Gestión eficiente de proyectos para la expansión de la banda ancha
Informe de usuario de e.discom Telekommunikation GmbH
Buscábamos un software de gestión de proyectos que pudiera reflejar nuestro estándar según IPMA. Con BCS tenemos la posibilidad de reflejar nuestros proyectos desde la fase de inicialización hasta su finalización. Además, en el desarrollo continuo de la herramienta BCS se tienen en cuenta y se implementan las necesidades específicas de cada cliente.
e.discom: Competencia en fibra óptica en el noreste
e.discom Telekommunikation GmbH es una filial al 100 % de E.DIS AG y fue fundada en 1996. Somos un proveedor consolidado en el sector de la fibra óptica con amplios conocimientos y experiencia en el ámbito de la construcción de redes, la explotación y las telecomunicaciones. Nuestras principales áreas de negocio son el suministro y la gestión de vías de transmisión de datos, servicios de Internet, VoIP y soluciones de seguridad.
Desde Kap Arkona hasta Jüterbog, la red de e.discom se extiende por el territorio de Mecklemburgo-Pomerania Occidental y Brandeburgo y cuenta con una de las redes de alta velocidad más modernas y potentes. La red de fibra óptica abarca más de 14 000 kilómetros y constituye una base segura para la infraestructura digital de ambos estados federados. Además, e.discom construye y opera torres de telefonía móvil que dan soporte a la red de 450 MHz, lo que la convierte en un socio fiable cuando se trata de proteger y mantener infraestructuras críticas. e.discom opera 725 emplazamientos técnicos, áreas de coubicación para operadores, torres de radio y emplazamientos de radio y redes multiservicio en su área de cobertura.
Además, desde 2018 participamos en la ampliación subvencionada de la banda ancha en el marco del «Programa de zonas blancas» del Gobierno federal alemán. Más de 200 empleados en la región se encargan de que esta red de fibra óptica no solo crezca constantemente, sino que también se garantice la máxima fiabilidad y un servicio de atención al cliente rápido y eficaz. Como proveedor de empresas regionales, instituciones públicas y ayuntamientos, e.discom proporciona una base importante para garantizar y desarrollar una economía fuerte en la región con vías de transmisión de alto rendimiento.
La conexión de banda ancha es una prioridad para e.discom, ya que, con el avance de la sociedad gigabit, el ancho de banda es un requisito imprescindible para numerosas aplicaciones que determinan o determinarán la vida cotidiana y profesional de amplios sectores de la sociedad.
Herramienta para proyectos complejos
Hasta 2020, planificábamos, gestionábamos y evaluábamos nuestros proyectos con listas de Excel y los presentábamos mediante diapositivas de PowerPoint. Dado que nuestros proyectos en el ámbito de las telecomunicaciones y la expansión de la banda ancha son muy complejos y requieren una coordinación y una gestión precisas, resultaba difícil realizar un seguimiento del estado actual de los proyectos, y los diferentes formatos de los informes dificultaban la consolidación y el análisis de los datos de los proyectos.
Además, no había posibilidad de controlar y comparar varios proyectos al mismo tiempo, lo que provocaba ineficiencias, por ejemplo, en la comunicación y la planificación de recursos. En el proceso de selección, BCS se situó a la cabeza, ya que es compatible con Office 365 y es capaz de satisfacer nuestros requisitos individuales derivados del trabajo concreto de los proyectos.
El software de gestión de proyectos de Projektron es una plataforma central en la que toda la información del proyecto está siempre actualizada y accesible. Esto nos permite supervisar y controlar mejor los proyectos, lo que se traduce en una mayor eficiencia y calidad.
Gracias al uso de BCS, podemos garantizar que nuestros proyectos se completan a tiempo y dentro del alcance del proyecto, lo que es fundamental para el éxito y la competitividad de nuestra empresa.
Del proyecto piloto a la solución para toda la empresa
La introducción de Projektron BCS comenzó en noviembre de 2020. En primer lugar, se integraron nuestros proyectos de financiación en el sistema. En estrecha colaboración con el servicio de asistencia al usuario de Projektron, hemos implementado gradualmente las funciones estándar para los primeros proyectos. Nos centramos en las funciones de plan de estructura, plan de equipo, plan de costes materiales y generación de informes. Nuestros jefes de proyecto y la PMO probaron a fondo estas funciones.
Debido a la complejidad y el tamaño de nuestros proyectos de financiación, se identificaron requisitos adicionales que se implementaron con el apoyo de Projektron BCS. Este proceso de implementación se prolongó hasta agosto de 2021.
