Mejora significativa de la calidad de la información gracias a BCS
Informe de usuario de Carl-Thiem-Klinikum Cottbus gGmbH
Projektron BCS es una herramienta en la que todos los participantes pueden acceder simultáneamente y en tiempo real a toda la información en su versión más reciente: el lugar donde todo fluye a la vez. En BCS podemos cartografiar fácilmente toda nuestra organización interna, aplicar la planificación de recursos y la planificación de costes de material de forma holística en todos los proyectos.
Carl-Thiem-Klinikum, camino de convertirse en centro médico universitario
Con 1.200 camas, más de 100.000 pacientes al año y unos 3.000 empleados y becarios, la Carl-Thiem-Klinikum no sólo es el mayor empleador de Cottbus y el mayor hospital del estado de Brandeburgo, sino también uno de los mayores y más eficientes de toda Alemania. Con más de 20 clínicas, departamentos y secciones, CTK Cottbus es un centro médico de alto rendimiento.
Ya somos un hospital docente académico de la Charité de Berlín y tenemos previsto acoger a los primeros estudiantes en 2026 en cooperación con la Universidad Tecnológica de Brandemburgo Cottbus-Senftenberg (BTU) y el Ministerio de Ciencia de Brandemburgo como futuro hospital universitario. De este modo, estamos en vías de convertirnos en el primer centro médico universitario de propiedad estatal de Brandemburgo.
El futuro de la asistencia médica requiere una fuerte apuesta por la digitalización. El objetivo es transformar el CTK en el Centro de Innovación de Medicina Universitaria de Cottbus (IUC). El CTK va camino de convertirse en pionero de la digitalización en el sector sanitario.
Proyectos estratégicos de digitalización con Projektron BCS
La tarea central del departamento de Digitalización e Innovación de la Clínica Carl Thiem es llevar a cabo con éxito los proyectos estratégicos de digitalización del CTK. Nuestro departamento es responsable, entre otras cosas, de los temas de gestión de carteras de proyectos estratégicos, gestión de proyectos de digitalización estratégica y desarrollo de nuevas infraestructuras de datos como base para el acceso de la investigación a los datos médicos y asistenciales relacionados con procesos en la región.
En el marco de la Ley del Futuro de los Hospitales (KHZG), el Gobierno federal también impone requisitos específicos para diversas categorías de financiación en forma de los llamados criterios obligatorios que debemos cumplir en el marco de nuestros proyectos de digitalización para finales de 2024. Los criterios obligatorios incluyen la reserva de citas en línea, la posibilidad de anamnesis digital desde casa, la carga de documentos (por ejemplo, plan de medicación) por parte del paciente antes de la estancia, opciones de acceso a los datos almacenados en la ePA, un intercambio de datos estructurado entre proveedores de servicios, así como interfaces para apoyar procesos posteriores, por ejemplo la búsqueda de plazas libres con proveedores de enfermería y rehabilitación.
Establecemos y desarrollamos competencias sobre cómo crear y diseñar una organización de proyectos en el sector sanitario, un aspecto con el que los hospitales han tenido pocos puntos de contacto hasta ahora y, en consecuencia, poca experiencia. Ahora, sin embargo, esta necesidad existe en gran medida. También consideramos que es nuestra tarea desarrollar estas capacidades y métodos a nivel local. La digitalización cambia necesariamente los procesos y crea una nueva complejidad. Para poder cartografiar adecuadamente esta complejidad y estos procesos, necesitamos absolutamente una herramienta adecuada que todos los implicados puedan utilizar fácilmente y de forma orientada a los objetivos.
Sólo con un software central en el que podamos mapear todos estos procesos y temas, además de nuestras actividades de línea en TI, y recopilar y distribuir información, podremos gestionar esta diversidad y abundancia de tareas complejas. Así pues, desde abril de 2021, confiamos plenamente en Projektron BCS en el departamento de Digitalización e Innovación. Aquí planificamos nuestros proyectos estratégicos de digitalización de forma holística y garantizamos un flujo continuo de información.
BCS es una herramienta en la que todos los participantes pueden acceder simultáneamente y en tiempo real a toda la información en su última versión: el lugar donde todo fluye a la vez. No hay disputas sobre la validez de ningún plan Excel ni problemas de comunicación debidos a versiones obsoletas. En BCS, podemos cartografiar fácilmente toda nuestra organización interna, aplicar la planificación de recursos y la planificación de costes de material de forma holística en todos los proyectos.
Transformación del sector sanitario - BCS como factor
La organización de proyectos es un problema en todos los sectores. Esto se aplica no solo a nuestro sector global de la asistencia sanitaria en general, sino también a las áreas subordinadas de TI, digitalización e innovación e investigación en igual medida. Todos confiamos en métodos de trabajo estructurados. Las herramientas que utilizamos para estructurar nuestra forma de trabajar deben adaptarse a la forma en que también podemos organizar nuestro trabajo internamente, ya sea mediante Kanban o la asignación de tareas personales a través de tickets o flujos de trabajo automatizados. Projektron BCS tiene todas estas posibilidades y me permite reflejar de forma ideal mi organización en su forma individual de trabajar y apoyarla en su comunicación de la mejor manera posible.
