Globale Intercompany-Verrechnung
Anwenderbericht von msg global solutions Deutschland GmbH
Wir setzen Projektron BCS zentral für über 23 eigene Länderorganisationen ein. Das Besondere ist, dass wir in nahezu jedem unserer großen Projekte Berater aus vielen verschiedenen Ländern einsetzen und die gesamte Planung, Ressourcenallokation, Zeiterfassung und Abrechnung in einem BCS erfolgt. Wir erstellen dort alle Kundenrechnungen in Landeswährungen und managen die eigenen internationalen Intercompany-Abrechnungen. Mit einer zentralen Lösung alle Länder zu erfassen ist neben der hohen Prozessintegration ein enormer Vorteil.
msg global – SAP-Entwicklungspartner seit über 20 Jahren
msg global solutions Deutschland GmbH ist ein Anbieter von Beratungs-, Implementierungs- und Managed-Services-Dienstleistungen, der Unternehmen dabei unterstützt, ihre betriebliche Effizienz und Entscheidungsfähigkeit mithilfe von SAP-Technologie zu verbessern. Als Partner für die Entwicklung von SAP-Lösungen bringt msg global seit über 20 Jahren Expertenwissen in den Bereichen Rechnungswesen, Finanzen, regulatorisches Reporting, Performance Management, Customer Experience und IoT mit.
Die msg global wurde 2008 in Ismaning bei München als Entwicklungspartner und internationale Einheit der msg-Gruppe für das SAP-Geschäft gegründet.
Insbesondere durch SAP-Implementierungsprojekte bei Kunden im Bereich Versicherungen und Finanzdienstleistungen ist die msg global stark gewachsen und beschäftigt heute über 1.400 Mitarbeiter in 23 Niederlassungen auf der ganzen Welt.
Wir sind Teil von msg, einer unabhängigen, internationalen Unternehmensgruppe mit mehr als 10.000 Mitarbeitern weltweit und 1,2 Milliarden Euro Umsatz. Die Unternehmen der Gruppe bieten ein breites Spektrum an kreativer, strategischer Beratung und intelligenten, nachhaltigen Dienstleistungen sowie IT-Mehrwertlösungen.
Die msg global zählt weltmarktführende Versicherer und Rückversicherer und Banken zu ihren Kunden, bietet aber auch Beratungsleistungen für andere große Kunden aus verschiedenen Branchen wie Industrie und Dienstleistungen an.
Durch die Großkunden haben auch die SAP-IT-Entwicklungs- und -Implementierungsprojekte eine entsprechende Größe. Einer unserer größten Kunden ist SAP selbst. Als SAP-Entwicklungspartner gewannen wir bereits mehrfach den SAP® Pinnacle Award. 2023 in der Kategorie Partner Application - Industry Cloud.
Als Head of Global Project Management bin ich verantwortlich für Richtlinien, Qualität, Methoden und Projektmanagement für das weltweite Projektportfolio.
Länderübergreifendes Projektmanagement
Bei der msg global fassen wir alle Tätigkeiten im Unternehmen als Projekt auf, getrennt nach Kundenprojekten und internen Projekten. Unser Unternehmen ist als Matrixorganisation organisiert. Die Mitarbeiter sind Kundenprojekten zugeordnet und haben dazu intern bestimmte Aufgaben, oder arbeiten komplett intern.
Pro Jahr führen wir bis zu zweihundert externe Projekte mit Jahresbudgets zwischen einigen Tausend und mehreren Millionen Euro durch. Dazu kommen die internen Tätigkeiten. Über achtzig Prozent unseres globalen Projektportfolios machen SAP-IT-Implementierungs- und Entwicklungsprojekte unterschiedlicher Größenordnung aus. Dazu kommen Consulting-Leistungen und Managed-Service-Projekte für das Anwendungsmanagement. Internet of Things-Projekte (IoT) umfassen zum Beispiel den Betrieb von Systemen von Erstversicherungen für die automatische Unfall-Notruf-Absetzung durch einen Sender im Schadensfall.
Unsere Kundenprojekte sind einem Land entsprechend dem Kundenstandort zugeordnet, werden aber stets von einem internationalen Team aus bis über 10 Ländern bearbeitet. Die Projektplanung, -buchung und -abrechnung läuft darum immer über viele Länder hinweg. Projekte dauern typischerweise ein halbes, größere oder Betriebsprojekte auch mehrere Jahre. Unsere Projektportfolios mit einzelnen Kunden gehen über zehn Jahre hinaus.
Unsere Projekte sind vom Projektmanager bis zu Entwickelteams regional gemischt. Teams sind dann oft Ländereinheiten bspw. ein Entwicklerteam in Indien, ein Betriebsteam in den Philippinen und ein lokales Beraterteam. Anspruchsvoll und in BCS abgebildet: die Realisierungsverantwortung liegt bei einer globalen Geschäftseinheit, die Vertragsverantwortung und Kundenabrechnung bei der Länderorganisationen.
Projektron BCS bildet in seiner internen Baumstruktur unsere vollständige Matrixorganisation aus Business-Units und Ländern ab.
