Estructurado. Humano. Preparado para el futuro con Projektron BCS.
Informe de usuario por ECKD GmbH
Con más de 30 años de experiencia, ECKD GmbH es un proveedor de servicios informáticos consolidado para iglesias y organizaciones benéficas. Para hacer frente a la creciente complejidad de sus proyectos, la empresa apuesta por Projektron BCS, un software que combina estructura, transparencia y calidad. La introducción se llevó a cabo de forma gradual y práctica, desde la fase piloto hasta la adaptación individual. Hoy en día, tanto los equipos internos como los clientes externos se benefician de procesos claros, una colaboración flexible y una herramienta centralizada de gestión de proyectos que se integra perfectamente en el método de trabajo de ECKD GmbH.
ECKD GmbH – TI. Humana
ECKD GmbH combina innovación y tradición: somos un proveedor líder de servicios de TI para iglesias y organizaciones benéficas y contamos con más de 30 años de experiencia en el sector. Con pasión y un equipo comprometido de más de 300 empleados en seis ubicaciones, hacemos todo lo posible para apoyar a nuestros clientes en sus tareas diarias.
Nuestra cartera incluye: soluciones especializadas y de software para registros, recursos humanos y finanzas, guarderías y recaudación de fondos, operación de infraestructura de comunicaciones y TI, servicios de soporte, una oficina central de nóminas, desarrollo de software, servicios de capacitación y un centro de conferencias, así como consultoría, innovación y gestión de proyectos.
Sin embargo, no perdemos de vista lo realmente importante en la vida: las personas. Por eso vivimos nuestro lema «IT.Menschlich» (TI.Humano) cada día.
Plataforma uniforme para la transparencia y la calidad
Como proveedor de servicios informáticos, la gestión de proyectos nos acompaña desde hace muchos años. En 2014 se tomó la decisión de gestionar los proyectos clásicos según PRINCE2, un enfoque que ha demostrado su eficacia para nosotros. Sin embargo, con el aumento del número de proyectos y su creciente complejidad, surgió la necesidad de contar con una base de datos uniforme. Por eso hemos cambiado a una plataforma centralizada de gestión de proyectos.
Esta plataforma aporta transparencia, mejora la trazabilidad y facilita la colaboración en equipo. Las funciones integradas permiten gestionar de forma más eficiente la documentación y el control de calidad. De este modo, nos aseguramos de poder seguir ofreciendo a nuestros clientes servicios estructurados, trazables y de alta calidad, con procesos claros e información fiable.
Del análisis de mercado a la fase piloto con Projektron BCS
La introducción del nuevo software de gestión de proyectos se llevó a cabo en varios pasos bien planificados. Tras un análisis de mercado exhaustivo, optamos por Projektron BCS, principalmente debido al asesoramiento convincente del proveedor. Fue especialmente útil el servidor de demostración proporcionado, que contenía amplios datos de prueba y ofrecía una visión realista de las funciones. El uso de personas nos permitió probar de forma realista los roles típicos de los usuarios y su forma de trabajar, lo que facilitó enormemente el inicio.
Para probar el software en condiciones reales, iniciamos primero una fase piloto de tres meses. Durante este tiempo, pudimos probar varias funciones en el día a día y evaluar qué ajustes eran útiles para nuestra forma de trabajar.
Apoyo digital para la planificación de proyectos, el esfuerzo y el control
Con la introducción de Projektron BCS, pudimos digitalizar de forma óptima nuestros procesos establecidos y mejorarlos aún más. Nos centramos en la gestión de proyectos clásica, a la que damos soporte específico a través del software.
Un componente esencial es la planificación de proyectos integral, que se representa en Projektron BCS. Aquí creamos planes de proyecto, estructuramos las iniciativas mediante la estructura de desglose del trabajo y definimos los recursos humanos y las responsabilidades a través del plan de equipo. El software nos permite así iniciar cada proyecto de forma clara y estructurada, desde el principio de manera transparente y comprensible para todos los implicados.
Un aspecto especialmente valioso es la planificación del esfuerzo integrada. En combinación con el registro de tiempo, que se realiza directamente en el software, obtenemos en todo momento una visión precisa del esfuerzo real y del avance del proyecto. Esto hace que la planificación sea no solo más realista, sino que también mejora considerablemente el control del proyecto. El registro de tiempo para proyectos es sencillo tanto para el personal interno como para los proveedores de servicios externos.
Más que gestión de proyectos: procesos orientados al cliente y adaptaciones individuales.
Un ejemplo de adaptación especialmente exitosa a nuestra forma de trabajar es el sistema de tickets. Originalmente concebido como una herramienta de soporte clásica, hoy en día lo utilizamos dentro de los proyectos como una lista abierta de puntos. En ella se documentan, priorizan y siguen las tareas, las solicitudes de cambio y los temas importantes. Esta forma de trabajar transparente permite a todos los miembros del equipo, pero también a nuestros clientes, ver en todo momento el estado actual de un proyecto. Nuestros clientes obtienen acceso específico a los puntos pendientes del proyecto, así como al plan del proyecto, lo que les permite colaborar de forma activa. Esto no solo fomenta la colaboración, sino que también refuerza el entendimiento y la confianza mutuos.
Otra ventaja es la posibilidad de crear informes directamente en el software con BIRT. La creación de informes nos permite informar de forma regular y profesional a las partes interesadas, tanto internas como externas, sobre el estado del proyecto. Las plantillas estandarizadas, pero también los informes personalizables, proporcionan la base necesaria para tomar decisiones fundamentadas durante el transcurso del proyecto.
La apariencia visual también es importante para nosotros, especialmente en el contacto con los clientes. Por ello, hemos adaptado el plan del proyecto y la estructura a nuestro diseño corporativo. Esto crea reconocimiento, un paso aparentemente pequeño, pero muy eficaz en la imagen externa.
Más eficiencia y mejor calidad con BCS
En general, la introducción de Projektron BCS ha aportado un valor añadido notable. Los procesos son más eficientes, la colaboración dentro del equipo y con los clientes es más estrecha y estructurada, y la calidad de nuestro trabajo en los proyectos ha mejorado aún más. Gracias a la combinación de una metodología de proyectos probada con un potente soporte de software, somos capaces de implementar incluso proyectos complejos de forma transparente y orientada a los objetivos, en beneficio de nuestro equipo y de nuestros clientes.
Projektron BCS: estructura y libertad en perfecto equilibrio
Projektron BCS es para nosotros un socio al mismo nivel y nos proporciona una plataforma fiable y segura para la gestión de nuestros proyectos. El enfoque flexible y a la vez estructurado del software favorece procesos claramente definidos, pero deja espacio para formas de trabajo creativas e individuales.
El software refleja nuestros procesos establecidos de forma clara y comprensible, lo que permite a nuestra oficina de gestión de proyectos supervisar y promover mejor el cumplimiento de los estándares metodológicos. La estructura transparente y la documentación completa del sistema facilitan considerablemente la colaboración entre equipos: la información está disponible de forma centralizada, las responsabilidades están claramente definidas y los procesos son comprensibles para todos los participantes. De este modo, Projektron BCS no solo apoya el trabajo estructurado en proyectos, sino que también crea una base común sobre la que los equipos pueden trabajar de forma autónoma y con seguridad metodológica.
