Témoignage d'utilisateur d'apsolut
Témoignage d'utilisateur d'apsolut
Le groupe apsolut s'est focalisé sur l'optimisation des processus commerciaux pour les achats stratégiques et opérationnels et est un partenaire de longue date de SAP SE pour SAP SRM. apsolut réalise également des projets de réimplémentation & de transformation dans le domaine de SAP S/4HANA Enterprise Management. Ses clients sont des moyennes et grandes entreprises. De l'exploration des processus à la conception et à l'implémentation de solutions logicielles qui optimisent les processus commerciaux existants, nos clients obtiennent tout d'une seule source - tout comme nous chez Projektron.
Depuis sa création en 2005, apsolut a travaillé avec plus de 250 multinationales et entreprises de taille moyenne. apsolut est synonyme d'expertise haut de gamme dans les domaines de SAP SRM, SAP Ariba & SAP S/4HANA Enterprise Management et, en tant que SAP Silver Partner et "Global Strategic Service Partner" d'Ariba, elle compte parmi les principales sociétés de conseil dans ce domaine.
Nous comptons parmi nos clients des entreprises de renom telles que Continental ou s.Oliver, ainsi que des PME et des entreprises régionales.
Les projets s'étendent du développement d'une stratégie de numérisation à la mise en œuvre d'un contrôle et d'une gestion stratégiques des relations avec les fournisseurs, en passant par l'adaptation des processus existants grâce aux modules complémentaires standardisés d'apsolut Solution et au développement de logiciels individuels. Nos sites en Chine, au Royaume-Uni, en Espagne, en Inde, en Autriche et en Allemagne, qui comptent au total plus de 300 collaborateurs, travaillent en étroite collaboration. Nous proposons aussi bien des ateliers de travail de quelques jours que des intégrations de systèmes et des déploiements globaux nécessitant plusieurs mois de préparation.
Prise de décision Outil de gestion de projet
Cette taille exige entre autres des processus standardisés à côté de solutions individuelles, un transfert de connaissances à côté de l'évaluation des projets et une planification sophistiquée à côté d'une flexibilité spontanée. C'est pourquoi nous recherchions un logiciel qui puisse non seulement répondre de manière flexible et spontanée aux surprises du travail quotidien, mais qui puisse également servir de base fondamentale à notre activité.
En 2008, nous sommes passés de MS Excel et MS Project à un nouveau logiciel de coordination des activités afin de garantir une qualité constante face au nombre croissant de projets. Notre objectif était de pouvoir utiliser un seul outil pour la saisie des temps, la planification des projets et, finalement, la facturation. Le transfert de fichiers et l'envoi fastidieux de listes et de tableaux par e-mail devaient être remplacés par un logiciel central basé sur le web, qui offrirait non seulement plus de confort et serait plus durable pour les évaluations et les planifications, mais qui permettrait également de gagner un temps précieux. C'est pour ces raisons que nous avons opté pour Projektron BCS.
15 ans d'apsolut avec Projektron
Au cours des 15 dernières années, apsolut a continué à se développer et le nombre de collaborateurs a également augmenté avec l'augmentation constante du nombre de filiales en Allemagne et à l'étranger, des projets plus importants et des environnements système plus complexes du côté des clients. Il en a résulté de nouveaux défis pour le logiciel utilisé et de nouveaux domaines thématiques sont apparus, qui jouent un rôle de plus en plus important.
Nous ne nous sommes plus seulement concentrés sur la saisie des heures des collaborateurs, mais aussi sur l'évaluation des temps par centre de coûts et par objet de coûts comme base pour une gestion de portefeuille. La saisie des frais devait s'internationaliser et passer d'une solution purement basée sur la zone euro à une représentation des déplacements de tous les collègues de chaque zone monétaire. Les services internes devaient passer d'un échange d'e-mails désordonné à des systèmes de tickets afin de prioriser plus précisément les tâches à accomplir et de documenter le savoir-faire acquis. Pour la planification et l'évaluation de l'utilisation des ressources, les facteurs suivants devraient également pouvoir être représentés : les dates de vacances des succursales espagnoles et indiennes qui se décalent chaque année de manière flexible, les projets proposés avec leur probabilité et les catégories de projets.
Un logiciel flexible pouvant être utilisé, si nécessaire, dans n'importe quel environnement et offrant à chaque employé un premier point de contact fiable pour son travail quotidien était nécessaire.
Projektron BCS offrait d'emblée des avantages élémentaires pour emprunter ensemble cette voie : Avec une vue mobile sur les terminaux des utilisateurs et la faible exigence côté client d'un navigateur habituel ainsi que la possibilité d'utiliser une application mobile pour la saisie des temps, un avantage important est donné pour l'acceptation de nos collaborateurs. Nous utilisions déjà la saisie des frais dans le même système et nous avons pu l'internationaliser à l'aide du module multidevises afin de représenter les déplacements de et vers les succursales et les clients dans chaque coin du monde.
Les possibilités de configuration de Projektron ont permis d'adapter rapidement les tranches de numéros de facture aux exercices financiers différenciés prédominants des filiales. D'une part, il est possible d'utiliser ces fonctionnalités en commun et d'étendre les processus standardisés à l'échelle mondiale. D'autre part, les possibilités de configuration permettent également de mettre en œuvre les délimitations nécessaires des droits de consultation. Chaque département, chaque projet et chaque collaborateur devrait pouvoir être pris en charge par une solution logicielle unique.
Une grande adaptabilité pour un déploiement global
L'utilisation d'un seul et même logiciel dans toute l'entreprise a entraîné quelques adaptations spécifiques au client, qui ont pu être réalisées en partie par le support et en partie par nous-mêmes.
Au fil du temps, nous avons mis en place des catalogues de formation avec des possibilités de planification, nous avons intégré un inventaire des ressources matérielles, nous avons adapté les rapports de facturation et de performance pour les différents sites, nous avons étendu l'utilisation des ressources avec des catégories de projets et des résumés de valeur clairs, la gestion de portefeuille avec des possibilités de facturation propres au groupe et nous avons ajouté une extension du marché de référence. Projektron nous a accompagnés dans ce voyage grâce à sa grande capacité d'adaptation et à ses possibilités d'extension.
L'acquisition discutée d'autres logiciels pour représenter certaines exigences a souvent été remplacée par l'évaluation et l'introduction d'un module déjà intégré dans Projektron. La dernière fois, c'était à la mi-2017, lorsque nous avons ajouté à notre volume de licences BCS des licences pour la gestion des contrats et que, depuis, nous avons pu obtenir une vue d'ensemble des documents contractuels qui se sont développés au fil du temps grâce à une gestion ciblée des contrats.
Conclusion
En conclusion, nous pouvons dire que nous avons une longue histoire commune avec Projektron, au cours de laquelle, malgré ou justement à cause des exigences qui changent souvent et du volume qui augmente constamment, nous avons toujours reçu une solution satisfaisante d'un seul fournisseur, qui nous laisse en même temps la liberté de contribuer nous-mêmes aux changements. Pour nous, cela signifie depuis longtemps que nous évaluons toujours en premier lieu la possibilité de mise en œuvre dans Projektron. En conséquence, nous introduirons à l'avenir d'autres modules tels que la création de devis, les workflows avec BPMN ou la gestion et l'évaluation des coûts matériels avec Projektron.
