Gestión eficiente de la cartera de proyectos con BCS
Informe de usuario de la Clínica Universitaria de Friburgo
La gran flexibilidad de Projektron BCS nos permite representar fácilmente los requisitos internos de la empresa para la gestión de proyectos y programas (PPM), lo que contribuye a la aceptación de la herramienta.
La Clínica Universitaria de Friburgo replantea la medicina
La Clínica Universitaria de Friburgo (UKF), con más de 15 000 empleados, es uno de los hospitales universitarios más grandes de Alemania. Alrededor de 2000 médicos y más de 4600 enfermeros atienden cada año a unos 90 000 pacientes hospitalizados y realizan alrededor de 980 000 visitas ambulatorias.
El hospital universitario combina en su misión original la investigación, la enseñanza y la atención al paciente, siempre con el objetivo de ofrecer a los pacientes, tanto hoy como en el futuro, un tratamiento basado en los últimos avances científicos.
El Hospital Universitario de Friburgo concede gran importancia al papel central de la atención al paciente mediante la combinación de conocimientos de la práctica clínica, la investigación y la enseñanza. Gracias a su estrecha colaboración, todos los grupos profesionales orientan sistemáticamente su actuación a las necesidades de los pacientes. El hospital aspira a alcanzar posiciones de liderazgo entre los hospitales universitarios alemanes en materia de tratamiento, investigación y enseñanza, e integra las ideas creativas y el talento único de sus empleados.
En el marco de la transformación digital de la medicina universitaria, el hospital apuesta de forma específica por el uso de datos exhaustivos: detecta los riesgos del tratamiento en tiempo real, mejora continuamente la atención al paciente, optimiza los procesos y refuerza la investigación basada en datos.
Objetivo: cartera de proyectos uniforme, mayor visión general
Software de gestión de proyectos Projektron BCS en el modelo SaaS. De este modo, registramos y controlamos todos los grandes proyectos informáticos y organizativos de nuestro hospital en una cartera de proyectos común. Participan equipos como, por ejemplo, el Centro de Digitalización y Tecnología de la Información, diversos departamentos administrativos, pero también las más diversas áreas de negocio.
Queríamos presentar de forma clara y gestionar de manera fiable la gran cantidad de proyectos, entre 50 y 200. Además, los gestores de cartera debían poder mantener fácilmente sus proyectos y proporcionar información para el control. Para ello, necesitábamos una herramienta que nos ayudara a tomar decisiones sobre el inicio y la gestión de proyectos y, al mismo tiempo, proporcionara transparencia sobre el progreso general.
Anteriormente, los datos de los proyectos solían estar dispersos y solo se podían comparar de forma limitada. Esto dificultaba una evaluación y priorización uniformes. Tampoco existía una solución centralizada para la presentación de informes a la dirección y la gestión de escalamientos. Con Projektron BCS, ahora podemos representar diferentes tipos de proyectos, como proyectos de construcción, TI u organizativos, en una estructura común. Con el software, creamos informes para la alta dirección y preparamos decisiones fundamentadas.
Además, para nosotros era importante contar con una solución ágil y fácil de usar. BCS cumple este requisito: lo utilizan principalmente la gestión de la cartera de proyectos y los directores de proyectos. De este modo, podemos gestionar nuestros proyectos de forma más eficiente y coordinarlos mejor entre sí.
De la búsqueda en Internet al software de gestión de proyectos
Nuestro primer contacto con Projektron BCS se produjo a través de una simple búsqueda en Internet del término «gestión de carteras». De esta manera, nos dimos cuenta de la existencia del sistema y, a continuación, nos ocupamos más intensamente de las funciones y posibilidades de aplicación que ofrecía. Lo que fue decisivo para nuestra decisión fueron, sobre todo, las convincentes referencias, la buena usabilidad, la personalización y el conjunto de funciones adecuado para las necesidades de nuestro hospital. BCS puede representar claramente diferentes tipos de proyectos, desde proyectos de TI hasta proyectos de construcción, en una cartera centralizada y, al mismo tiempo, apoyar a la dirección con bases claras para la toma de decisiones.
La estrategia de implementación concreta se elaboró conjuntamente en el marco de un taller de requisitos y se aplicó mediante otros talleres, consultas y cursos de formación.
Al principio, se implementaron principalmente funciones para la gestión de proyectos y carteras, la elaboración de informes y la preparación de proyectos. La atención se centra principalmente en la gestión de múltiples proyectos y estos se crean con una perspectiva de «alto nivel», en la que se presta especial atención al plan general, los objetivos del proyecto, la importancia estratégica y las responsabilidades. La ejecución real del proyecto y la organización del trabajo se llevaron a cabo con la ayuda de otras herramientas. Los grupos de usuarios incluían gestores de cartera, comités directivos y administradores.
