Centro del panorama mundial de aplicaciones para la gestión de proyectos
Informe de usuario por TÜV Rheinland
En TÜV Rheinland, Projektron BCS se encuentra en el centro del panorama global de aplicaciones para la gestión de proyectos. Proporciona y recibe datos importantes en todas las áreas empresariales y ofrece un control eficaz de los proyectos. Con la introducción de Projektron BCS, el trabajo diario de los empleados se ha estandarizado, optimizado y facilitado en muchas áreas.
TÜV Rheinland: la interacción entre las personas, la tecnología y el medio ambiente
Muchas personas en Alemania asocian a TÜV Rheinland principalmente con centros de inspección de vehículos. De hecho, TÜV Rheinland es un proveedor de servicios de pruebas reconocido en todo el mundo que lleva más de 150 años garantizando la seguridad y la calidad en diversas industrias y sectores. Con más de 20.000 empleados cualificados en más de 50 países y una facturación anual de unos 2.300 millones de euros, TÜV Rheinland ofrece servicios integrales. Entre ellos figuran la comprobación de sistemas técnicos y productos, el apoyo a innovaciones técnicas y económicas, la formación de personas en diversas profesiones y la certificación de sistemas de gestión conforme a normas internacionales. TÜV Rheinland trabaja de forma independiente y fiable, promoviendo así la sostenibilidad y el comercio justo a lo largo de los flujos globales de bienes y cadenas de valor. Desde 2006, TÜV Rheinland es miembro del Pacto Mundial de las Naciones Unidas, que lucha contra la corrupción y a favor de una mayor sostenibilidad.
Projektron BCS en uso internacional en TÜV Rheinland
Diversas áreas de TÜV Rheinland confían en Projektron BCS: la TI corporativa de TÜV Rheinland está agrupada globalmente y es el proveedor central de servicios de TI. Sin embargo, las unidades de negocio y otras funciones de TÜV Rheinland también utilizan BCS, no sólo en Alemania, sino en todo el mundo. En total, casi 2.000 personas trabajan con BCS en TÜV Rheinland.
TÜV Rheinland inicia el proyecto de implementación de software para Projektron BCS en 2017. Yo mismo participé en el proyecto como probador en 2018. Probé exhaustivamente el software y, sobre todo, nuestras configuraciones individuales de BCS. Como resultado, llegué a conocer Projektron BCS muy bien y he estado apoyando la aplicación BCS de forma permanente desde 2018. Cuanto más introducíamos BCS en la empresa, más compañeros me apoyaban en mi trabajo de asistencia a usuarios y configuración. Actualmente hay cinco personas en mi equipo a nivel internacional. Cuando se reciben solicitudes de soporte a través del sistema de tickets o si se requiere una mayor personalización, nosotros somos los responsables. Nos encargamos del proceso de puesta en marcha, del desarrollo en la instancia de desarrollo y de las pruebas.
Armonización de la gestión global de proyectos
Antes de BCS, no existía una herramienta estandarizada para nuestra gestión de proyectos. Hoy es Projektron BCS. Esto significa que todos los proyectos se realizan con Projektron BCS. El alcance y la duración de nuestros proyectos varían considerablemente y van desde una prueba estándar como pequeño proyecto hasta grandes proyectos con una duración de varios años y más de cien participantes en el proyecto.
La necesidad de una solución de software central surgió del deseo de crear una base de datos central para todos los proyectos en todo el mundo como parte de nuestros esfuerzos de armonización y para armonizar y modernizar nuestro panorama informático en todo el mundo. En 2017, este deseo desembocó en la búsqueda de un software de gestión de proyectos adecuado. Como algunos de nuestros compañeros ya trabajaban con BCS, la posibilidad de ampliar su uso era obvia.
Llevamos utilizando Projektron BCS de forma productiva desde 2018. Internamente, hemos definido un Global Project Management Standard (GPMS) para nuestra gestión de proyectos, que se basa en el estándar internacional PMI. La herramienta definida en el GPMS es Projektron BCS.
Implantación de Projektron BCS - prevista en BCS
Introdujimos el software utilizando un modelo de proceso ágil. Empezamos a utilizar el software de forma productiva en una fase muy temprana (inicialmente la función de planificación del proyecto) y planificamos realmente la implantación de BCS en BCS. Después fuimos haciendo ajustes y configuraciones paso a paso durante el uso.
Al principio, migramos muchos proyectos en curso y planificados a BCS. Este proceso continúa hoy en día, ya que estamos utilizando BCS gradualmente en otras empresas de TÜV Rheinland. Desde el momento de la introducción, los nuevos proyectos sólo se creaban y planificaban en BCS.
Formación Projektron BCS a medida
Al principio, organizamos un gran número de cursos de formación para empleados y jefes de proyecto con el fin de facilitar el cambio a BCS y aumentar su aceptación. Muchos de estos cursos de formación fueron impartidos inicialmente por consultores de Projektron GmbH, adaptados a nuestra configuración individual. Junto con los formadores de Projektron, adaptamos el contenido de los cursos de formación a nuestras necesidades específicas.
