Un modelo de la realidad de nuestra organización y formas de trabajar

ZF Friedrichshafen AG es uno de los líderes mundiales del mercado en tecnología de transmisión y chasis y uno de los mayores proveedores de automoción. Fundada en 1915, la abreviatura de su nombre significa Zahnradfabrik (fábrica de engranajes). En la actualidad, ZF emplea a más de 153.500 personas en unos 270 centros repartidos por 42 países. Entre los clientes de ZF se encuentran todos los fabricantes de equipos originales de renombre de la industria del automóvil y fabricantes de vehículos como Porsche, BMW, Audi, Daimler, pero también fabricantes de motocicletas como Ducati. Se puede decir que casi todo lo que se mueve con cuatro - o dos - ruedas contiene tecnología de ZF. Por ejemplo, la propulsión híbrida del Porsche 918 Spyder procede de ZF Friedrichshafen.

ZF Mechanical Engineering es un socio estratégico de todas las divisiones de ZF y desarrolla, construye y suministra máquinas especiales para uso interno. De este modo, contribuimos decisivamente al desarrollo de procesos y a la industrialización de diversos e innovadores productos ZF. Cada año, preparamos unas 900 ofertas de recambios, herramientas y desarrollos de máquinas especiales. Esto significa que cada año se llevan a cabo en ZF Maschinenbau unos 70 proyectos para máquinas especiales. El alcance de estos proyectos varía y suelen durar entre 9 y 14 meses. Todos los proyectos se llevan a cabo en todas las divisiones; nuestros clientes proceden siempre de otras divisiones y de las sedes de ZF Friedrichshafen AG en todo el mundo. ZF Mechanical Engineering generó aproximadamente 33 millones de euros en ventas en 2015.

Situación inicial, necesidad y proceso de selección

Hasta 2015, la gestión de proyectos en ZF Maschinenbau se basaba en un modelo de datos estático en Microsoft Access y Excel. Algunos de nuestros proyectos son muy complejos, por lo que no se podían coordinar con la solución anterior. Además, carecíamos de las posibilidades de visualización y supervisión multiproyecto de todos los proyectos; había un deseo de mayor transparencia. También nos enfrentábamos a la cuestión de cómo sería la gestión de proyectos dentro de 10 años si seguía realizándose con las herramientas anteriores.

Así que empezamos a investigar el mercado, primero en Internet y después en CeBIT. Allí también conocimos Projektron e incluimos a BCS en la evaluación del software. Además de la PMO y el departamento de TI, nuestro departamento de compras y el comité de empresa participaron en la determinación concreta de los requisitos para identificar conjuntamente la herramienta más adecuada. Las opciones finales fueron Microsoft Project Server, SAP PS, que ya estaba disponible en el grupo, y Projektron BCS. Nos convenció especialmente la ergonomía del software, que esperábamos fuera bien aceptado por los usuarios, así como el enfoque basado en navegador, gracias al cual ya no es necesaria una instalación local en los puestos de trabajo individuales. Las posibilidades de personalización individual también pesaron mucho en nuestra decisión, porque BCS nos permite trazar nuestra propia organización sin tener que hacer concesiones.

Despliegue de Projektron BCS

Comenzamos a instalar Projektron BCS en marzo de 2015. Los proyectos planificados hasta entonces se seguían gestionando de la forma antigua; creábamos todos los proyectos nuevos directamente en BCS. Prescindimos deliberadamente de interfaces fijas con otros sistemas para garantizar la consolidación de la aplicación y proporcionamos a los usuarios los conocimientos necesarios mediante formación. Los usuarios clave recibieron formación específica en Projektron y, además, todos los gestores de proyectos y empleados que llevan la contabilidad en BCS recibieron formación interna con un manual de formación individual.

La amplia aceptación de los usuarios se consiguió y se mantuvo gracias a nuestro marketing de proyectos en el marco de actos informativos periódicos. Después de que el comité de empresa aprobara el uso de Projektron BCS en la sede de Schweinfurt en enero de 2016, alrededor de 70 - 80 de nuestros 120 empleados de los departamentos de desarrollo, compras, fabricación y montaje trabajan ahora con BCS en diversas funciones de usuario. En BCS utilizamos principalmente las funciones de planificación de proyectos, gestión de recursos, control de proyectos y registro de tiempos, así como el sistema de tickets. Sólo existen interfaces para el intercambio con proveedores de servicios externos a través de procesos normales de exportación/importación. Por ejemplo, utilizamos el repositorio de archivos para gestionar los documentos de especificación y verificación de nuestros proyectos.

Hemos estandarizado mucho el procedimiento de elaboración de nuestras ofertas y a menudo trabajamos con plantillas de proyecto propias. Esto tiene la ventaja de que no tenemos que empezar de cero. Las solicitudes se recogen de forma centralizada. Los gestores de programa crean los datos maestros como proyecto en el estado Solicitud y asignan un gestor de proyecto. El cliente recibe entonces un correo electrónico generado desde BCS como confirmación de la solicitud. A continuación, se pide al gestor del proyecto que prepare una oferta en un plazo determinado y que la envíe también a través de BCS. Cuando el cliente encarga el proyecto, comienza la planificación del esfuerzo y la estructura con un plazo fijo. Tras la puesta en marcha, el gestor del proyecto planifica las tareas y los plazos de abajo arriba y documenta en BCS los avances durante el proyecto. Las listas de comprobación ayudan a cumplir los requisitos de garantía de calidad.

Una vez finalizado el proyecto, los hallazgos fluyen hacia las plantillas como lecciones aprendidas y las completan con el efecto de que cada vez son más a prueba de errores.

En las reuniones periódicas de control del proyecto, las reuniones de hitos, los jefes de proyecto informan sobre sus respectivos proyectos con el objetivo de liberar hitos. También accedemos a BCS para ello y utilizamos nuestro propio asistente para el control de proyectos. Para ello hemos creado nuestro propio cuadro de mandos. Los proyectos finalizados quedan documentados en BCS y, en caso de consultas posteriores, se puede realizar una imputación y también es posible un nuevo cálculo gracias a la imputación basada en el esfuerzo.

ZF y BCS: una situación en la que todos salen ganando

BCS se ha convertido en un modelo de realidad para nuestra organización y nuestra forma de trabajar. Además del alto grado de estandarización gracias al nuevo procedimiento con BCS, valoramos especialmente el hecho de poder acceder a datos en tiempo real y que los datos de nuestros proyectos estén siempre actualizados a pesar de la gran complejidad.

Con BCS, ahora podemos facilitar información a los clientes con sólo pulsar un botón. Además, las funciones de adjunto pueden realizarse más fácilmente porque toda la información es accesible, los esfuerzos de búsqueda se han reducido drásticamente y por fin impera la transparencia. Como organización que aprende, también hemos aumentado la eficiencia y eficacia de nuestro trabajo de proyectos. En el futuro, Projektron BCS se utilizará en otras unidades de negocio, por ejemplo en ZF Race Engineering. En caso necesario, también introduciremos otras interfaces para evitar el almacenamiento duplicado de datos y aumentar aún más la eficiencia. Junto con los clientes, también queremos utilizar el sistema de tickets de forma aún más intensiva, posiblemente en varios idiomas. Seguiremos contando con el soporte de Projektron para realizar pequeños ajustes; según nuestra experiencia, la cooperación con Projektron funciona muy bien y las cuestiones técnicas se llevan a buen término conjuntamente. La relación comercial con Projektron puede describirse como una situación en la que todos salen ganando.