Gestión de gastos: Registrar, comprobar, reembolsar y liquidar gastos y costes de viaje

Su informe de gastos de viaje y la gestión de los gastos de forma digital y sin papel

Desde el registro de gastos, pasando por la comprobación de gastos, hasta el informe de gastos: con la gestión de gastos de Projektron BCS puede automatizar y digitalizar sus gastos de viaje y el informe de gastos de forma sencilla y eficaz. Ahorre en un software separado para su gestión de gastos, porque BCS tiene mucho más que ofrecer que un simple software de gestión de proyectos y, en combinación con la aplicación Projektron, aporta toda la gama de funciones de un software de gestión de gastos.


Registro de gastos digital, cómodo y flexible con Projektron BCS

Tanto si se trata de gastos relacionados con la tarea, el cliente o el proyecto, Projektron BCS combina el alcance funcional de un software de gestión de proyectos con las herramientas de un software de gestión de gastos.

➤ ¿Quiere que sus empleados puedan registrar su tiempo de trabajo a través de la web, de forma flexible en la oficina y sobre el terreno, en la oficina y en la oficina en casa, en línea y sin conexión?

➤ ¿Desea registrar digitalmente y gestionar de forma centralizada los costes de viaje, los gastos y los desembolsos de sus empleados?

➤ ¿Sus empleados están a menudo de viaje y necesitan registrar los costes de los viajes, los gastos y los desembolsos de efectivo directamente en sus dispositivos móviles sin mayor esfuerzo?

➤ ¿Sus empleados trabajan a nivel internacional en diferentes áreas monetarias y le gustaría asignar con precisión todos los gastos en cada moneda y para cada tasa de gasto específica de cada país?

➤ ¿Su personal y los gestores de proyectos deberían dedicar menos esfuerzo a comprobar los informes de gastos?

➤ ¿Su proceso de gastos tarda demasiado y quiere acortar significativamente el proceso de gestión entre el registro de gastos y el reembolso o la facturación de los mismos?

➤ ¿Busca una forma de centralizar la gestión de sus proyectos, la gestión de los recursos humanos, los procesos contables y la gestión de los gastos con un único software?

  • Registro de gastos en Projektron BCS con el asistente.
  • Un vistazo al módulo de registro de gastos de Projektron BCS.

Con Projektron BCS, usted está haciendo exactamente la elección correcta para todas estas preocupaciones, porque la solución de gestión de gastos integrada es:

integral, ya que mapea digitalmente todos los procesos de gasto y almacena todos los datos de forma centralizada y segura.

flexible, ya que los gastos se pueden registrar a través de la aplicación móvil.

minimiza los errores, ya que permite una comprobación y aprobación centralizada, clara y estandarizada.

eficiente, ya que automatiza todo su proceso de gastos.

conveniente, ya que apoya a todas las partes involucradas con asistentes, plantillas y flujos de trabajo.

económico, ya que le ahorra la implantación y mantenimiento de una solución aislada para su gestión de gastos.

Las funciones de gestión de gastos están disponibles a través de las correspondientes licencias de usuario para empleados, gestores de recursos humanos, gestores de proyectos o gestores de facturas. Compruébelo usted mismo y pruebe Projektron BCS.

Solicitado, evaluado, aprobado: Gestión de gastos con asistente y flujo de trabajo de aprobación

Projektron BCS le ayuda activamente a usted y a sus empleados cuando quieren registrar sus costes de viaje, gastos y desembolsos. Un asistente intuitivo guía a sus empleados a través del proceso de introducción de recibos, comprobación de gastos y aprobación de los mismos. Con sólo unos pocos clics y entradas, usted y sus empleados crean un informe de gastos y lo envían para su revisión y aprobación.

La gestión de gastos de Projektron BCS le ayuda en todos estos pasos:

  • Los responsables de RRHH comprueban los gastos aprobados individualmente por cada empleado o colectivamente para todos los departamentos, ajustan los gastos de los empleados si es necesario o introducen los gastos de un empleado.
  • Los gestores de proyectos comprueban los gastos de todos los miembros del equipo en el proyecto o en tareas individuales en vistas de gastos claras y liberan los gastos para su facturación después de la comprobación.
  • El departamento de contabilidad o de gestión de facturas inicia la facturación inmediatamente después de comprobar los gastos registrados o inicia la aprobación y el reembolso de los gastos de los empleados.