A día de hoy, seguimos ofreciendo cursos de formación para enseñar a los nuevos compañeros a utilizar el software. Los nuevos empleados solicitan acceso a BCS a través de nuestro portal de servicios y reciben inmediatamente un plan de formación adaptado a su área de aplicación y vídeos que explican los aspectos básicos del uso de BCS. También existe la opción de "Formación experta en gestión de proyectos" interna como curso en línea.
Utilización internacional, individual y diversa de Projektron BCS
La utilización de las distintas funciones de Projektron BCS es diferente. En un área, por ejemplo, el registro de tiempos y la gestión de vacaciones y ausencias se gestionan ahora sólo en BCS. En los servicios internos de TÜV Rheinland, el registro de tiempos de proyectos se realiza exclusivamente a través de BCS.
Utilizamos Projektron BCS no sólo en alemán, sino también en otras versiones lingüísticas debido a su uso internacional.
El estándar GPMS definido internamente define también el procedimiento para la planificación y ejecución de proyectos. El desarrollo del proyecto se divide en distintas fases. Hemos configurado un asistente independiente para cada fase, que consulta la información necesaria en cada caso. Entre otras cosas, el equipo de GPMS se encarga de formar a los empleados en el uso de BCS según esta configuración personalizada.
Un proyecto comienza con la fase de "Iniciación del proyecto", en la que el director del proyecto define los objetivos del proyecto, determina el tamaño de la camiseta del proyecto (estimación del esfuerzo de XS a XXL), realiza un análisis de las partes interesadas y un análisis de riesgos, elabora una estructura de desglose del trabajo inicial y registra las fechas importantes en el calendario del proyecto. Todos los datos se registran en un informe y los archivos adicionales se almacenan en un repositorio de archivos del proyecto. Un asistente especialmente configurado le guía por los distintos pasos de esta fase.
A continuación viene la fase de "Ejecución", en la que los gestores del proyecto también cuentan con el apoyo de su propio asistente. Al final de cada fase del SGGP, se genera un informe que documenta los resultados de esta fase.
Utilizamos el módulo de gestión de la cartera de proyectos de Projektron BCS para crear nuestro informe de la junta directiva del GPMS. En este informe, los proyectos importantes se transfieren a una cartera y los KPI elementales de estos proyectos se resumen claramente para la alta dirección.
Integración versátil: interfaces
Empezamos a desarrollar interfaces SAP en una fase muy temprana, ya que utilizamos SAP en muchas áreas de la empresa, por ejemplo para el procesamiento de pedidos y la facturación. La más importante es la interfaz para datos comerciales: Toda la información relevante para el proyecto se mantiene en BCS y, a partir de ella, se puede generar un pedido de venta en SAP con sólo pulsar un botón. El número que se genera a partir de éste en SAP se registra a su vez en BCS directamente en el proyecto. Los empleados contabilizan sus gastos en el proyecto correspondiente en BCS y también cierran allí sus reservas. Estos datos se transfieren a SAP a través de otra interfaz y pueden facturarse allí.
A la inversa, tenemos varias interfaces de SAP a BCS que transmiten KPI importantes, como una interfaz para controlar la liquidez de un proyecto.
Además de la interfaz con SAP, tenemos una interfaz con una herramienta de encuestas que utilizamos para realizar las encuestas de satisfacción de nuestros clientes una vez finalizado el proyecto. Esto nos permite iniciar las encuestas directamente desde BCS. También hemos implementado el inicio de sesión único para que nuestros empleados no tengan que introducir una contraseña y puedan utilizar un procedimiento de inicio de sesión seguro y moderno.
También hay una interfaz con nuestra herramienta de gestión de archivos, donde podemos almacenar archivos legalmente relevantes a prueba de auditorías. También tenemos una interfaz para transferir los tiempos de los proyectos y otra a nuestro sistema de recursos humanos. Utilizamos una interfaz de Outlook para importar citas de Outlook a BCS, de modo que puedan tenerse en cuenta para la planificación de recursos.
Si es necesario viajar como parte de un proyecto, no utilizamos el modelo de gastos o costes de viaje, sino que hemos configurado la opción de crear un viaje en BCS para el proyecto respectivo. BCS genera un ID, que luego introducimos en otra herramienta en la que realizamos el informe de gastos de viaje. Los gastos de viaje se muestran entonces también en el proyecto gracias al ID.
Perspectivas: Implantar BCS en otras empresas
Lo que más me gusta de BCS es que uno mismo puede realizar muchas personalizaciones y configuraciones. Tenemos muchas instancias diferentes de BCS (entorno de pruebas, entorno de desarrollo, entorno de formación, etc.). Una vez finalizadas las pruebas, todas las configuraciones se pasan a producción en un fin de semana de mantenimiento fijo al mes.
En la actualidad, el elevado número de usuarios, proyectos y configuraciones diferentes para cada una de nuestras empresas repercute negativamente en el rendimiento. También es difícil satisfacer las diferentes necesidades, requisitos y deseos de cada una de nuestras empresas. Por ello, estamos considerando la posibilidad de utilizar la capacidad multicliente de BCS y separar las instancias individuales.
Desde el año pasado, estamos trabajando en la implantación de Projektron BCS en otra empresa. Esta empresa utiliza actualmente el módulo de facturación de BCS. Mientras que antes las facturas se enviaban exclusivamente desde SAP, ahora debería ser posible generar una factura desde BCS en SAP.