Komplexität beherrschen
Eine Multi-Projektmanagementsoftware war und ist für uns zentral, um die Komplexität der internationalen Verteilung unserer Projekte zu beherrschen. In einem organisatorisch und regional verteilten Projekt brauchten wir eine zentrale Datenquelle und ein konsistentes System für alle Zeiterfassungen, Buchungen und Verrechnungen, sowohl intern als auch gegenüber unseren Kunden.
Die msg global Anforderung war ursprünglich davon getrieben in einem System eine internationale Projektzeiterfassung, Abrechnung und interne Verrechnung durchführen zu können. Die volle Projektmanagement-Unterstützung ist später hinzugekommen.
Eine Software für ein schnell wachsendes Unternehmen
Als wir BCS 2013 einführten, hatte msg global nur wenige sehr große Projekte und weniger Kunden. Für unser schnell wachsendes Unternehmen, das in kurzer Zeit viele Ländergesellschaften gegründet hat, wurde früh der Bedarf für ein zentrales Buchungs-, Abrechnungs- und Fakturierungssystem identifiziert, welches diesen Wachstumsweg mittragen konnte.
Mit Projektron BCS konnten wir mit begrenztem Implementierungs- und Verwaltungsaufwand die internationale Abrechnung und Rechnungsschreibung umsetzen. Da Projektron BCS über eine webbasierte, zentrale Instanz funktioniert, mussten wir die Software nicht in allen 23 und zukünftigen Ländern separat installieren und dann miteinander vernetzen.
Für die internationalen Abrechnung brauchten wir ein mehrwährungsfähiges System mit tagesaktuellen Währungskursen in Verbindung mit der zusammenhängenden Rechnungsschreibung. BCS erfüllt dies uneingeschränkt und in außergewöhnlicher Weise. Insbesondere seit wir Niederlassungen in Ländern mit erheblichen Währungsschwankungen haben, bietet BCS uns hier einen erheblichen Mehrwert und spart Aufwände. Wir können uns jederzeit auf die Konsistenz der Währungsdaten bei der Rechnungsstellung aus den gebuchten Aufwänden verlassen. Jedes unserer Länder kann zu jedem Zeitpunkt den Wert eines Projektes in der für sie zutreffenden Währung einsehen, während es gleichzeitig eine globale Sicht in gemeinsamer Währung gibt.
Die feingranulare Rechteverwaltung in BCS kann über die Rollendefinition unsere komplexe Matrixorganisation abbilden und erlaubt die gezielte Vergabe von Zugriffsrechten und Ansichten.
Weltweite BCS-Einführung mit Big Bang
Wir haben die Software nicht Schritt für Schritt, sondern direkt komplett für das gesamte Projektportfolio eingeführt (Big-Bang). Der weltweite BCS-Einsatz umfasst heute auch Länder mit sehr anspruchsvollen lokalen Spezifika, beispielsweise Anforderungen an Datenzugriffssicherheit, IT-Integrationssicherheit und Abrechnungs-Meldepflichten an staatliche Stellen.
Wir verwenden zahlreiche länderspezifische Konfigurationen z. B. Zeiterfassung, Urlaubskalender und Krankheitsregelungen, denn hier gibt es nahezu so viele Ausprägungen wie Länder. In BCS kann die Mitarbeiterurlaubsregelung beispielsweise je nach Nutzergruppe strukturiert werden.
Bei msg global nutzen alle Mitarbeiter Projektron BCS. Aufgrund unseres hohen Konfigurationsgrades und zahlreicher Customized Features hat msg global heute ein systematisches, strukturiertes Onboarding neuer Mitarbeiter. Die Mitarbeiter können in den hausinternen Trainingssystemen selbstständig die Online-Self-Service-Trainings wie „BCS for all Employees“ oder „BCS for Project-Managers“ aufrufen.
Wir können mit BCS unsere komplexe Organisationsstruktur über einen Import aus unserem SAP-Personalwirtschaftssystemen abbilden und haben dadurch einen geringen Wartungsaufwand. In BCS steht dann für Zuordnungen und Berechtigungen die gesamte Organisation zur Verfügung.
Wenn wir in einer Ländergesellschaft einen Mitarbeiter einstellen, erhält dieser durch die BCS-Benutzergruppe automatisch die richtigen Aufgaben und Nutzerrechte zugeordnet.
Einsatz von Projektron BCS im Projektmanagement
Unsere Projekte sind unterschiedlich stark strukturiert. Wir haben eine klassische Projektstruktur mit Unterprojekten, Tasks und Aufwänden, aus denen wir den Ressourcenbedarf und die Ressourcenzuordnung managen. BCS bildet unsere komplette Plan- und Ist-Sicht für die Projekte ab. Das typische Einsatzszenario für BCS bei msg global ist die gesamte Teamverwaltung, Aufwands- und Ressourcenplanung als auch Buchungen und Abrechnung in einem Projekt über die verschiedenen zuliefernden Länder. Die multinationale Integration in ein Projekt hat Projektron BCS hervorragend gelöst.
