Fiable e indispensable
Informe de usuario de IQTIG (Instituto para la Garantía de la Calidad y la Transparencia en la Asistencia Sanitaria)
Projektron BCS es una herramienta de gestión fiable e indispensable para gestionar nuestros proyectos de forma eficiente y utilizar nuestros recursos de forma sensata y selectiva. El sistema de licencias que ofrece BCS permite otorgar distintos derechos a los empleados y, de este modo, conceder acceso a todo el mundo sin que todo el mundo pueda cambiarlo o verlo todo.
IQTIG - La Institución para la Calidad en la Asistencia Sanitaria
El Instituto para la Garantía de la Calidad y la Transparencia en la Asistencia Sanitaria (IQTIG) es el instituto central para la garantía de la calidad en la asistencia sanitaria en Alemania, de conformidad con el apartado 1 del artículo 137a del Libro V del Código Social alemán (SGB V). Somos científica y profesionalmente independientes y colaboramos en particular con el Comité Mixto Federal (G-BA), pero también con el Ministerio Federal de Sanidad (BMG), aportando nuestra experiencia en una amplia gama de tareas de garantía de calidad en la asistencia médica. Como fundación sin ánimo de lucro, realizamos una importante contribución a la mejora de la asistencia sanitaria a los pacientes.
Nuestra plantilla, de algo más de 200 personas, abarca un amplio espectro de competencias para asesorar de la mejor manera posible a la G-BA y al BMG y aplicar los procedimientos de acuerdo con las directrices y los mandatos de la G-BA. Desarrollamos procedimientos de garantía de calidad inicialmente y también seguimos desarrollándolos. Para ello, seguimos los "Principios metodológicos" de la IQTIG y aplicamos diversos métodos y técnicas biométricos en la elaboración de los informes de resultados.
Para la aplicación de los procedimientos de garantía de calidad, elaboramos especificaciones para los proveedores de software y otras entidades del flujo de datos. La cadena de producción, desde la redacción de las especificaciones hasta la aceptación y el tratamiento de los datos, pasando por el cálculo y la publicación de los resultados, está digitalizada en un alto grado mediante programas informáticos desarrollados en el IQTIG.
Projektron BCS ha sido compañero del IQTIG desde el principio
El IQTIG se fundó en 2015 y tuvo que realizar todas las tareas reglamentarias de garantía externa de calidad en el plazo de un año. Esto hizo necesaria una planificación intensiva del proyecto desde el principio. Tuvimos que planificar la configuración técnica de los sistemas para la aplicación de los procedimientos de garantía de calidad existentes de diversas directrices de la G-BA y, al mismo tiempo, garantizar el funcionamiento continuo con el apoyo de terceros. Además, había que controlar el desarrollo nuevo y ulterior de los procedimientos de garantía de calidad. Estas diversas tareas se organizaron y organizan en proyectos. Algunos de ellos requieren planificación y cooperación interdepartamental. Llevamos a cabo una media de 130 proyectos en paralelo.
Los encargos de nuestro principal cliente, el Comité Mixto Federal (G-BA), y el inicio de nuevos procedimientos de aseguramiento de la calidad, cuya aplicación suele llevar varios años, dependen de las consultas de comités externos, por lo que no siempre pueden planificarse con exactitud en cuanto a tiempo y, a menudo, tampoco en cuanto a carga de trabajo. Además, hay que planificar e informar sobre proyectos internos, algunos de los cuales dependen de las comisiones o se llevan a cabo de forma totalmente independiente.
Por eso buscábamos una herramienta de gestión multiproyecto con modo multiusuario. Debería mostrar todos los proyectos del IQTIG de un vistazo, así como sólo los proyectos específicos de determinadas unidades organizativas. Para la planificación y el seguimiento de los proyectos, debería ser posible una conexión directa con la planificación de personal, a fin de poder hacer afirmaciones fiables sobre la disponibilidad y la utilización del personal en cualquier momento. Por ejemplo, si los pedidos y las tareas cambian o deben comentarse, los gestores de proyectos deben poder realizar ajustes en un proyecto al mismo tiempo que nuestra gestión central de proyectos.
Uno de nuestros empleados ya había trabajado con éxito con Projektron BCS y recomendó la herramienta a la dirección del Instituto y a la dirección comercial. El personal de Projektron es siempre muy accesible y servicial, y los compañeros de apoyo tienen un excelente conocimiento del programa. Siempre están dispuestos a concertar citas para aclarar cuestiones. Projektron ofrece cursos de formación con diferentes enfoques, a los que han asistido todos nuestros gestores de proyectos y administradores de BCS. Estos servicios facilitan la individualización del producto y una rápida implementación. BCS respalda todos estos requisitos.
Como BCS tiene muchas funciones y los elementos de menú se muestran contextualmente, es necesario utilizar la herramienta con regularidad durante la fase de familiarización. Si no lo hace, se preguntará una y otra vez dónde se puede llamar la función que acaba de necesitar o dónde se esconde la vista con la combinación de valores planificados/reales del proyecto en un periodo determinado. Pero si sigue así, la amplia gama de funciones es realmente muy valiosa.
