Spesenmanagement: Auslagen und Reisekosten erfassen, prüfen, erstatten und abrechnen
Ihre Reisekostenabrechnung und Spesenverwaltung digital und papierlos
Von der Spesenerfassung über die Spesenprüfung bis zur Spesenabrechnung: Mit dem Spesenmanagement von Projektron BCS automatisieren und digitalisieren Sie Ihre Reisekosten- und Spesenabrechnung einfach und effizient. Sparen Sie sich eine separate Software für Ihre Spesenverwaltung, denn BCS hat weit mehr zu bieten als eine reine Projektmanagementsoftware und bringt in Kombination mit der Projektron App den vollen Funktionsumfang einer Expense Management Software gleich mit.
Spesenerfassung digital, komfortabel und flexibel mit Projektron BCS
Ob aufgaben-, kunden- oder projektbezogene Spesen, Projektron BCS vereint den Funktionsumfang einer Projektmanagementsoftware mit den Tools einer Spesenmanagementsoftware. Was wäre wenn Sie und Ihre Mitarbeiter...
➤ Reisekosten, Aufwände und Spesen digital erfassen und zentral verwalten könnten?
➤ ohne großen Aufwand entstehende Reisekosten, Spesen und Barauslagen direkt mobil erfassen könnten, besonders wenn sie viel unterwegs sind?
➤ sämtliche Spesen Ihrer international tätigen Mitarbeiter in verschiedenen Währungsräumen exakt abbilden könnten, inklusive aller länderspezifischen Spesensätze?
➤ Ihre Personal- und Projektverantwortlichen weniger Zeit für die Prüfung von Spesenabrechnungen aufwenden müssten?
➤ Ihren Spesenprozess zwischen Erfassung und Auslagenrückerstattung oder Rechnungslegung deutlich verkürzen könnten?
➤ eine zentrale Softwarelösung hätten, die Projektmanagement, Personalverwaltung, Buchhaltungsprozesse und Spesenmanagement umfassend abbildet?
Mit Projektron BCS treffen Sie bei all diesen Anliegen genau die richtige Wahl, denn die integrierte Spesenmanagement-Lösung ist:
umfassend, da sie sämtliche Spesenprozesse digital abbildet und alle Daten zentral und sicher verwahrt.
flexibel, da Auslagen und Spesen über die App mobil erfasst werden können – online wie offline.
fehlerminimierend, da sie die Prüfung und Genehmigung zentral, übersichtlich und standardisiert ermöglicht.
effizient, da sie Ihren gesamten Spesenprozess automatisiert.
komfortabel, da Sie alle Beteiligten mit Assistenten, Vorlagen und Workflows unterstützt.
ökonomisch, da Sie Ihnen die Einführung und den Unterhalt einer Insellösung für Ihr Expense Management erspart.
Die Spesenmanagementfunktionen sind über die entsprechenden Benutzerlizenzen für Mitarbeiter, Personalverantwortliche, Projektverantwortliche oder Rechnungsmanager verfügbar. Überzeugen Sie sich selbst und testen Sie Projektron BCS.
Beantragt, bewertet, bewilligt: Spesenmanagement mit Assistent und Genehmigungsworkflow
Projektron BCS unterstützt Sie und Ihre Mitarbeiter aktiv, wenn Sie Ihre Reisekosten, Aufwände und Spesen erfassen möchten. Ein intuitiv bedienbarer Assistent führt Ihre Mitarbeiter durch den Prozess der Belegerfassung, der Spesenprüfung und der Spesenfreigabe. Mit nur wenigen Klicks und Eingaben erstellen Sie und Ihre Mitarbeiter einen Spesenbericht und leiten diesen zur Prüfung und Genehmigung weiter.
In all diesen Schritten unterstützt Sie das Spesenmanagement von Projektron BCS:
- Personalverantwortliche prüfen freigegebene Spesen individuell je Mitarbeiter oder kollektiv für ganze Abteilungen, passen Mitarbeiterspesen bei Bedarf an oder erfassen Spesen für einen Mitarbeiter.
- Projektverantwortliche überprüfen die Spesen aller Teammitglieder am Projekt oder an einzelnen Aufgaben in übersichtlichen Spesenansichten und geben die Spesen nach der Prüfung zur Rechnungsstellung frei.
- Die Buchhaltung oder das Rechnungsmanagement initiieren sofort nach Prüfung der erfassten Spesen die Rechnungsstellung oder veranlassen die Genehmigung und Rückerstattung von Mitarbeiterspesen.
Erstellen und aktivieren Sie einen individuell auf Ihre Anforderungen abgestimmten Genehmigungsworkflow, der Sie und Ihre Mitarbeiter in jedem Spesenstatus optimal unterstützt und sich Ihren Freigabeprozessen anpasst. Von „erstellt“ und „beantragt“ über „genehmigt“, „freigegeben“ und „geprüft“ bis „abgerechnet“ und „gebucht“ – Spesenmanagement nach Maß!
