08.03.2023 - Fachartikel

Software einführen nach Big-Bang: Schnell mit großem Knall

Schnell, aber nicht risikoarm: Bei der Big-Bang-Ablösung wird das neue Softwaresystem zu einem definierten Zeitpunkt mit vollem Funktionsumfang eingeführt. Hier erfahren Sie, wie die Methode funktioniert, wo ihre Vorteile und Nachteile liegen und ob sich die Big-Bang-Methode für Ihr Softwareeinführungsprojekt zielführend einsetzen lässt.

Big-Bang-Softwareeinführung – was bedeutet das?

Die Big-Bang-Methode zählt zu den bekanntesten Strategien zur Softwareeinführung. Bei der Big-Bang-Strategie werden alle Softwaremodule zu einem bestimmten Stichtag für alle Nutzer aktiviert. Die neue Software ersetzt ab diesem Zeitpunkt (Meilenstein) das Altsystem ganzheitlich, sodass Nutzer keine Prozesse im Neu- und Altsystem parallel pflegen müssen. Big Bang ist die schnellste und kostengünstigste Einführungsstrategie für große Unternehmen, denn es müssen nicht mehrere Anwendungen parallel bezahlt, gewartet und mit Schnittstellen verbunden werden – vorausgesetzt, es läuft alles nach Plan.

Was ist bei der Softwareeinführung nach Big-Bang-Methode zu beachten?

Bei der Einführungsstrategie nach Big Bang ist eine genaue Planung sehr wichtig und entscheidend für das Gelingen des Einführungsprojekts. Treten Probleme auf, verursacht eine Big-Bang-Einführung schnell hohe Kosten. Im schlimmsten Fall kann bei einem Abbruch und Scheitern des Einführungsprojekts kein „Rollback“ auf das Altsystem erfolgen und alle Unternehmensprozesse geraten ins Stocken.

Der abrupte Wechsel auf eine neue Lösung kann für viele Mitarbeiter eine Überforderung darstellen – es kommt zu Akzeptanzproblemen. Im schlimmsten Fall wird die neue Software nicht angenommen und das angestrebte Ziel nicht erreicht. Daher ist es bereits bei der Auswahl der Software von großer Bedeutung, auf eine intuitive Bedienbarkeit zu achten. Probleme bringt die Einführung komplexer Unternehmenssoftware vor allem dann, wenn ein Unternehmen bislang keine ähnliche Software genutzt hat. Wurden vorher verschiedene Softwarelösungen genutzt, die nun durch ein ERP-System ersetzt werden sollen, tregen wegend der Migration von Daten oft  Probleme auf.

Eine Vorbereitungsphase ist bei einer Softwareeinführung nach der Big-Bang-Methode besonders wichtig, um die hohen Risiken der Big Bang Einführungsstrategie zu minimieren. Die technischen Systembetreuer und Schlüsselnutzer (Key-User/Champions) müssen vorab von den Anwenderberatern des Softwareanbieters geschult werden. Außerdem muss die neue Software im Vorfeld ausgiebigen Tests unterzogen werden, die möglichst vollständig mit Echtdaten bestückt sind. Der Softwareanbieter entwickelt bereits in der Vorbereitungsphase alle benötigten Schnittstellen.

Softwareeinführung nach Big-Bang: Vorteile und Nachteile

  • Schnelle Implementierung: Die Big Bang-Methode ermöglicht es, eine Softwarelösung schnell in Betrieb zu nehmen. Anstatt Zeit und Ressourcen für eine schrittweise Einführung zu verschwenden, kann das gesamte Unternehmen in kürzester Zeit auf die neue Software umsteigen.
  • Hohes Risiko: Eine Softwareeinführung nach der Big Bang-Methode ist mit höheren Risiken verbunden als eine schrittweise Einführung. Wenn bei der Implementierung Probleme auftreten, können diese schwerwiegender sein und das gesamte Unternehmen betreffen.
  • Überschaubare Kosten: Mit der Big Bang-Methode können die Gesamtkosten gesenkt werden, da die Implementierung schneller und effizienter durchgeführt wird.
  • Größere Auswirkungen auf den Geschäftsbetrieb: Da bei der Big Bang-Methode alle Systeme und Prozesse auf einmal aktualisiert werden, kann es zu größeren Auswirkungen auf den Geschäftsbetrieb kommen. Wenn es während der Implementierung zu Störungen oder Ausfällen kommt, kann dies die Produktivität und Rentabilität des Unternehmens beeinträchtigen.
  • Vermeidungvon Kompatibilitätsproblemen: Wenn eine Organisation eine neue Softwarelösung schrittweise einführt, kann es zu Kompatibilitätsproblemen mit älteren Systemen kommen. Mit der Big Bang-Methode können diese Probleme vermieden werden, da alle Systeme gleichzeitig aktualisiert werden.
  • Höhere Schulungs- und Anpassungskosten: Alle Mitarbeiter müssen gleichzeitig geschult werden. Dies kann zu höheren Schulungs- und Anpassungskosten führen als bei einer schrittweisen Einführung, da bei einer schrittweisen Einführung nur eine kleine Gruppe von Mitarbeitern geschult werden muss, die das Wissen dann intern weitergeben können.
  • Hohe Motivation: Eine neue Softwarelösung kann zu Verunsicherungen und Ängsten bei den Mitarbeitern führen. Mit der Big Bang-Methode bewältigen alle Mitarbeiter gemeinsam den Umstieg auf die neue Software und arbeiten jederzeit nach denselben Prozessen, was Motivation und Zusammenhalt fördert.
  • Geringere Flexibilität: Wenn während der Einführung ein Problem auftritt oder eine Änderung erforderlich ist, kann dies schwieriger sein, da die Systeme und Prozesse bereits aktualisiert wurden.

