El registro del tiempo como base para el cálculo de proyectos basado en datos
Informe de usuario por Alfha GmbH & Co. KG
Con Projektron BCS hemos encontrado una plataforma centralizada que refleja de forma estructurada nuestra compleja actividad de proyectos y, al mismo tiempo, es lo suficientemente flexible como para satisfacer nuestras necesidades individuales. La colaboración con el equipo de Projektron es profesional, cooperativa y siempre orientada a la búsqueda de soluciones. La decisión de optar por BCS fue un hito en nuestro desarrollo digital y, a día de hoy, seguimos convencidos de que fue la decisión correcta.
Alfha: 40 años como especialistas en la industria maderera
Nuestra empresa Alfha fue fundada en 1985 por el maestro electricista Alfons Habbel y, durante los primeros años, se dedicó principalmente a las instalaciones eléctricas, la construcción de armarios de distribución y la tecnología de control. Entre nuestros primeros clientes se encontraban varios aserraderos y empresas de transformación de la madera, y desde entonces nos hemos especializado en este sector. Desde 1998, Achim Habbel, la segunda generación, también forma parte de la empresa y, desde 2005, dirige la empresa familiar junto con su padre. Con casi 60 empleados y más de 300 clientes, somos una de las empresas líderes en tecnología de automatización e información para la industria maderera y de aserrado en Europa Central.
En nuestro taller eléctrico diseñamos y fabricamos armarios de distribución y paneles de control, y equipamos salas de control completas con todo el equipo necesario. Nuestros electricistas cablean las instalaciones de producción, algunas de más de 100 metros de longitud, sentando así las bases para los técnicos de control. Estos desarrollan programas de secuencias PLC para la producción automatizada y los ponen en marcha in situ en las instalaciones de nuestros clientes. El departamento de software desarrolla sistemas para la preparación del trabajo y sistemas de control de la producción que suministran los datos necesarios a las instalaciones, en algunos casos muy complejas, y se encargan del control del flujo de materiales.
Con el fin de ofrecer la mayor variedad posible de productos y servicios, también ofrecemos tecnología de medición, por ejemplo, mediciones dimensionales para tablas, pero también sistemas de escáneres 3D para troncos o para detectar restos de corteza en las tablas. Gracias a nuestros sistemas de automatización y productos de software, podemos controlar la producción en los aserraderos, desde el tronco hasta el paquete de tablas acabadas.
Otro punto fuerte es la fabricación de materiales de construcción de madera encolada, entre otros, la denominada madera laminada encolada y madera contralaminada, que se utiliza para la construcción de edificios. En instalaciones automatizadas se fabrican, entre otros, elementos prefabricados para paredes y techos de edificios. En 2024 hemos utilizado estos elementos para una ampliación de nuestro edificio, fabricados en una instalación controlada por nosotros y perteneciente a uno de nuestros clientes habituales.
Además del suministro de sistemas para nuevas instalaciones, a menudo como socio o subcontratista de fabricantes de maquinaria para la industria de la madera, la modernización de instalaciones existentes es uno de nuestros puntos fuertes. Esto no solo permite restablecer la seguridad operativa y actualizar una instalación al estado actual de la técnica, sino que, gracias al uso de nuevas tecnologías de medición o sistemas de optimización mejorados, a veces también se puede aumentar el rendimiento o mejorar la calidad del producto. Para nosotros es muy gratificante fabricar sistemas de accionamiento y desarrollar software que permiten fabricar materiales de construcción de madera renovables y respetuosos con el clima de forma eficiente y con un uso racional de los recursos.
Proyectos de clientes con requisitos complejos
La mayor parte de nuestros pedidos y, por lo tanto, de nuestra facturación, corresponde al negocio de proyectos con los sistemas de automatización y TI descritos anteriormente. Las instalaciones que se deben controlar suelen estar diseñadas y suministradas por las empresas de ingeniería mecánica correspondientes según las especificaciones del cliente. Aunque las instalaciones sean similares y a menudo se utilicen máquinas y componentes similares, casi ninguna instalación es igual a otra. Por lo tanto, la electrónica de potencia también se diseña específicamente para cada instalación y la fabricación eléctrica es, en principio, una producción individual. El desarrollo de los programas de secuencia de PLC y de los sistemas de control de la producción también se puede clasificar más bien como programación individual. A lo largo de los años, los proyectos se han vuelto cada vez más complejos y los equipos de proyecto más grandes. Esto ha creado la necesidad de cubrir la gestión de proyectos con software.