Spesen effizient erfasst: Reisekostenabrechnung mit Vorlagen und Favoriten
Fallen in Ihrem Arbeits- oder Projektalltag immer wieder Dienstreisen zu einem gleichen Ort an? Mit der Kopierfunktion im Spesenmanagement von Projektron BCS duplizieren sie mit wenigen Klicks eine vorherige Dienstreise zu einem neuen Startdatum. Optional kopieren Sie dazu gleich noch die angefallenen Auslagen für Verpflegungen, Kilometergelder, Übernachtungen, Reisezeiten oder Belegspesen. Der Spesenmanagement-Assistent wird Sie direkt darauf durch die Belegerfassung geleiten und erlaubt Ihnen, weitere Anpassungen an der kopierten Dienstreise vorzunehmen.
Unternehmen Sie regelmäßig Dienstreisen zu verschiedenen Orten? Legen Sie einfach Dienstreise-Favoriten an, um später unmittelbaren Zugriff auf eine passende Vorlage zu erhalten und Ihre Spesen- und Reisekostenabrechnung noch schneller und komfortabler durchzuführen. Durch den automatisierten Spesenmanagement-Workflow liegen Ihre Spesenberichte sofort den entsprechenden Bearbeitern zu Prüfung vor.
International unterwegs? Spesenmanagement ohne Grenzen
Unterhält Ihre Organisation Niederlassungen in mehreren Ländern? Sind Ihre Berater in verschiedenen Ländern unterwegs, um Ihre Kunden zu unterstützen? Währungsgrenzen überwinden Sie mit dem Spesenmanagement von Projektron BCS spielend, da es den jeweiligen Spesensatz für jeden Mitarbeiter automatisch berechnet, basierend auf dem jeweils hinterlegten Arbeitsland. BCS berücksichtigt dabei länderabhängige Spesensätze ebenso wie unterschiedliche Währungen und bildet Ihre Reisekosten exakt ab.
Spesenerfassung unterwegs mit der Projektron BCS-App
Mit der Projektron BCS-App sind Sie auf Dienstreisen bestens gerüstet: Mit Ihr führen Sie nicht nur Ihre Arbeitszeiterfassung durch und importieren Geschäftskontakte, sondern Sie erfassen auch Ihre Auslagen und Spesen direkt während der Reise.
Die Eingabe von Spesen ist denkbar unkompliziert und intuitiv: Ein Foto mit der Kamera Ihres Smartphones genügt. Alternativ können Sie auch PDF-Dateien hochladen. Die erfassten Belege ordnen Sie wahlweise verschiedenen Reiseabschnitten oder Belegphasen zu. Verpflegung, Kilometer und Übernachtungen dokumentieren Sie somit nahezu in Echtzeit auf Ihrem Smartphone.
Sie haben unterwegs kein Netz? Kein Problem! Mit der WebApp von Projektron BCS erfassen Sie Ihre Spesen ganz einfach offline*. Alle Daten der App werden im Webbrowser gespeichert und bleiben auch nach Beenden des Webbrowsers oder Ausschalten des Geräts erhalten. Die App zeigt Ihnen an, wie viele Einträge noch zu synchronisieren sind. Sobald Sie wieder Zugang zum Netz haben und die App starten synchronisieren sich Ihre Daten automatisch mit Projektron BCS.
Nach der Synchronisation berechnet die Projektmanagement-Software Projektron BCS automatisch die Spesenpauschalen und rechnet Belegbeträge entsprechend um. Die synchronisierten Belege und Angaben können Sie auch nachträglich nochmals prüfen, gegebenenfalls korrigieren, ergänzen und zur Abrechnung weiterleiten.
* Die Offline-Fähigkeit der BCS-App ist auf iPhones ab iOS 17.4 innerhalb der EU nicht mehr gewährleistet. Mehr dazu hier.
Alexander Breitfeld
IT Infrastructure Management, apsolut Group
"Mit einer mobilen Ansicht auf den Endgeräten der Nutzer und der geringen clientseitigen Anforderung eines üblichen Browsers sowie der Möglichkeit eine mobile App zur Zeiterfassung zu verwenden, ist ein wichtiger Vorteil für die Akzeptanz unserer Mitarbeiter gegeben. Die Spesenerfassung wurde von uns bereits im selben System verwendet und konnte mit Hilfe des Bausteins Mehrwährungsfähigkeit internationalisiert werden um die Reisen von und zu den Niederlassungen und zu den Kunden in jedem Winkel der Welt abzubilden.“
BCS für Ihr Spesenmanagement: Vorteile auf einen Blick
Benutzerfreundliche und intuitive Spesenerfassung dank der Unterstützung von Assistenten
Internationales Spesenmanagement mit länderabhängigen Spesensätzen und automatisierter Währungsumrechnung
Automatisierter Spesenprozess dank Genehmigungsworkflow
Umfassendes Spesenmanagement von der Belegerfassung bis zur Rückerstattung oder Rechnungslegung
Zeitsparende Spesenerfassung dank Vorlagen und Favoriten
Mobile Spesen- und Belegerfassung mit der Projektron BCS-App