Durante la introducción, el software se configuró y adaptó junto con un consultor de Projektron GmbH. Además, se impartieron cursos de formación para los gestores de cartera con un programa adaptado a las necesidades de la UKF.
BCS para una gestión eficaz de múltiples proyectos
Actualmente utilizamos Projektron BCS en varias áreas de trabajo centrales. Nos centramos principalmente en la gestión de proyectos y carteras (PPM), la elaboración de informes y el control de proyectos a nivel multiproyecto. Para estos fines, el software se utiliza para la descripción del proyecto, por ejemplo, para definir objetivos, evaluar la importancia estratégica, analizar el entorno, crear planes de hitos y planificar el equipo con marcadores de posición. El registro de los riesgos del proyecto y la planificación aproximada de los costes también se realizan directamente en BCS.
Actualmente, nuestro uso del software se encuentra en una fase de expansión adicional. Por el momento, nos centramos en la gestión de la cartera de proyectos. Actualmente estamos profundizando en nuestros análisis de cartera, representando sistemáticamente las dependencias entre proyectos y creando informes significativos que permiten un control eficaz de toda la cartera de proyectos. BCS nos sirve como herramienta central: crea transparencia sobre el estado de todos los proyectos y nos ayuda a tomar decisiones fundamentadas sobre las prioridades y el uso de los recursos con la ayuda de marcadores de posición.
En la elaboración de informes, actualmente utilizamos tanto informes individuales como paneles de control, que permiten obtener una visión general rápida del estado de los proyectos, los hitos y los riesgos. Estos informes son una base importante para informar periódicamente a la dirección y a los órganos de gobierno. Seguimos ampliando y estandarizando la elaboración de informes para que se tengan aún más en cuenta en los procesos de toma de decisiones a nivel directivo.
La gestión de proyectos se basa en el modelo clásico en cascada.
En el desarrollo de la gestión de la cartera, por un lado, adaptamos nuestros procesos internos a la lógica y las posibilidades de BCS y, por otro, configuramos el software para que se adapte de forma óptima a nuestras necesidades específicas.
Algunos ejemplos de proyectos que gestionamos con BCS son la migración del sistema de infoentretenimiento, la introducción de la infraestructura telemática, el sistema de llamada y guía de pacientes y el desarrollo de una aplicación para pacientes. Estos proyectos difieren en su naturaleza y complejidad, pero todos se representan en BCS siguiendo un patrón uniforme. Esto nos permite establecer comparaciones, detectar cuellos de botella en los recursos y reaccionar a tiempo ante los problemas.
Los próximos pasos en el desarrollo de nuestro uso de BCS se centran principalmente en las áreas de informes, planificación de recursos y control de proyectos. En el futuro, analizaremos específicamente qué datos necesitamos y en qué momento, para poder gestionar nuestros proyectos de forma aún más eficaz. Para ello, seguiremos perfeccionando tanto nuestros procesos internos como las configuraciones en BCS. El objetivo es crear un entorno de proyectos integrado, transparente y fiable que apoye de forma óptima a la dirección en la toma de decisiones y facilite la colaboración en todos los tipos de proyectos.
Próximos pasos
Estamos satisfechos con Projektron BCS. Apreciamos especialmente el apoyo individualizado de Projektron y la flexibilidad del software, que nos permite reflejar los requisitos internos de nuestra empresa en materia de gestión de la cartera de proyectos. Esto nos permite diseñar nuestros procesos de forma práctica y adaptarlos según sea necesario. Es una gran ventaja tener los datos importantes para la gestión de la cartera en un solo lugar. Esto ha dado lugar a que la herramienta sea bien aceptada en la empresa y sea utilizada activamente por los diferentes grupos de usuarios. BCS nos ayuda de forma fiable a controlar, priorizar y evaluar nuestros proyectos. La herramienta se ha consolidado como un instrumento importante para una mayor transparencia y una mejor base para la toma de decisiones.
Los próximos pasos en el desarrollo de nuestro uso de BCS se centran principalmente en las áreas de informes, planificación de recursos y control de proyectos. En el futuro, queremos comprender con mayor precisión qué datos necesitamos y en qué momento, para que la gestión de nuestros proyectos sea aún más eficaz. Para ello, seguiremos perfeccionando tanto nuestros procesos internos como las configuraciones en BCS. El objetivo es lograr un panorama de proyectos transparente que ayude a la dirección en la toma de decisiones y facilite la colaboración en todos los tipos de proyectos.