Tras la implementación satisfactoria de los proyectos subvencionados, hemos comenzado a incorporar otros proyectos a la herramienta BCS. Las funciones se han ampliado con el plan de gastos, el análisis del entorno y la gestión de la cartera. Además, hemos integrado interfaces para la importación y exportación de datos, lo que facilita considerablemente la transferencia de datos entre diferentes sistemas y garantiza la coherencia de la información.
Otro paso importante fue la creación de un informe de panel de control propio. El panel de control ofrece una visión general personalizada y adaptada al cliente de todos los indicadores y datos relevantes del proyecto.
Implementación eficaz
Tras la implementación de Projektron BCS, hemos impartido cursos de formación exhaustivos para garantizar que nuestros empleados puedan utilizar el software de forma eficaz. Estos cursos abarcaban tanto la gestión de proyectos según los estándares IPMA como la formación específica para cada función en el uso del software de gestión de proyectos.
Gestión de proyectos según IPMA
Projektron BCS ofrece todos los elementos necesarios para llevar a cabo nuestros proyectos de acuerdo con los estándares IPMA. El software nos ayuda en todas las fases de la gestión de proyectos, desde la iniciación hasta la definición y planificación, pasando por la realización y la finalización. Con funciones como la solicitud de proyectos, la planificación de la estructura, el equipo, los costes materiales y los gastos, el análisis de tendencias de hitos y las completas funciones de informes, tenemos todo lo que necesitamos para gestionar nuestros proyectos de forma eficiente y con éxito.
Integración perfecta del sistema
Además de las funciones estándar del software de gestión de proyectos, utilizamos especialmente las funciones de importación y exportación para nuestros complejos proyectos de infraestructura. Esto nos permite registrar o exportar grandes cantidades de datos de otros sistemas, como SharePoint y SAP, de forma estructurada y sin errores en la herramienta BCS sin necesidad de realizar grandes esfuerzos manuales. Las interfaces creadas específicamente para nosotros también se tienen en cuenta en cada cambio de versión y actualización.
Notificaciones automáticas
Otra característica muy útil son las notificaciones por correo electrónico, que se envían automáticamente cuando se alcanza un hito definido.
Dadas las estrictas normas que rigen el ámbito de las subvenciones, es fundamental que se alcancen determinados hitos en los plazos establecidos. Para garantizar que podamos reaccionar a tiempo ante posibles retrasos, hemos implementado la función de notificación por correo electrónico. Estas notificaciones se envían automáticamente antes de alcanzar un hito, de modo que el director del proyecto dispone de tiempo suficiente para tomar las medidas necesarias y corregir el curso del proyecto.
Además, se genera un correo electrónico tan pronto como el director del proyecto establece el estado «Cerrado» para un hito específico en el plan estructural. Este correo electrónico contiene instrucciones detalladas para todo el equipo del proyecto e informa sobre las tareas que deben completarse antes de una fecha límite establecida. Esto garantiza que todo el equipo del proyecto sepa exactamente quién debe hacer qué y cuándo para implementar los siguientes pasos de manera eficiente.
Resumen con solo pulsar un botón
Las vistas «Resumen del proyecto» y «Costes» ofrecen un excelente resumen del estado del proyecto. Nos permiten ver de un vistazo en qué punto nos encontramos con nuestro proyecto, qué tareas hay que realizar y cuáles son los siguientes pasos.
Utilizamos estas vistas para las reuniones periódicas con el equipo del proyecto y las partes interesadas. Estas reuniones de revisión son fundamentales para que todas las partes interesadas puedan obtener comentarios, elaborar los pasos a seguir y participar en el proceso de desarrollo.
Lo más destacado de nuestra implementación es el panel de control creado específicamente para nosotros. En resumen, es la herramienta todo en uno definitiva que satisface todas nuestras necesidades y nos ofrece una visión general completa de todos los indicadores relevantes del proyecto.
Gestión de proyectos eficaz gracias a Projektron BCS
La introducción de Projektron BCS ha mejorado considerablemente nuestra gestión de proyectos. Projektron BCS nos permite obtener información relevante y actualizada sobre nuestros proyectos con solo pulsar un botón. La herramienta, como plataforma central y panel de control personalizado, ofrece una visión general completa de todos los indicadores relevantes del proyecto.
Con Projektron BCS, disponemos de una plataforma que ofrece todas las funciones necesarias para llevar a cabo nuestros proyectos según los estándares IPMA. En general, Projektron BCS apoya considerablemente nuestras actividades de gestión de proyectos, lo que es fundamental para la ejecución satisfactoria de nuestros proyectos complejos y de gran envergadura.
Cabe destacar que Projektron BCS es flexible y adaptable, por lo que puede ajustarse a las necesidades y requisitos específicos de nuestros proyectos. Esto es especialmente importante para los proyectos complejos y de gran envergadura de nuestra empresa.
