27.03.2023 - Fachartikel

Softwareeinführung: Schritt für Schritt oder Big Bang?

Die Einführung von Unternehmenssoftware ist ein komplexes Unterfangen. Hierbei ist verlässliches Projektmanagement und spezifisches Know-how gefragt. Welche Einführungsstrategien gibt es? Welche Strategie eignet sich für welche Situation und für welchen Zweck? Welche Faktoren haben Einfluss darauf, welche Strategie die richtige ist? Mit diesem Wissen führen Sie Ihr Einführungsprojekt zum Erfolg.

Was ist eine Softwareeinführung?

Der Begriff „Softwareeinführung“ (auch „Software-Rollout“) beschreibt den Vorgang zur Etablierung einer neuen Software in einer Organisation. Häufig wird er gleichgesetzt mit eher technischen Aufgaben wie bspw. Softwareverteilung, Installation und Konfiguration. Eigentlich umfasst der Begriff jedoch den gesamten Prozess, bei dem eine neue Software (beispielsweise ein ERP-System, eine Projektmanagement-Software oder eine andere Unternehmenssoftware) in eine Organisation eingeführt wird.

Dieser Prozess umfasst

  • Anforderungsdefinition
  • Software-Auswahl
  • Software-Implementierung und -Integration
  • Überwachung der neuen Software im laufenden Betrieb (Betrieb und Wartung)
  • Schulung der Anwender in der Softwarenutzung

Ziel ist es, sicherzustellen, dass die Software effektiv genutzt werden kann und die Anforderungen des Unternehmens erfüllt. Die Auswahl einer geeigneten Software kann bereits als eigenständiges Projekt angesehen werden, auf das die eigentliche Softwareeinführung als weiteres Projekt folgt.

Der Zweck einer Softwareeinführung ist es, eine neue oder aktualisierte Software erfolgreich zu implementieren, um die Geschäftsergebnisse zu verbessern, die Effizienz und Produktivität zu steigern und die Bedürfnisse des Unternehmens zu erfüllen.

Warum die Softareeinführung wichtig ist

Die Einführung einer neuen Unternehmenssoftware ist immer eine heikle Angelegenheit – und zwar sowohl für Beteiligte des Kundenunternehmens (Projektleitung, Entscheidungsträger, Geschäftsführung) als auch für den Anbieter, meist repräsentiert duch die Anwenderberater des Softwareunternehmens.

Zum einen bindet solch ein Projekt Ressourcen und zum anderen hat die Einführung wichtige Konsequenzen hinsichtlich der betriebswirtschaftlichen Prozesse. Wenn in projektgetriebenen Unternehmen eine neue Projektinfrastruktur eingeführt wird, beeinflusst das die Konkurrenzfähigkeit des Unternehmens. Mögliche Fehler bei der Softwareeinführung sollten Sie also in jedem Fall kennen und durch professionelles Projektmanagement vermeiden.

  • Je größer das Kundenunternehmen ist,
  • je mehr Standorte und Abteilungen mit der Software ausgestattet werden sollen und
  • je tiefer das Softwareprodukt in die Unternehmensstrukturen und Geschäftsprozesse eingebunden werden soll...

...desto komplexer und strategisch bedeutsamer ist es, die optimale Software-Einführungsstrategie (Roll out strategy) zu wählen.

Phasen der Softwareeinführung

Ein Softwareeinführungsprojekt lässt sich, ebenso wie jedes andere Projekt, in fünf Projektmanagementphasen gliedern.

  1. Initialisierung
  2. Definition
  3. Planung
  4. Steuerung
  5. Abschluss

Nach diesem auf fünf Projektmanagementphasen basierenden Modell nach IPMA wird die grobe Projektstruktur in der Definitionsphase festgelegt. Im Softwareeinführungsprojekt basiert dies auf der Einführungsstrategie, das bedeutet, dass diese ebenfalls in der Definitionsphase, also vor der Projektplanung, feststehen muss.

In der Planungsphase werden nach Definition der IPMA die Projektstruktur, die Ressourcen, die Termine und die Kosten detailliert geplant, der Projektgesamtplan festgelegt und Projektrisiken sowie Gegenmaßnahmen in einem iterativen Prozess bestimmt. Sind die Risiken zu groß, ist ein Rückschritt in die Definitionsphase und Änderung der Einführungsstrategie möglich.

Die konkreten Tätigkeiten im Projekt werden in Projektphasen beschrieben. Bei einem Software-Einführungsprojekt ergeben sich unterschiedliche Projektphasen, je nach gewählter Einführungsstrategie: So kann sich im selben Projekt die Einführung des ersten Moduls in der Abschlussphase befinden, während sich die Einführung eines anderen Moduls noch in der Planungsphase befindet.