Der größte Vorteil an Projektron BCS ist, dass man Projekte vollkommen standort- und organisationsunabhängig planen und steuern kann. Das ist aus unserer Sicht eine exzellente Qualität von BCS. Man kann die Rechnungen trotz verschiedener Zeitzonen, Menschen, Sprachen und Währungen ohne hohen Arbeitsaufwand direkt in BCS erzeugen.
In BCS ist es möglich, kundenspezifische Sichten für Auswertung und Controlling zu erzeugen und auf Ebene der Einzelbuchungen zugänglich zu machen. Wir haben ein ausgeprägtes Customizing durchgeführt. Beispiele sind Hinterlegung von Informationen für unser Controlling-System oder Status-Reports, aber auch um buchungsbezogene Informationen wie die Incentive-Relevanz für Mitarbeiter auswerten zu können.
Intercompany Invoicing mit BCS
Die Erstellung der Abrechnungen und Rechnungen mit Beträgen in Kundenwährungen machen wir komplett über BCS. Das aktuell mit Projektron gemeinsam in den Produktstandard entwickelte automatische Intercompany Invoicing erlaubt, anhand vordefinierter Templates und Regeln automatisch gruppeninterne Rechnungen zu erstellen.
Aus steuerlichen Gründen müssen sich in unseren internationalen Projekten unsere internationalen Gesellschaften gegenseitig Rechnungen schreiben. In jedem Kundenprojekt entstehen monatlich für jedes international beteiligte Land gruppeninterne Rechnungen für einen oder mehrere Mitarbeiter. Das bedeutet, die Zahl der Rechnungen, die wir uns intern gegenseitig stellen müssen, ist viel höher als die Zahl der Rechnungen, die wir an Kunden senden.
Wir definieren über Templates, wie die Rechnungen zwischen den Ländergesellschaften aussehen. In BCS hinterlegen wir unabhängig voneinander den Preis für unsere Kunden inkl. tagesaktueller Umrechnungen nach Währungskursen, den Transfer-Preis, den die Länder untereinander verrechnen und die internen Kosten.
Da alle Informationen über Aufwände, Mitarbeiter, Ort und Projekt in BCS vorliegen, können wir über das Intercompany Invoicing automatisch zum Monatsanfang intern Rechnungen stellen. Die Länder, die Rechnungen erstellen und die, die sie empfangen, haben gleichzeitig die komplette Übersicht über die Rechnungen. Der Aufwand unserer Rechnungserzeugung wird damit erheblich reduziert. Allein diese Funktionalität, direkt verbunden mit den Projektbuchungen, wäre heute für msg global ein Grund, sich erneut für BCS zu entscheiden.
Lessons Learned und Fazit
Wir sind mit Projektron BCS sehr zufrieden und auch mit den erfahrenen und engagierten Mitarbeitern der Projektron GmbH im Bereich Schulung, Kundenbetreuung und Support.
Projektron BCS bietet Internationalität, Multiwährung, automatisiertes Intercompany Invoicing, unabhängige Verrechnungs- und Kostensätze. In der Qualität sehen wir nur bei Projektron BCS diese Funktionalitäten.
Lessons Learned der msg global sind, dass ohne tiefe Kenntnis des Systems zu viel kundenspezifisch angepasst wurde. Wir haben uns darum entschieden, in vielen Teilen unser BCS schrittweise wieder auf das Original von Projektron zurückzuführen.
Wir empfehlen anderen Unternehmen bei der Einführung einer Projektmanagementsoftware mit einem hohen Reifegrad, ständig zu prüfen, wo tatsächlich individueller Anpassungsbedarf besteht. Sehr häufig sind durch begrenzte Veränderungen eigener Abläufe oder Verfahren Standardfunktionen gut geeignet. Bei der Einführung sollten Unternehmen die Funktionalität einer solchen Software analysieren, ausschöpfen und anwenden.
Die Einführung eines Multiprojektmanagementsystems muss mit einer zentralen Governance beginnen. Wenn bereits eine hohe Anzahl Firmen erfolgreich mit einem Softwaresystem wie Projektron BCS arbeitet, dann zeigt das naheliegenderweise die Eignung einer Software ein Projekt abzubilden. Absehbar kann das den Umfang eigener Requirements für ein Customizing begrenzen. Um den Aufwand für Dokumentation, Training und Spezifika zu reduzieren, empfehlen wir Unternehmen, vor Einführung einer Software ihre organisatorischen und spezifischen Regeln für Projektmanagement zu vereinheitlichen und gemeinsam festzusetzten.
Wir erreichen die maximale Wirkung von BCS, weil alle Mitarbeiter nach den gleichen Spielregeln arbeiten und BCS einheitlich mit einer einsprachigen Benutzeroberfläche nutzen, bei uns einheitlich Englisch, der Unternehmenssprache. Zusatzvorteil: alle Mitarbeiter sprechen über die gleichen Begriffe. Dies erleichtert die Kommunikation zu Funktionalitäten über die Länder hinweg sehr.
In Zukunft wollen wir die Nutzung der Projektsteuerungs- und Reporting-Funktionen im Projektmanagement mit BCS weiter ausbauen.