Alrededor de 20 gestores de proyectos responsables de proyectos en las tres áreas principales de TI, digitalización e innovación e investigación participan activamente en el uso de BCS, ya que recurren en parte a los mismos recursos para llevar a cabo sus proyectos. Para nuestros grandes proyectos utilizamos el método de gestión de proyectos PRINCE2, en la medida en que se adapta a la organización en cada caso concreto, que BCS respalda de forma óptima con funcionalidades y los correspondientes asistentes.
La organización interna y la gestión de los proyectos se dejan en manos de cada departamento. En nuestro departamento hemos creado una Oficina de Transformación en el sentido de la gestión ágil de proyectos, en la que nos reunimos quincenalmente para hablar de la marcha del proyecto. De este modo, reforzamos el flujo de información y acortamos los plazos de ejecución de los proyectos, porque no tenemos que consultar a un comité directivo para cada decisión.
La dirección sólo tiene que intervenir en los casos en que la Oficina de Transformación ya no tenga autoridad para decidir sobre una cuestión (fuera de presupuesto, cambio de alcance, etc.).
Gestión multiproyecto y planificación de recursos con BCS
Projektron BCS siempre me ha parecido una herramienta flexible y metódica. Los asistentes, por ejemplo, apoyan metódicamente, guían a los jefes de proyecto a través de diversos procesos y señalan la necesidad de actuar.
Uno de nuestros principales requisitos para el software de gestión de proyectos era el aspecto de la gestión multiproyecto. Necesitamos poder ver si un recurso participa en un proyecto de nuestro departamento informático y simultáneamente en un proyecto del departamento de investigación. Sólo así se puede planificar una utilización económicamente razonable de los recursos sin sobrecargas.
Los recursos, especialmente en un entorno técnico, son limitados. Aquí intervienen diferentes partes interesadas y diferentes actividades: Además de las actividades de línea en TI, surgen proyectos estratégicos, pero dependen de los mismos recursos. Por eso es necesario establecer prioridades. Si no se dispone de determinados recursos, BCS apoya activamente la evaluación de qué actividades son importantes y qué actividades son urgentes y facilita el necesario replanteamiento de las prioridades.
Cuando se planifican y gestionan numerosos proyectos simultáneos, la gestión de recursos es, por supuesto, una tarea constante. Una característica práctica de BCS es que las fechas de vacaciones, los modelos de tiempo de trabajo y otras fechas de ausencia almacenadas allí contribuyen directamente a la planificación de recursos. BCS también es indispensable para el control financiero de los proyectos y la planificación de los costes de material.
Como institución municipal, también dependemos de la integración de agentes externos en la plataforma y de que participen y contribuyan a los proyectos y su ejecución de diversas maneras. BCS ofrece las condiciones ideales para ello, ya que los participantes externos en el proyecto también pueden intervenir sin problemas y todos reciben la información que necesitan.
Dado que también incluimos nuestra contabilidad financiera en nuestras actividades de gestión y planificación de proyectos, en el futuro estudiaremos más detenidamente las posibilidades de las unidades de costes y los tipos de costes en BCS para poder comunicar internamente de forma aún más transparente y directa las solicitudes de fondos previstas y la planificación presupuestaria.
Conclusión: Calidad por encima de la demanda
Hemos llegado a conocer la BCS como una herramienta enormemente útil. Esto incluye no sólo la mera funcionalidad, sino también la calidad del servicio. A la hora de decidirse a favor o en contra de un programa informático, es demasiado fácil descuidar este aspecto, en mi opinión decisivo.
Cuando las cosas tienen que ir realmente deprisa, siempre hemos podido confiar en Projektron GmbH.
Dos ejemplos:
| 1. | Hace unas semanas, necesitábamos una columna de recepción total de facturas en la vista general de la cartera. Tras nuestra solicitud al servicio de asistencia de Projektron, la columna se configuró y estuvo lista para su uso en menos de 24 horas. En mi opinión, esta es una diferencia decisiva con respecto a las soluciones de código abierto y muchos otros proveedores de herramientas del mercado. |
| 2. | Projektron GmbH ya había instalado actualizaciones para protegernos contra brechas de seguridad críticas, como Log4J, antes de que pudiéramos llamar su atención. |
Lo que también nos impresiona es la estabilidad de lanzamiento y la transparencia del propio Projektron BCS. Siempre tenemos la sensación de estar informados de forma transparente sobre el desarrollo de los productos, ya sea a través de la página web, el boletín o los eventos de lanzamiento en el ciclo fijo de lanzamientos trimestrales.
Una visita al sitio web y se dará cuenta inmediatamente:
- ¿Qué está previsto para la próxima versión?
- ¿Qué se ha publicado recientemente?
- ¿Qué es lo que ya está disponible, pero quizás aún no lo uso?
Gracias a esta transparencia y fiabilidad, el desarrollo de productos de Projektron merece grandes elogios. Ya hemos realizado tres cursos de formación en nuestra empresa, cuyo contenido fue adaptado individualmente a nuestros requisitos y necesidades por Projektron GmbH. También estamos muy satisfechos con su aplicación y la consulta individual.
El resultado cualitativo de nuestro uso de BCS: tenemos mucha más calidad de información. El suministro de información pertinente a todos los participantes en el proyecto es ahora responsabilidad de los gestores del mismo. Nuestro objetivo es que todos los proyectos, incluida su información relevante de control y recursos, queden reflejados en Projektron BCS.