Wann ist ein Big-Bang-Rollout sinnvoll?

Sinnvoll ist die Softwareeinführung mit Big Bang nur dann, wenn

  • das Management voll hinter der Einführung der Software steht und den Prozess unterstützt,
  • die Mitarbeiter der Einführung gegenüber positiv eingestellt sind,
  • die Ziele und Anforderungen bekannt sind,
  • ein erfahrener Projektleiter zur Verfügung steht.

Alternativen zur Big-Bang-Methode

Neben der Softwareeinführung nach der Big-Bang-Methode kommen rein iterative Vorgehensweisen, also schrittweise Einführungsstrategien und Kombinationen von Big-Bang-Ansatz mit iterativen Strategien infrage, die für die Einführungsprojekte in Unternehmen im Einzelfall passender sein können.

Zu den rein iterativen Vorgehensweisen zählen:

Projektorientierte Softwareeinführung

Die Software wird im ersten Einführungsschritt von einem motivierten Projektteam (Testteam) für ein Projekt genutzt. Nach Anpassungen erfolgt die Ausweitung auf jedes Team und jedes Projekt unternehmensweit. Mehr zum projektorientierten Ansatz, Vorteile, Nachteile und Tipps finden Sie im Artikel „Projektorientierte Softwareeinführung: Anpassung nach Erfahrung".

Funktional iterative Softwareeinführung

Die Module einer modularen Softwarelösung werden nacheinander eingeführt. Mehr zur Einführung von Software nach dem funktional iterativen Ansatz, Vorteilen und Nachteilen sowie Tipps zur Vorgehensweise finden Sie im Artikel „Funktional iterative Softwareeinführung: Modul für Modul zum Erfolg".

Regional/abteilungsweise iterative Einführung

Die Software wird schrittweise über die Standorte oder Abteilungen eingeführt. Mehr zur Einführung von Software nach dem regional und abteilungsweise iterativen Ansatz, Vorteilen und Nachteilen sowie Tipps zur Vorgehensweise finden Sie im Artikel „Regional oder abteilungsweise iterative Softwareeinführung".

Kombinierte Strategien kommen vor allem bei sehr großen Einführungsprojekten in Frage und bieten den Vorteil, dass sie sich den individuellen Bedürfnissen und Anforderungen des Unternehmens besser anpassen lassen. Dadurch lassen sich mitunter Einführungszeiten verkürzen oder die Akzeptanz der Softwareeinführung steigern. Die Risiken der Softwareeinführung nach Big Bang mindern sich dadurch aber nicht in allen Fällen.

Zwei geläufigste Kombinationen von iterativen Modellen mit der Big-Bang-Strategie sind folgende:

  • Big Bang mit anschließender funktional iterativer Einführung: Die Software wird ohne vorbereitende Absprachen zu den sich ändernden Prozessen nach Big Bang eingeführt. Die Anpassungen werden danach vorgenommen.
  • Regional iterative Einführung mit anschließendem Big Bang: Zunächst wird schrittweise über die Standorte oder Abteilungen eingeführt. Sobald genug Erfahrungen gesammelt und die angefallenen Probleme gelöst wurden, wird in den restlichen Standorten nach Big Bang eingeführt.

Wie wird die Einführung nach Big-Bang-Ansatz erfolgreich?

Die Einführung einer neuen Unternehmenssoftware ist immer eine heikle Angelegenheit, da solch ein Projekt Ressourcen bindet und wichtige Konsequenzen hinsichtlich der betriebswirtschaftlichen Prozesse nach sich zieht. Die Wahl einer nicht für Ihre Bedingungen passenden Strategie ist einer der 7 häufigsten Fehler bei Einführungsprojekten. Dies sollten Sie unbedingt vermeiden, um Ihr Software-Rollout erfolgreich zu planen und abzuschließen.

Falls Sie einen Rollout von Unternehmenssoftware nach der Big-Bang-Methode in Betracht ziehen, gibt es zahlreiche Möglichkeiten, Ihre Erfolgsaussichten zu verbessern. Wichtig ist dabei, die 11 Faktoren zu berücksichtigen, die die Wahl der geeigneten Strategie beeinflussen, und geeignete Maßnahmen zu ergreifen, um diese Faktoren zu optimieren. So können Sie Ihre Chancen auf eine erfolgreiche Einführung der Software deutlich steigern.