Softwareeinführung: Strategien

Die Wahl der Rollout-Strategie steht in der Definitionsphase jedes Softwareeinführungsprojekts an. Im Wesentlichen kommen drei verschiedene Arten von Rollout-Strategien zum Einsatz:

  1. Big-Bang-Ansatz
  2. Iterative Einführungsstrategien
  3. Kombinierte Einführungsstrategien

Oft werden die drei grundlegenden Ansätze in der Praxis zu komplexen Einführungsstrategien kombiniert. Die Entscheidung, welche Einführungsstrategie im jeweiligen Fall die passende ist, hängt von einer Vielzahl von Einflussfaktoren und den spezifischen Vor- und Nachteilen der verschiedenen Einführungsstrategien ab.

Schnell und komplett mit großem Knall: Big-Bang-Softwareeinführung

Bei der Big-Bang-Strategie werden alle Softwaremodule zu einem bestimmten Stichtag für alle Nutzer aktiviert. Die neue Software ersetzt das alte System ganzheitlich, sodass Nutzer keine Prozesse im Neu- und Altsystem parallel pflegen müssen und ab dem Einführungsdatum nur noch mit der neuen Software arbeiten Die Migration der Daten kann vor dem Stichtag abgeschlossen werden. Big Bang ist die schnellste und kostengünstigste Art der Softwareeinführung für große Unternehmen, denn es müssen nicht mehrere Anwendungen parallel bezahlt, gewartet und mit Schnittstellen verbunden werden – vorausgesetzt, es läuft alles nach Plan.

Treten Probleme auf, verursacht eine Big-Bang-Einführung schnell hohe Kosten. Im schlimmsten Fall kann bei einem Abbruch und Scheitern des Einführungsprojekts kein „Rollback“ auf das Altsystem erfolgen und alle Unternehmensprozesse geraten ins Stocken. Der abrupte Wechsel auf eine neue Lösung kann für viele Mitarbeiter eine Überforderung darstellen – Akzeptanzprobleme drohen. Im schlimmsten Fall wird die neue Software nicht angenommen und das angestrebte Ziel nicht erreicht.

Sinnvoll ist die Softwareeinführung mit Big Bang nur dann, wenn

  • das Management voll hinter der Einführung der Software steht und den Prozess unterstützt,
  • die Mitarbeiter der Implementierung gegenüber positiv eingestellt sind,
  • die Ziele und Anforderungen bekannt sind,
  • ein erfahrener Projektleiter zur Verfügung steht.

Ist die Big-Bang-Methode die richtige für Ihr Einführungsprojekt?

Mehr zur Einführung von Software nach dem Big-Bang-Ansatz, Vorteilen und Nachteilen sowie Tipps zur Vorgehensweise finden Sie im Artikel „Software einführen nach Big-Bang-Modell: Schnell mit großem Knall“.

Best Practice Big Bang-Einführung: items GmbH & Co. KG

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Schritt für Schritt: iterative Einführungsstrategien

Iterative, also schrittweise Strategien für die Softwareeinführung, mindern das hohe Risiko, das beim Big Bang besteht. Identifizieren die Beteiligten im Verlauf des Einführungsprojekts ein Problem, lässt es sich mit vergleichsweise geringem Aufwand in Schach halten. Selbst wenn nicht behebbare Probleme auftreten, fällt der Preis des Scheiterns niedriger aus: Die Einführungstiefe war geringer und eine Rückkehr zum Altsystem ist noch möglich.

Die höhere Sicherheit geht zulasten des Aufwands: Eine iterative Einführung benötigt mehr Zeit als eine Big-Bang-Einführung, da sie in mehreren Phasen stattfindet. Jede einzelne Phase des Einführungsprojekts ist für sich betrachtet weniger komplex als eine Einführung nach Big Bang. Die Dauer des gesamten Einführungsprojekts steigt mit der Anzahl der Phasen.

Zentral gesteuerte Unternehmen müssen sich während eines iterativen Einführungsprojekts auf eine schlechtere Qualität des zentralen Controllings einstellen. Das trifft insbesondere dann zu, wenn das Unternehmen standort-, abteilungs- und projektorientiert die neue Sofware einführt. Dem Kundenunternehmen bleiben zwei Optionen: Entweder stellt es in diesem Fall viele temporäre Schnittstellen bereit, oder es pflegt die Daten in Alt- und Neusystem parallel. Beides verlängert die Projektlaufzeit und sorgt für höhere Kosten.

