del cumplimiento de los objetivos, control de las desviaciones en cuanto a tiempo, costos, calidad y riesgos.
Cierre: aceptación formal de los resultados, documentación final, evaluación del éxito del proyecto y disolución del equipo del proyecto.
¿Qué es mejor: IPMA o PMI?
Es difícil decir qué método de gestión de proyectos es «mejor», ya que tanto la IPMA (Asociación Internacional de Gestión de Proyectos) como el PMI (Instituto de Gestión de Proyectos) son organizaciones reconocidas internacionalmente que ofrecen estándares y certificaciones de gestión de proyectos de alta calidad. Ambos enfoques tienen diferentes áreas de especialización y están diseñados para satisfacer diferentes necesidades.
La IPMA se centra más en las competencias y el liderazgo, especialmente en las habilidades sociales, la dirección de equipos y la capacidad de gestionar proyectos en un contexto organizativo. Por lo tanto, las certificaciones de la IPMA evalúan las competencias técnicas, contextuales y personales/sociales de los gestores de proyectos. La IPMA tiene una fuerte presencia en Europa, pero también opera a nivel mundial a través de sus organizaciones miembros. La organización ha expedido miles de certificaciones en los niveles A a D y es especialmente apreciada en países europeos como Alemania, Francia, España, Italia y otros.
El PMI se centra más en métodos, herramientas y técnicas para la planificación, el control y la supervisión estandarizados de proyectos. Se basa en la Guía PMBOK® (Project Management Body of Knowledge), que, como estándar reconocido a nivel mundial, describe los procesos, áreas de conocimiento y mejores prácticas más importantes en la gestión de proyectos. Las certificaciones del PMI, como la PMP (Project Management Professional), evalúan principalmente los conocimientos prácticos y la aplicación de métodos técnicos en la gestión de proyectos. El PMI es muy conocido y reconocido en todo el mundo, especialmente en América del Norte y del Sur, Asia y, cada vez más, en otras regiones.
La elección entre IPMA y PMI depende en gran medida de los requisitos regionales, el sector y los objetivos profesionales individuales:
- Quienes trabajan en países europeos suelen beneficiarse de una certificación IPMA, ya que está muy consolidada en esa región.
- Quienes dirigen proyectos a nivel mundial, especialmente en América o Asia, o buscan reconocimiento internacional, suelen encontrar una mayor aceptación en las certificaciones del PMI.
- En algunas regiones y sectores se reconocen ambos certificados; en este caso, lo importante es qué competencias y acreditaciones son más importantes para el proyecto o la organización en cuestión.
En última instancia, los gerentes de proyectos deben analizar las prioridades y los requisitos de su entorno y luego decidir qué certificación o enfoque se adapta mejor. Una combinación de conocimientos metodológicos (PMI) y competencias de liderazgo (IPMA) puede ser especialmente valiosa.
¿Cuáles son los puntos fuertes de la gestión de proyectos según IPMA?
La gestión de proyectos según IPMA tiene varios puntos fuertes:
- Se centra en las competencias: La IPMA se centra en las competencias que necesita un gestor de proyectos para tener éxito y ofrece un modelo de competencias estandarizado que puede certificarse a distintos niveles. Esto ayuda a garantizar que los gestores de proyectos de todos los niveles tengan las competencias y la experiencia necesarias para gestionar proyectos con eficacia.
- Flexibilidad: IPMA es un enfoque flexible de la gestión de proyectos que se adapta a las necesidades y requisitos del proyecto y de la organización. El modelo IPMA puede adaptarse a las necesidades específicas de las organizaciones y los proyectos, por lo que es altamente adaptable.
- Énfasis en las competencias interpersonales: El IPMA no sólo hace hincapié en las competencias técnicas del gestor de proyectos, sino también en las interpersonales, como el liderazgo, la comunicación, la colaboración y la negociación. Esto ayuda a los gestores de proyectos a comunicarse más eficazmente con el equipo y las partes interesadas y a establecer mejores relaciones.
- Apoyo a la mejora continua: la gestión de proyectos según la IPMA hace hincapié en la mejora continua de los procesos y procedimientos de gestión de proyectos para garantizar que los proyectos sean más eficaces y eficientes. Esto ayuda a mejorar la calidad de los proyectos a lo largo del tiempo.
- Reconocida internacionalmente: La IPMA es una norma internacionalmente reconocida para la gestión de proyectos y ofrece certificaciones de varios niveles reconocidas en todo el mundo. Esto permite a los gestores de proyectos demostrar sus habilidades y competencias a nivel internacional y mejorar sus oportunidades profesionales.
¿Tiene puntos débiles la gestión de proyectos según IPMA?
Aunque la gestión de proyectos según la IPMA ofrece muchas ventajas, también plantea algunos retos:
- Complejidad: el modelo IPMA es amplio y complejo. Para algunas organizaciones y gestores de proyectos, puede resultar abrumador. Su aplicación eficaz requiere formación y conocimientos sólidos, lo que puede suponer un obstáculo, especialmente para las organizaciones o proyectos más pequeños.
- Inversión de tiempo y recursos: la introducción del enfoque IPMA requiere tiempo y recursos para la capacitación, la certificación y la optimización continua de los procesos y procedimientos. Esto puede suponer un obstáculo para las organizaciones con capacidades limitadas.
- Énfasis en conceptos teóricos: IPMA se centra en gran medida en modelos de competencias, métodos y fundamentos teóricos. Los gestores de proyectos que prefieren enfoques orientados a la práctica pueden tener dificultades para aplicar los conceptos en el trabajo diario de los proyectos.
- Enfoque en las habilidades sociales: la importancia que se da a las habilidades de liderazgo y comunicación es uno de los puntos fuertes del modelo, pero puede suponer un reto para algunos gestores de proyectos. Quienes aún tengan que desarrollar estas habilidades necesitarán apoyo adicional para aplicarlas de manera efectiva.
- Ausencia de normas específicas para cada sector: a diferencia de métodos especializados como Automotive SPICE o PRINCE2, IPMA no ofrece directrices específicas para cada sector. Las organizaciones de sectores muy regulados o especializados pueden tener que tener en cuenta normas complementarias.
Es importante destacar que estos puntos no restan valor a la calidad del enfoque de IPMA. Más bien sirven como indicaciones que deben tenerse en cuenta a la hora de elegir el método de gestión de proyectos adecuado para un proyecto u organización concretos.