El camino hacia la solución de software adecuada
Ya a mediados de la década de 2010, cuando estábamos evaluando la posibilidad de introducir un nuevo sistema ERP, nos pusimos en contacto con Projektron GmbH. La estructura y el funcionamiento de Projektron BCS nos gustaron mucho desde el principio, al igual que la gama de funciones para la gestión de proyectos y el sistema de tickets. Sin embargo, en aquel momento buscábamos un ERP integral que, además de la fabricación eléctrica, también dominara la gestión de materiales con conexión a mayoristas, listas de piezas en el cálculo de ofertas y otros temas similares. Por ello, en los años siguientes nos decidimos por otro sistema ERP.
El sistema ERP cubría básicamente todas las áreas y se podía personalizar de forma muy completa. Sin embargo, no estábamos satisfechos con la asistencia del proveedor y, como consecuencia de la falta de soporte, la introducción de nuevos módulos fue demasiado lenta. La falta de desarrollo de la arquitectura del sistema, una aplicación clásica de MS Windows diseñada para funcionar en una LAN, también nos causó muchos quebraderos de cabeza. Por ello, en 2023 decidimos dar un paso drástico y sustituir el sistema ERP.
Un reinicio exitoso con Projektron BCS
Ahora hemos optado por una solución dividida en dos partes: un sistema se encarga del cálculo de ofertas, la gestión de materiales y la tramitación comercial, mientras que Projektron BCS se ocupa de la gestión de proyectos, el registro de horas, el sistema de tickets, la planificación de citas y la organización interna.
Para las áreas mencionadas, Projektron BCS fue directamente el favorito en nuestro nuevo proceso de selección. Desde el principio, nos sentimos muy bien atendidos por nuestra persona de contacto de ventas de entonces y actual asesora de clientes: respondió a nuestro catálogo de requisitos y preguntas de forma muy concienzuda y detallada, elaboró ofertas en poco tiempo y, posteriormente, respondió de forma fiable a las preguntas pendientes. Esto nos causó una impresión positiva que se ha mantenido desde entonces a lo largo de toda la colaboración: un espíritu de equipo evidentemente muy bueno y una buena convivencia en Projektron. Si en las reuniones online surgían preguntas específicas o cuestiones pendientes, a menudo se consultaba directamente, sin necesidad de acordarlo previamente, a un compañero del área correspondiente, se discutían los temas, se analizaban las funciones directamente en el sistema o se buscaban posibles alternativas si la función que deseábamos inicialmente no existía en esta forma en la versión estándar.
El trato de los empleados de Projektron siempre nos ha parecido amable, cordial y, en el buen sentido, distendido. Algo que también es muy importante para nosotros a nivel interno y que, en este sentido, fue y sigue siendo un punto a favor de Projektron.
Del taller de requisitos al equipo administrativo propio
Tras nuestra confirmación definitiva, se celebró finalmente un taller de requisitos. La cita estuvo bien preparada y se desarrolló de forma estructurada y eficaz, además de agradable desde el punto de vista interpersonal.
Para documentar todos los requisitos, utilizamos directamente un BCS de prueba y registramos allí nuestros requisitos en forma de tickets. Como resultado del taller, quedó claro qué requisitos se implementarían y cómo: muchos estaban o están cubiertos por el estándar, algunos los pudimos adaptar nosotros mismos posteriormente y otros los configuró o implementó Projektron GmbH para nosotros.
A continuación, formamos a nuestro propio equipo de administración de BCS mediante un curso interno para jefes de proyecto y un curso básico de administración interno. Después, con la ayuda de Projektron, instalamos nuestro propio sistema de prueba y producción en un servidor interno y comenzamos con la configuración.
Paralelamente, Projektron comenzó a implementar algunos requisitos. Nos decidimos por el modelo con un interlocutor técnico fijo en el servicio de asistencia para configuraciones y adaptaciones, y estamos muy satisfechos con esta opción. La gestión a través del portal de asistencia y la comunicación con nuestro interlocutor funcionan a la perfección y la implementación se ajusta a nuestros requisitos y deseos.