 

Reine iterative Einführungsstrategien lassen sich untergliedern in:

Projektorientierte Einführung

Die Software wird im ersten Einführungsschritt von einem motivierten Projektteam (Testteam) für ein Projekt genutzt. Nach Anpassungen erfolgt die Ausweitung auf jedes Team und jedes Projekt unternehmensweit. Mehr zum projektorientierten Ansatz, Vorteile, Nachteile und Tipps finden Sie im Artikel „Projektorientierte Softwareeinführung: Anpassung nach Erfahrung".

Funktional iterative Einführung

Die Module einer modularen Softwarelösung werden nacheinander eingeführt. Mehr zur Einführung von Software nach dem funktional iterativen Ansatz, Vorteilen und Nachteilen sowie Tipps zur Vorgehensweise finden Sie im Artikel „Funktional iterative Softwareeinführung: Modul für Modul zum Erfolg".

Regional/abteilungsweise iterative Einführung

Die Software wird schrittweise über die Standorte oder Abteilungen eingeführt. Mehr zur Einführung von Software nach dem regional und abteilungsweise iterativen Ansatz, Vorteilen und Nachteilen sowie Tipps zur Vorgehensweise finden Sie im Artikel „Regional oder abteilungsweise iterative Softwareeinführung".

Kombinierte Einführungsstrategien

Während die Varianten Big Bang, funktional/regional iterativ und pilotiert als klar abgrenzbar beschreibbar sind, kommen bei großen Einführungsprojekten komplexer Unternehmenssoftware in der Praxis auch andere Strategien, beziehungsweise Kombinationen dieser Strategien zum Einsatz. Sie lassen sich genauer und individueller an die Bedürfnisse des Unternehmens anpassen.

Verschiedene Einführungsstrategien sind beliebig kombinierbar. Drei mögliche Kombinationen:

  • Pilotierte Einführung: Bei der Kombination der regional und der funktional iterativen Einführung wird jedes Modul der neuen Software zeitlich versetzt regional iterativ im Unternehmen eingeführt.
  • Regional iterative Einführung mit anschließendem Big Bang: Zunächst wird schrittweise über die Standorte oder Abteilungen eingeführt. Sobald genug Erfahrungen gesammelt und die angefallenen Probleme gelöst wurden, wird in den restlichen Standorten nach Big Bang eingeführt.
  • Big Bang mit anschließender funktional iterativer Einführung: Die Software wird ohne vorbereitende Absprachen zu den sich ändernden Prozessen nach Big Bang eingeführt. Die Anpassungen werden danach vorgenommen.

Insbesondere bei Softwareeinführungen von vielen Modulen und an vielen Standorten können sogar noch komplexere Kombinationen das beste Konzept darstellen. Bei einer Einführung von acht Modulen an acht Standorten könnten zum Beispiel die ersten vier Module der neuen Software regional iterativ an zwei Standorten und anschließend Big Bang für die übrigen sechs Standorte eingeführt werden. Für die nächsten vier Module könnte eine funktional iterative Einführung für alle acht Standorte die optimale Wahl sein.

Ist eine kombinierte Strategie passend für Ihr Einführungsprojekt?

Finden Sie es heraus und lernen Sie die kombinierten Strategien mit ihren jeweiligen Vor- und Nachteilen kannen. Detailliert beschrieben finden Sie die kombinierten Einführungsstrategien im Artikel „Kombinierte Einführungsstrategien: Per Kombo zur erfolgreichen Softwareeinführung“.

11 Einflussfaktoren auf die Wahl der Strategie für die Softwareeinführung

Auf Grundlage praktischer Erfahrungswerte haben die Anwenderberater der Projektron GmbH elf zentrale Rahmenbedingungen identifiziert, die bestimmen, welche Strategie für ein Unternehmen die geeignete ist. Diese elf Faktoren lassen sich unterteilen in:

  • Drei gegebene Unternehmensfaktoren
  • Vier beeinflussbare Unternehmensfaktoren
  • Vier Produktfaktoren

Gegebene Unternehmensfaktoren

Drei Unternehmensfaktoren können Projektverantwortliche des Softwareanbieters und des Unternehmens nur sehr begrenzt aktiv beeinflussen.