Sie sind unsicher, ob eine Softwareeinführung nach Big-Bang-Modell die geeignete Vorgehensweise für Ihr Einführungsprojekt darstellt? Zählen Sie auf unsere Expertise! Mit jahrzehntelanger Erfahrung in der Einführung komplexer Softwarelösungen können wir Ihr Projektteam individuell und kompetent durch Strategiefindung, Schulungen, Workshops und Beratung unterstützen.

Kontakt zu Projektron

Best Practice: Big-Bang-Einführung von Projektron BCS bei items GmbH & Co. KG

Die items GmbH & Co. KG, ein führendes IT-Dienstleistungsunternehmen in der Energiewirtschaft, stand 2009 vor der Herausforderung, ihr veraltetes Projektmanagement- und Abrechnungssystem zu ersetzen. Das bestehende System, eine Eigenentwicklung auf Access-Basis, war fehleranfällig, nicht revisionssicher und entsprach nicht mehr den wachsenden Anforderungen des Unternehmens an das (Multi-)Projektmanagement, Projektcontrolling und die Abrechnung von Leistungen.

Nach einer gründlichen Marktrecherche entschied sich items für Projektron BCS. Entscheidende Kriterien waren der umfassende Funktionsumfang, die Anpassbarkeit der Software, die Release-Stabilität, die Skalierbarkeit und die Datenschutzkonformität. Projektron bot zudem rollenbezogene Schulungen und eine kostenfreie Testinstallation, um die Umsetzbarkeit der Anforderungen zu überprüfen.

Aufgrund der absehbaren Probleme bei einem schrittweisen Umstieg während laufender Prozesse entschied sich items für einen "Big Bang" Ansatz. Das bedeutete, dass sofort ab dem Zeitpunkt der Einführung alle Mitarbeiter die Aufwandserfassung in Projektron BCS nutzten und sämtliche Projekte, Abrechnungen und Urlaubsanträge nur noch über das neue System liefen.

Obwohl es zu erwarteten Schwierigkeiten in der Anlaufphase kam, wie technische Anpassungen und Nachschulungen einzelner Nutzergruppen, erwies sich die Entscheidung für den "Big Bang" Ansatz letztendlich als erfolgreich. Projektron BCS erfüllte die Anforderungen von items in Bezug auf Funktionalität, Anpassbarkeit, Stabilität und Datenschutz. Durch die schnelle Umstellung konnte items effizienter arbeiten und war für zukünftiges Wachstum gut gerüstet.

Erfahren Sie im Anwenderbericht der items GmbH und Co. KG mehr zur BCS-Einführung und vielfältigen Nutzung von Projektron BCS durch einen Full-Service-IT-Dienstleister.

"Wir starteten nach einer mehrmonatigen Phase der Systemeinrichtung, Mitarbeiter-Vorbereitung und am Schluss einer Datenübernahme aus dem Altsystem Mitte 2011 den BCS-Einsatz. Wegen für uns absehbarer Probleme bei einem schrittweisen Umstieg auf das Neusystem innerhalb laufender Prozesse hatten wir uns für einen „Big Bang“ entschieden: Sofort ab Beginn stellten wir die Aufwandserfassung für alle Mitarbeiter auf das BCS um, alle Projekte, Abrechnungen, Urlaubsbeantragung/-genehmigung liefen ab diesem Zeitpunkt nur noch im neuen System."

Elisabeth Königshofen
Projektmanagement-Office, items GmbH & Co. KG, Münster

Fazit: Softwareeinführung nach Big Bang

Die Big-Bang-Methode ist eine schnelle und kosteneffiziente Methode zur Einführung eines neuen Softwaresystems, bei der alle Softwaremodule zu einem definierten Zeitpunkt aktiviert werden. Die Einführung erfordert jedoch eine gründliche Planung, um Risiken wie Probleme bei der Akzeptanz, höhere Kosten und Unterbrechungen der Geschäftsprozesse zu minimieren. Eine intuitive Bedienbarkeit der neuen Software, Schulungen der Schlüsselnutzer und Tests mit Echtdaten sind wichtige Voraussetzungen für das Gelingen einer Einführung nach Big Bang.

Die Vorteile der Big-Bang-Methode liegen in der schnellen Implementierung, den überschaubaren Kosten und der Vermeidung von Kompatibilitätsproblemen, während potenzielle Nachteile in den höheren Risiken, größeren Auswirkungen auf den Geschäftsbetrieb und geringerer Flexibilität zu suchen sind. Die Entscheidung, ob die Big-Bang-Methode für ein Softwareeinführungsprojekt geeignet ist, hängt von der Komplexität der Software, der Größe des Unternehmens und vor allem der Erfahrung des Projektleiters und des Projektteams ab.

Über den Autor

Francisco Josué Artaza arbeitet seit 15 Jahren bei der Projektron GmbH, derzeit als Marketingleiter und Anwenderberater. Er ist zertifiziert nach IPMA, PRINCE2 sowie als Scrum Product Owner. Er ist Experte für Softwareeinführungsstrategien und hat ein Tool entwickelt, das die Auswahl der passenden Strategie erleichtert.

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