Dado que tanto Projektron como nosotros mismos realizamos ajustes y ampliaciones de la configuración, trabajamos con el servicio de control de versiones de la configuración y sincronizamos nuestra configuración a través de él. Antes de poner en marcha el sistema, Projektron también formó a los usuarios avanzados y al equipo de gestión de proyectos. Las reuniones periódicas durante la fase de implantación nos permitieron mantener el rumbo y siempre tuvimos puntos de referencia para el intercambio de opiniones.
Enfoque en el registro de horas: reflejar modelos de horario laboral complejos
Un aspecto importante durante la implementación y en nuestro uso actual de BCS es el registro de horas: todos los empleados registran sus horas de presencia en el sistema, en parte también a través de la aplicación BCS. Además, gestionamos todas las ausencias, como vacaciones, compensación de horas extras o bajas por enfermedad, en BCS.
Tenemos muchos modelos de jornada laboral diferentes y algunas normas especiales en materia de horas extras, cuentas de horas trabajadas, remuneración del trabajo en domingos y festivos, etc. BCS nos permite reflejar todos estos requisitos. Además, hemos implementado una interfaz de exportación de Projektron que prepara los datos para el cálculo de las nóminas.
Además de los tiempos de presencia, utilizamos el sistema de forma intensiva para asignar las horas de trabajo a proyectos y centros de coste. Para ello, utilizamos numerosas funciones que ofrece BCS: proyectos con subproyectos y tareas para los proyectos de nuestros clientes y, en parte, para proyectos internos, tareas continuas diferenciadas para la atención continua de clientes habituales y sus instalaciones, así como actividades y tareas operativas para reflejar nuestra estructura de centros de coste.
Mediante funciones y conjuntos de funciones, representamos diferentes niveles de cualificación y tasas de facturación, y también utilizamos tipos de rendimiento para una agrupación y facturación diferenciadas, por ejemplo, de tiempos de desarrollo, in situ o de desplazamiento. De este modo, la mayoría de los empleados registran su tiempo de trabajo de forma muy detallada en la vista «Contabilización diaria» y nosotros utilizamos estos datos para el cálculo continuo de los proyectos, así como para proporcionar una prueba transparente a nuestros clientes cuando se acuerda una facturación según el trabajo realizado.
El tiempo de proyecto con solo pulsar un botón facilita el cálculo del proyecto
Al crear proyectos, hemos adaptado los asistentes a nuestras necesidades, de modo que ahora nuestro asistente de proyectos puede crear nuevos proyectos de forma muy estructurada y guiada por el software.
En los datos maestros, gracias a los conocimientos adquiridos en la formación para administradores, hemos añadido algunos campos y adaptado los ya existentes. Un ejemplo de ello es el cliente final: a menudo trabajamos por encargo de un fabricante de maquinaria, que es nuestro cliente, pero luego llevamos a cabo la instalación y la puesta en marcha directamente en las instalaciones del «cliente final», por ejemplo, una serrería o una fábrica de madera laminada, por lo que la información también es decisiva en los datos maestros del proyecto.
En la planificación del equipo, normalmente asignamos a los empleados sus funciones de forma detallada a nivel de subproyectos y tareas, para no sobrecargar demasiado sus listas de tareas.
En algunos casos, también utilizamos la función de grupos de personas. Un ejemplo es el grupo de personas «Fabricación eléctrica», ya que en la fase de gestión del proyecto no planificamos de antemano qué empleados fabricarán exactamente qué armarios de distribución o paneles de control, sino que esta distribución del trabajo la realiza el jefe de taller diaria o semanalmente, en función de la disponibilidad del personal.
Tickets en lugar de papeles
Los tickets son otro tema decisivo para nosotros en BCS. Antes de introducir BCS, debemos admitir con vergüenza que no contábamos con un sistema de tickets uniforme, sino con una mezcla heterogénea de herramientas.
Con el crecimiento de la empresa en los últimos años, también ha aumentado el número de tareas, requisitos, solicitudes de asistencia, etc., que ahora se pueden gestionar a través de tickets en BCS. En algunas áreas de la empresa, esto ya se practica con éxito, especialmente en el desarrollo de software.