  • Die Anzahl der Unternehmensstandorte und Abteilungen: Unternehmen führen ihre Software normalerweise an allen Standorten ein, aber in internationalen Kontexten können Bestimmungen existieren, die von der Software nicht unterstützt werden. Die Anzahl der Standorte kann bereits einige Einführungsstrategien ausschließen.
  • Prozessänderungen: Eine erfolgreiche Software einführung erfordert einen Change-Management-Prozess, bei dem es wichtig ist, die Mitarbeiter einzubeziehen. Projektleiter müssen die Auswirkungen und Änderungen transparent darstellen, die mit der Einführung einhergehen. "Change Communication" ist der Begriff für die notwendigen Maßnahmen, um dies zu erreichen.
  • Zeit für das Einführungsprojekt: Der Faktor Zeit ist neben Kosten und inhaltlichen Zielen ein entscheidender Aspekt bei Einführungsprojekten für Software. Mehr Zeit ermöglicht es, mehr inhaltliche Ziele zu erreichen, bei Verkürzung steigt das Risiko.Terminvorgaben, Kosteneinsparungen und gesetzliche Rahmenbedingungen können den Zeitplan beeinflussen.

Produktfaktoren

Die Architektur und Eigenschaften der Software selbst beeinflussen die Strategieauswahl in Form von vier Faktoren.

  • Anzahl der Module: Je höher die Anzahl der zu implementierenden Module ist, desto komplexer und aufwendiger wird der Einführungsprozess.
  • Anzahl der Schnittstellen: Komplexität und Anzahl der zu entwickelnden oder konfigurierenden Schnittstellen sind wichtige Faktoren für ein Softwareeinführungsprojekt.
  • Anpassungstiefe: Zur bestmöglichen Abbildung individueller Prozesse im Unternehmen sind kundenspezifische Anpassungen an der Standardsoftware erforderlich, die jedoch fehleranfälliger sind als der Standard.
  • Menge abzulösender Systeme: Die Anzahl der abzulösenden Systeme ist eine wichtige Rahmenbedingung, da bei Vorgaben, dass ein System alle Projektinformationen für das Management bereitstellen soll, zeit- und kostenintensive temporäre Schnittstellen bei iterativen Ansätzen erforderlich sein können.

Beeinflussbare Unternehmensfaktoren

Vier Faktoren sind zwar gegeben, sind jedoch zum größten Teil beeinflussbar. Der Berater des Softwareanbieters und der interne Projektleiter des Unternehmens sollten vor und während des Projekts versuchen, sie aktiv im Sinne einer erfolgreichen Einführung zu beeinflussen.

  • Anforderungen und Ziele: Bereits vor der Softwareauswahl sollte ein Unternehmen seine Anforderungen an das neue System schriftlich fixieren. Ebenso wichtig sind die Anforderungen der späteren Nutzer, also der Mitarbeiter.
  • Managementunterstützung: Eine Softwarelösung kann bestehende Strukturen und Machtverhältnisse innerhalb eines Unternehmens verändern. Wenn das Projektteam ein Projektmanagementoffice (PMO) oder einen Lenkungsausschuss installiert, sollte das Management das unterstützen oder zumindest billigen.
  • Motivation: Je motivierter die zukünftigen Softwareanwender sind, desto reibungsloser verläuft das Einführungsprojekt.
  • Erfahrung des Projektteams: Die Erfahrung von Projektteam und Projektleitung ist ein entscheidender Faktor. Ist keine Erfahrung vorhanden, bergen alle Methoden ein signifikantes Risiko.

Verbessern Sie die Erfolgsaussichten für Ihr Einführungsprojekt

Im Artikel „Software einführen: Diese 11 Einflussfaktoren bestimmen die Strategie“ erfahren Sie mehr über die einzelnen Einflussfaktoren und zu Möglichkeiten, wie Sie sie zu Ihren Gunsten beeinflussen können.

Wie die Ausprägung der Faktoren die Wahl der Strategie bestimmt

Das Schema unten zeigt den Einfluss der verschiedenen Faktoren auf die Wahl einer entweder iterativen Strategien oder des Big-Bang-Ansatzes. Die hellblau hinterlegten Produktfaktoren sprechen bei jeweils steigender Anzahl von Modulen, Anpassungen oder einzurichtenden Schnittstellen umso stärker für iterative Ansätze. Ist die Menge abzulösender Systeme allerdings sehr hoch und müssten deshalb temporär viele Schnittstellen von Alt- zu Neusystem eingerichtet werden, stellt dies ein K.-o.-Kri­te­ri­um dar und führt zur Big-Bang-Einführung.

Unter den nicht beeinflussbaren Unternehmensfaktoren (grün hinterlegt) ist Zeitdruck ein Ausschlusskriterium gegen iterative Ansätze. Viele Prozessänderungen sprechen gegen eine Big-Bang-Einführung. Je mehr Standorte und Anwender es gibt, desto eher stellt ein iteratives Konzept die bessere Wahl dar.

