Documents et contrats
Simple et sûr
Des projets uniques ou sur l'ensemble de l'entreprise : Sous Projektron BCS, vos documents sont bien conservés.
Gestion facile
Pour les projets et plus encore
Avec la gestion des documents dans Projektron BCS, les fichiers importants sont mis à la disposition de votre équipe de projet dans une seule structure de répertoires. D'aune part cela simplifie la collaboration dans l'équipe, d'autre part cela évite le double travail inutile et les coûts des espaces mémoires pour les doublettes. Vous pouvez assigner vos documents en diverses formats de fichiers, aux tâches, aux projets, aux tickets, et aux dates fixes ou même aux personnes et aux organisations.
Chargez des fichiers Microsoft Office dans votre contenu de sauvegarde de fichiers pour les éditer directement dans votre navigateur. La version du fichier est automatiquement mise à jour après l'enregistrement.
Quand le contenu de votre messagerie est importé dans Projektron BCS, vous pouvez également stocker les pièces jointes des e-mails dans l'élément de la structure approprié, par exemple dans le projet. La gestion des documents dans Projektron BCS aide en cela la gestion de la qualité sur l'ensemble de l'entreprise. Les raccourcis de fichiers sont aussi possibles. De cette façon, vos collaborateurs voient un document exactement à l'endroit où vous avez besoin des informations.
Gestion automatique des versions
Au niveau actuel
Éditez ou enregistrez un document, et Projektron BCS visualise votre fichier automatiquement. Ceci permet de garantir à tout le monde de pouvoir éditer la dernière version d'un document. Par ailleurs, un blocage empêche les modifications parallèles et les conflits de version qui peuvent en résulter lors de l'enregistrement. Même pour la transparence, nous garantissons que : Projektron BCS montre la version, la date d'enregistrement et l'éditeur d'un document. Vous souhaitez revenir à une version plus ancienne ? Avec la gestion des documents dans Projektron BCS, aucun problème : La gestion des versions automatique garantit que tous les états intermédiaires d'un document restent accessibles par les archives centrales des documents.
Gestion d'affaires contractuelles
Les délais bien à l'œil
Les durées de contrat, les préavis de licenciement ainsi que les documents contractuels scannés peuvent être entrés rapidement et gérés facilement à l'aide du module de gestion d'affaires contractuelles. Vous voyez tous les coûts proportionnels de vos contrats en cours et le statut qu'ils portent à un coup d'œil.
Quand une date d'échéance éventuelle se rapproche, Projektron BCS en informe le responsable professionnel par e-mail si besoin est, et demande une prise de position. En un seul clic, ce dernier peut appeler la fonction Commentaire et noter directement dans Projektron BCS la manière dont il faut procéder avec ce contrat.
Recherche de texte intégral
Vite trouvé
Vous souhaitez rechercher vos documents d'après un mot-clé ? La recherche pratique de texte intégral de Projektron BCS est disponible de pratiquement partout, et évidemment dans la gestion des documents. Si vous recherchez des documents PDF et Microsoft Office et des fichiers de texte, vous voyez dans la liste des correspondances à côté du lien et du nom du fichier des extraits de texte correspondants. De plus, vous pouvez doter vos documents de données méta avec des mots-clés, avec lesquels vous optimisez encore plus votre recherche.
Droits d'accès et d'édition
La configuration adéquate pour tous
La sécurité des informations et la protection des données sont particulièrement importantes dans le cadre de la gestion des documents et elles sont donc directement intégrées dans l'administration des droits de Projektron BCS. Vous pouvez donc déterminer qui a le droit de lire, supprimer ou actualiser les documents et les répertoires.
Accès via le Web
Avec un navigateur et WebDAV
Vous jouissez de toutes les fonctions de la gestion des documents par l'interface utilisateur de Projektron BCS. Grâce au système de gestion de projet basé sur le Web, vos fichiers restent évidemment accessibles même en déplacement.
De plus, vous pouvez accéder par Projektron BCS aux documents dans les dossiers Web qui se basent sur le standard WebDAV.
Si vos documents se trouvent sur une plateforme SharePoint de Microsoft, vous pouvez aussi les éditer, les supprimer ou les bloquer via Projektron BCS.