Ahora nuestro objetivo es implementarlo de forma coherente en toda la empresa. En colaboración con Projektron, hemos realizado algunos ajustes de configuración para poder reflejar de forma óptima nuestros procesos con los tickets de BCS. Un ejemplo son los estados personalizados y las transiciones de estado basadas en roles: así, algunas transiciones solo pueden ser realizadas por el cliente, mientras que otras solo pueden ser realizadas por el gestor de proyectos Alfha.
Como estamos muy convencidos del portal de soporte de BCS, hemos decidido ofrecer también a nuestros clientes un portal de soporte a través de BCS. Para ello, con la ayuda de nuestro asesor técnico de Projektron, hemos creado nuestro propio servidor de soporte BCS, al que pueden acceder los clientes autorizados. Los proyectos aprobados, con sus tareas y tickets externos, se sincronizan automáticamente entre nuestro sistema productivo interno y el sistema de soporte.
El BCS es la plataforma central de control para citas y recursos
Como último ejemplo de las funciones del BCS que utilizamos, nos gustaría abordar el tema de las citas y la planificación de citas. Durante la búsqueda de una nueva solución de software descrita anteriormente, nos sorprendió que muchos sistemas no pudieran cumplir nuestros requisitos en cuanto a la planificación de citas. Por lo general, no necesitamos un calendario detallado del proyecto, es decir, un típico diagrama de Gantt que muestre el calendario y las dependencias. Sin embargo, una visión general de todos los empleados y su asignación a los distintos proyectos a nivel diario o semanal es una herramienta de control decisiva para nuestra gestión multiproyecto y la planificación de la asignación de personal.
Esto es precisamente lo que nos ofrece BCS, con la ventaja adicional de que, además de las «fechas previstas» para proyectos o tareas, también se pueden visualizar en una sola vista las ausencias u otras citas, como reuniones y reuniones en línea. Mediante tipos de citas configurados individualmente, también podemos diferenciar por colores, por ejemplo, las actividades de desarrollo previstas de las intervenciones in situ en las instalaciones de nuestros clientes.
En lo que respecta a las citas, también utilizamos el sistema de derechos de BCS: las «citas planificadas» solo las introduce el departamento de planificación de personal, las bajas por enfermedad las registra el departamento de recursos humanos y, en el caso de las solicitudes de vacaciones y tiempo libre, se activan flujos de trabajo de autorización con los jefes de departamento asignados. Para la preparación estructurada y la ejecución eficiente de citas como reuniones iniciales o internas, utilizamos la función de agenda de BCS, en parte el modo de presentación en la propia cita, registramos los resultados, creamos citas de seguimiento o tickets y, si es necesario, aplazamos puntos de la agenda a citas posteriores.
Estamos tan convencidos de la funcionalidad de la agenda que queremos establecer BCS como único sistema de citas en la empresa y, por lo tanto, estamos estudiando junto con Projektron cómo podemos integrar citas externas o participantes a través de interfaces, incluso si no utilizamos Microsoft 365.
Conclusión y perspectivas sobre otras funciones de BCS
Ha pasado aproximadamente medio año desde que empezamos a utilizar BCS de forma productiva. Nuestra gran satisfacción con el sistema y con el equipo de Projektron durante la fase de selección, configuración e implementación no ha cambiado. La decisión de cambiar a Projektron BCS ha sido muy acertada. La funcionalidad y la facilidad de uso de BCS han aumentado la aceptación entre muchos empleados en lo que respecta al tema, no siempre popular, del registro del tiempo y también al manejo de los tickets.
Vemos aún mucho potencial para Alfha en BCS. Uno de los próximos pasos es la implementación del módulo de facturación. Nuestra intención es preparar en BCS las partidas de facturación basadas en servicios y exportarlas a nuestro software para el procesamiento de pedidos. También valoramos positivamente el desarrollo continuo del sistema. Algunos ya utilizan el tablero Kanban personal para organizarse y estamos deseando conocer las próximas novedades en el registro del tiempo. Nuestra estrategia y nuestros valores empresariales incluyen el establecimiento de relaciones a largo plazo y el trato respetuoso con todos los actores. Creemos que nuestra colaboración con Projektron está en consonancia con ello, que hemos encontrado en ellos otro socio fiable y a largo plazo y, además, apreciamos y nos caen bien nuestras personas de contacto en Projektron.