Projektron BCS funciona en IQTIG como aplicación local en una base de datos Postgres. Disponemos de un entorno de prueba y de un entorno real para poder probar las nuevas versiones de BCS de forma intensiva en el sistema de prueba antes de ponerlas en marcha. Lo recomendamos para familiarizarnos con las funciones antes de desplegarlas en la empresa, para probar nuevas configuraciones o simplemente para poder comprobar el buen funcionamiento de las distintas soluciones tras una actualización.
En IQTIG empezamos a utilizar las funciones de gestión de proyectos, registro de tiempos y gestión de ausencias (permisos, tiempo libre compensatorio, enfermedad). Más tarde, pusimos en marcha la gestión de contratos. A continuación, tenemos previsto utilizar BCS para gestionar los activos en la incorporación y la baja del personal. También experimentamos brevemente con la vinculación del sistema de tickets a productos de Atlassian y la conexión de las funciones de recordatorio a MS Exchange, pero no nos resultó útil.
BCS tiene muchas funciones muy buenas, pero también tiene en cuenta peticiones especiales. Por ejemplo, para nosotros era importante poder seguir utilizando los datos de la base de datos de BCS fuera de BCS. Projektron implementó nuestras peticiones especiales como soluciones individuales y nos ayudó a utilizar la herramienta de forma óptima para nuestros objetivos. El presente informe de usuario se centra en estas funciones especiales.
Soluciones individuales IQTIG en la gestión de proyectos
Para nosotros era importante poder almacenar en los datos maestros de un proyecto más información de la que está disponible de serie en Projektron BCS. Por ello, Projektron GmbH ha adaptado la gestión de datos maestros exactamente a las necesidades de IQTIG. Ahora también podemos almacenar números de unidad de coste, textos de pedido y la fecha de un pedido, así como información sobre documentos fuera de BCS, y utilizarla para el control de proyectos.
Para exportar la información de BCS a otros sistemas o documentos, se ha añadido otro campo que nos permite seleccionar nodos en proyectos para exportar en el plan de estructura. Esto permite una exportación selectiva de una vista general del proyecto para su uso posterior en MS Excel. En este contexto, también utilizamos la asignación de proyectos a grupos de productos. Esto nos permite evaluar los éxitos de los proyectos en función de los grupos de proyectos. Este depósito de grupos de proyectos es una solución individual para el IQTIG.
Utilizamos regularmente la función "Notas del gestor de proyectos" para informar sobre el estado de los proyectos, mostrar los avances y destacar los riesgos y las contramedidas. Especialmente para el IQTIG, hemos recibido campos adicionales para almacenar un estado de semáforo específico del IQTIG y categorías para las causas de los retrasos.
La información relevante para el informe (seleccionada mediante un indicador especial para el IQTIG) se envía a los supervisores, al departamento comercial y a la dirección del instituto. Projektron ha adaptado el formato de salida de los informes a nuestras necesidades y ha acortado así los desvíos mediante plantillas de MS Word.
El registro del tiempo de trabajo, la planificación de las vacaciones y los días de enfermedad también se asignan en BCS. Esto nos permite consultar fácilmente la utilización de los recursos durante la planificación y ejecución de los proyectos y, por tanto, reconocer los cuellos de botella y reaccionar ante ellos en una fase temprana. Para el cálculo de las nóminas, se proporcionó una ampliación de Projektron con la que se pueden transferir los días de enfermedad directamente al cálculo externo de las nóminas.
Projektron BCS es una herramienta importante para nosotros
BCS es una herramienta de gestión fiable e indispensable para que podamos gestionar nuestros proyectos de forma eficiente y utilizar nuestros recursos de forma sensata y selectiva. En BCS, conseguimos recorrer fácilmente los pasos de planificación utilizando los asistentes. Los miembros del personal que deseen llevar a cabo tareas más complejas en la planificación de proyectos pueden hacerlo llamando directamente a las máscaras. El sistema de licencias que ofrece BCS permite otorgar distintos derechos a los empleados y, de este modo, dar acceso a todo el mundo sin que todo el mundo pueda cambiarlo o verlo todo.
Utilizamos BCS para estandarizar nuestros informes internos y también para extraer datos para terceros y prepararlos fuera de BCS. Esto nos permite acceder de forma rápida y sencilla a datos actualizados y, de este modo, ofrecer a nuestros clientes resúmenes en la forma que los necesitan.
El módulo de gestión de contratos, con su función de recordatorio, nos ayuda a gestionar nuestros contratos y nuestras licencias. Se puede configurar individualmente si se debe enviar un recordatorio y con cuánto tiempo de antelación al vencimiento de un plazo. Esto nos permite utilizar diferentes intervalos de recordatorio en función del plazo necesario para una contratación.
BCS ofrece muchas más utilidades además de las funciones descritas anteriormente. No todas nos resultan útiles en la actualidad. Sin embargo, surgen constantemente nuevos casos de uso en los que BCS puede ayudarnos, ya sea con las soluciones estándar o con adaptaciones individuales.