Ausschlaggebend für die Wahl der richtigen Strategie sind meist die beeinflussbaren Unternehmensfaktoren. Jeder dieser vier blau hinterlegten Faktoren kann mit entsprechenden Maßnahmen verbessert werden, sodass weitere Strategien infrage kommen. Aus der Tendenz zu entweder iterativer oder Big-Bang-Vorgehensweise ergibt sich damit eine Vielzahl konkreter Einführungsstrategien.

Sie wissen noch immer nicht, welche Strategie für Ihren individuellen Fall die beste wäre? Kein Problem! Wir verfügen über akkumuliert jahrzehntelange Erfahrung in der Einführung von komplexer Unternehmenssoftware und können Ihr Projektteam durch Strategiefindung, Schulungen, Workshops und in beratender Funktion individuell, gezielt und kompetent unterstützen.

Kontakt zu Projektron

Strategiefindung mit Expertentool

Die elf komplexen Faktoren zu gewichten und die passende Einführungsstrategie zu empfehlen, ist eine anspruchsvolle Aufgabe. Wir Anwenderberater der Projektron GmbH greifen für die Einführung von Projektron BCS auf ein Expertentool zurück, das wir eigens für diesen Zweck entwickelt haben.

Die Berater befüllen die Eingabefelder des Tools in Workshops und im Dialog mit dem Kundenunternehmen, indem sie entsprechende Werte für die elf Einflussfaktoren ermitteln. Das Tool

  • gewichtet die Kriterien angepasst auf die Bedingungen und Anforderungen des jeweiligen Kundenunternehmens,
  • visualisiert die Eignung der Strategien vergleichend und
  • gibt konkrete Handlungsempfehlungen, um die Einführung bestmöglich vorzubereiten und die Bedingungen vor Projektstart zu optimieren.
     

Oft gibt es mehrere Strategien, die unter den gegebenen Rahmenbedingungen infrage kommen. Manager (Kundenunternehmen) und Berater (Anbieter der Software) sollten sich vor allem auf die vier beeinflussbaren Unternehmensfaktoren fokussieren. Wer die Möglichkeit hat, diese Faktoren positiv für das Einführungsprojekt zu beeinflussen, hat automatisch mehr Freiheit bei der Wahl der Strategie.

Expertentool zur Strategiefindung: Vorteile für Kunden und Berater

Das Expertentool hilft Beratern,

objektiv die bestmögliche Einführungsstrategie für die Anforderungen des Kunden auszuwählen,
gezielte Maßnahmen einzuleiten, um die Einflussfaktoren für die Anwendung der jeweiligen Strategie zu optimieren.

Kunden bietet das Tool

maximale Transparenz: Es macht die Empfehlung des Beraters nachvollziehbar und schafft Akzeptanz für die Maßnahmen in der Mitarbeiterschaft.
die Möglichkeit zur Selbstbestimmung: Es befähigt den Kunden, die Auswahl für die gewünschte Einführungsstrategie selbst zu fällen.

Fazit: Softwareeinführung braucht Expertise

Haben Sie Ihr Auswahlprojekt für eine neue Unternehmenssoftware und einen ersten Test erfolgreich abgeschlossen, können Sie das Software-Einführungsprojekt initiieren. Die Wahl der passenden Einführungsstrategie ist dabei in der Definitionsphase des Einführungsprojekts der zentrale Faktor, der über Erfolg oder Scheitern der Softwareeinführung entscheidet. Stellen Sie sie daher in den Mittelpunkt. Sie entscheidet über das gesamte Konzept der Softwareeinführung, über Zeitpläne, über konkrete Maßnahmen von Migration der Daten bis hin zu Inhalten einer Schulung für die Mitarbeiter.

Bei der Entscheidung für eine Strategie müssen Sie die komplexe Wechselwirkung verschiedener Einflussfaktoren bewerten und Kombinationen von Ausprägungen erkennen, die bestimmte Strategien ausschließen oder zwingend bedingen.

Diese Aufgabe ist sehr komplex und kann nur mit viel Erfahrung allein unternehmensintern entscheiden werden. Wenn Sie eine neue Unternehmenssoftware einführen, sollten Sie die Hilfe von Spezialisten in Anspruch nehmen und das Einführungsprojekt auf vertrauensvoller Basis mit den Anwenderberatern des Softwareanbieters gemeinsam bestreiten. 

Über den Autor

Francisco Josué Artaza arbeitet seit 15 Jahren bei der Projektron GmbH, derzeit als Marketingleiter und Anwenderberater. Er ist zertifiziert nach IPMA, PRINCE2 sowie als Scrum Product Owner. Er ist Experte für Softwareeinführungsstrategien und hat ein Tool entwickelt, das die Auswahl der passenden Strategie erleichtert.

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