Cree y active un flujo de trabajo de aprobación adaptado individualmente a sus necesidades que le apoye de forma óptima a usted y a sus empleados en cada estado de gasto y se adapte a sus procesos de aprobación. Desde "creado" y "solicitado" hasta "aprobado", "liberado" y "comprobado", pasando por "liquidado" y "contabilizado": ¡gestión de gastos personalizada!

Registrar eficazmente los gastos: Informe de gastos de viaje con plantillas y favoritos

¿Los viajes de negocios al mismo lugar se repiten en su rutina diaria de trabajo o de proyectos? Con la función de copia en la gestión de gastos de Projektron BCS, puede duplicar un viaje de negocios anterior a una nueva fecha de inicio con sólo unos clics. Opcionalmente, también puede copiar los gastos realizados en concepto de comidas, dietas por kilometraje, alojamiento, tiempos de viaje o gastos de vales. El asistente de gestión de gastos le guiará directamente a través de la entrada de recibos y le permitirá realizar más ajustes en el viaje de negocios copiado.

¿Realiza regularmente viajes de negocios a diferentes lugares? Basta con crear los favoritos de los viajes de negocios para tener acceso inmediato a una plantilla adecuada más adelante y hacer que sus informes de gastos y desplazamientos sean aún más rápidos y cómodos. Gracias al flujo de trabajo automatizado de la gestión de gastos, sus informes de gastos están disponibles inmediatamente para que los revisen los empleados correspondientes.

¿Viaja al extranjero? Gestión de gastos sin fronteras

¿Su organización tiene oficinas en varios países? ¿Sus consultores se desplazan a distintos países para atender a sus clientes? Con la gestión de gastos de Projektron BCS puede superar fácilmente las barreras monetarias, ya que calcula automáticamente la tasa de gastos correspondiente a cada empleado, en función del país de trabajo. BCS tiene en cuenta las tasas de gastos que dependen de cada país, así como las diferentes monedas, y traza un mapa exacto de los costes de su viaje.

Registro de gastos en movimiento con la aplicación Projektron BCS

Con la aplicación Projektron BCS, estará perfectamente equipado para los viajes de negocios: No sólo puede utilizarlo para registrar sus horas de trabajo e importar contactos comerciales, sino que también puede registrar sus gastos y costes directamente durante el viaje.

Die Eingabe von Spesen ist denkbar unkompliziert und intuitiv: Ein Foto mit der Kamera Ihres Smartphones genügt. Alternativ können Sie auch PDF-Dateien hochladen. Die erfassten Belege ordnen Sie wahlweise verschiedenen Reiseabschnitten oder Belegphasen zu. Verpflegung, Kilometer und Übernachtungen dokumentieren Sie somit nahezu in Echtzeit auf Ihrem Smartphone.

Introducir los gastos es de lo más sencillo e intuitivo: basta con hacer una foto con la cámara del smartphone. También puede cargar archivos PDF. Puede asignar los comprobantes registrados a diferentes segmentos de viaje o fases de comprobación. Puedes documentar las comidas, los kilómetros y las pernoctaciones casi en tiempo real en tu smartphone.

¿No tienes recepción de Internet en la carretera? No hay problema. Con la WebApp de Projektron BCS, puede registrar fácilmente sus gastos fuera de línea. Todos los datos de la aplicación se guardan en el navegador web y se conservan incluso después de cerrar el navegador web o apagar el dispositivo. La aplicación le muestra cuántas entradas quedan por sincronizar. En cuanto vuelva a tener acceso a la red e inicie la aplicación, sus datos se sincronizarán automáticamente con Projektron BCS.

Tras la sincronización, el software de gestión de proyectos Projektron BCS calcula automáticamente las provisiones de gastos y convierte los importes de los recibos en consecuencia. También puede volver a comprobar posteriormente los recibos y detalles sincronizados, corregirlos si es necesario, añadirlos y enviarlos para su liquidación.

BCS para su gestión de gastos: las ventajas de un vistazo

✓ Registro de gastos fácil de usar e intuitivo gracias al apoyo de los asistentes.

✓ Gestión de gastos internacionales con tarifas de gastos dependientes del país y conversión automática de divisas

✓ Proceso de gastos automatizado gracias al flujo de trabajo de aprobación

✓ Gestión integral de los gastos, desde la entrada de recibos hasta el reembolso o la facturación

✓ Entrada de gastos que ahorra tiempo gracias a las plantillas y los favoritos

✓ Entrada móvil de gastos y recibos con la aplicación Projektron BCS

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