Despliegue de software a gran escala
Informe de usuario de apsolut
El Grupo apsolut se centra en la optimización de los procesos de negocio para las compras estratégicas y operativas y es un socio de larga duración de SAP SE para SAP SRM. apsolut también implementa nuevos proyectos de implementación y transformación en el área de SAP S/4HANA Enterprise Management. Los clientes son empresas medianas y grandes. Desde la extracción y la concepción de los procesos hasta la implementación de soluciones de software que optimizan los procesos empresariales existentes, nuestros clientes obtienen todo de una sola fuente, al igual que nosotros en Projektron.
Desde su fundación en 2005, apsolut ha trabajado con más de 250 corporaciones multinacionales y medianas empresas. apsolut es sinónimo de experiencia de alto nivel en las áreas de SAP SRM, SAP Ariba y SAP S/4HANA Enterprise Management y, como SAP Silver Partner y "Global Strategic Service Partner" de Ariba, es una de las principales empresas de consultoría en este campo.
Entre nuestros clientes se encuentran empresas de renombre como Continental y s.Oliver, así como empresas medianas y regionales.
Los proyectos van desde el desarrollo de una estrategia de digitalización hasta la implementación del control estratégico y la gestión de las relaciones con los proveedores, pasando por la adaptación de los procesos existentes mediante complementos de soluciones apsolut estandarizadas y desarrollos de software individuales. Nuestras sedes en China, Reino Unido, España, India, Austria y Alemania, con un total de más de 300 empleados, cooperan estrechamente entre sí. Ofrecemos desde talleres con pocos días de esfuerzo hasta integraciones de sistemas e implantaciones globales con varios meses de preparación.
Toma de decisiones Herramienta de gestión de proyectos
Este tamaño requiere, entre otras cosas, procesos estandarizados junto a soluciones individuales, transferencia de conocimientos junto a evaluación de proyectos y planificación madura junto a flexibilidad espontánea. Por lo tanto, buscábamos un software que no sólo respondiera con flexibilidad y espontaneidad a las sorpresas del trabajo diario, sino que también pudiera constituir una base fundamental para nuestro negocio.
En 2008, cambiamos de MS Excel y MS Project a un nuevo software de coordinación empresarial para garantizar una calidad constante con un número creciente de proyectos. Nuestro objetivo era poder implementar el registro de tiempos, la planificación de proyectos y finalmente la facturación con una sola herramienta. La transferencia de archivos y el tedioso envío de listas y tablas por correo debían ser sustituidos por un programa informático centralizado y basado en la web, que no sólo ofrece más comodidad y es más sostenible para las evaluaciones y la planificación, sino que también ahorra un tiempo importante. Por estas razones, nos decidimos por Projektron BCS.
15 años de apsolut con Projektron
A lo largo de los últimos 15 años, apsolut ha seguido creciendo y, con el aumento constante del número de sucursales en el país y en el extranjero, los proyectos de mayor envergadura y los paisajes de sistemas más complejos en el lado del cliente, el número de empleados también ha aumentado. Esto ha dado lugar a nuevos retos para los programas informáticos utilizados y a nuevas áreas temáticas que desempeñan un papel cada vez más importante.
No sólo el registro de las horas de los empleados, sino también la evaluación de los tiempos en función de los centros de costes y las unidades de costes como base para la gestión de la cartera, pasó a ser nuestro objetivo. El registro de gastos tenía que internacionalizarse a partir de una solución puramente de la zona euro y debía trazar los viajes de todos los colegas de cada zona monetaria. Los departamentos internos debían pasar de la desorganizada correspondencia por correo electrónico a los sistemas de tickets para priorizar las tareas con mayor precisión y documentar los conocimientos adquiridos. Para la planificación y evaluación de la utilización de los recursos, también debería ser posible asignar los siguientes factores: cambio flexible de las fechas de vacaciones anuales de las sucursales españolas e indias, proyectos ofrecidos con probabilidad y categorías de proyectos.
Se necesitaba un software flexible que pudiera utilizarse en cualquier entorno, si fuera necesario, y que ofreciera a cada empleado un primer punto de contacto fiable para su trabajo diario.
Projektron BCS ofreció desde el principio ventajas elementales para recorrer juntos este camino: Con una vista móvil en los dispositivos finales de los usuarios y el bajo requerimiento del lado del cliente de un navegador común, así como la posibilidad de utilizar una aplicación móvil para el registro del tiempo, se da una ventaja importante para la aceptación de nuestros empleados. Ya utilizábamos el registro de gastos en el mismo sistema y pudimos internacionalizarlo con la ayuda del módulo de capacidad multidivisa para asignar los viajes hacia y desde las sucursales y a los clientes en todos los rincones del mundo.
Las opciones de configuración de Projektron permitieron adaptar rápidamente los rangos de números de facturas a los ejercicios económicos diferenciados vigentes de las filiales. Por un lado, esto ofrece la posibilidad de compartir dichas funcionalidades y ampliar los procesos estandarizados a nivel mundial. Por otra parte, las opciones de configuración también pueden utilizarse para aplicar las delimitaciones necesarias de los derechos de visualización. Todos los departamentos, todos los proyectos y todos los empleados deben tener cabida en una solución de software de una sola fuente.
Gran adaptabilidad para la implantación mundial
El uso exhaustivo de un mismo software en toda la empresa hizo que se tuvieran que realizar algunos ajustes personalizados, en parte por el equipo de asistencia y en parte por nosotros mismos.
Con el tiempo, hemos implementado, entre otras cosas, catálogos de formación que incluyen opciones de planificación, hemos integrado un inventario de recursos de hardware, hemos adaptado los informes de facturación y los registros de rendimiento para las diferentes ubicaciones, hemos ampliado la utilización de recursos con categorías de proyectos y resúmenes de valor claros, la gestión de la cartera con opciones de facturación específicas para cada grupo y hemos añadido una extensión de marketing de referencia. Projektron nos acompañó en este viaje con su alta adaptabilidad y la posibilidad de expansión.
La discutida adquisición de otros programas informáticos para trazar los requisitos individuales se sustituyó a menudo por la evaluación e introducción de un módulo ya integrado en Projektron. La última vez fue a mediados de 2017, cuando ampliamos nuestro volumen de licencias de BCS para incluir licencias para la gestión de contratos y, desde entonces, hemos podido obtener una visión general de los documentos contractuales que han crecido históricamente gracias a la gestión de contratos específicos.
Conclusión
En conclusión, podemos echar la vista atrás a una larga historia compartida con Projektron en la que, a pesar de las frecuentes mutaciones de los requisitos y del volumen en constante crecimiento, o quizás debido a ello, siempre se nos ha ofrecido una solución satisfactoria de una sola fuente que, al mismo tiempo, nos da la libertad de contribuir nosotros mismos a los cambios. Para nosotros, esto significa desde hace tiempo que siempre evaluamos primero la viabilidad en Projektron. En consecuencia, en el futuro introduciremos otros módulos, como la creación de presupuestos, los flujos de trabajo con BPMN o el mantenimiento y la evaluación de los costes de material con Projektron.
