Gestión de documentos

Simple y egura

Ya sea en proyectos individuales o de toda la empresa: en Projektron BCS sus documentos están en buenas manos.


  • Directamente adjuntos al proyecto: los documentos
  • Gracias al potente búsqueda de texto completo, usted tiene acceso rápido a los documentos almacenados en Projektron BCS
  • Acceso directo a la gestión de documentos mediante el explorador de Microsoft gracias a WebDAV

Gestión sencilla

De proyectos y mucho más

Con la gestión de los documentos en Projektron BCS su equipo tiene a mano los archivos que necesita a través de una estructura unitaria de carpetas. Esto no solo facilita la colaboración dentro del equipo sino que reduce el trabajo duplicado innecesario y los costes de archivado por duplicado.

Se pueden cargar nuevos documentos de forma cómoda con la función de arrastrar y soltar: solo tiene que seleccionar la bandeja de documentos deseada en Projektron BCS, por ejemplo en una cita, marcar un archivo en su ordenador y arrastrarlo a Projektron BCS. Sus documentos se pueden asignar en el formato de archivo que prefiera tanto a tareas, proyectos y citas como a personas o empresas.

Si descarga archivos de Microsoft Office en su depósito de archivos, puede editarlos directamente a través del navegador. La versión del archivo se incrementa automáticamente después de guardar.

Si importa su correspondencia de correo electrónico en Projektron BCS, también podrá archivar los adjuntos del correo electrónico en el elemento estructural adecuado, por ejemplo en un proyecto. De esta forma, Projektron BCS facilita la gestión de los documentos para un mejor control de calidad en toda la empresa. También es posible crear vínculos a archivos. De esta forma sus empleados disponen de cualquier documento siempre que lo necesitan.

Gestión de la calidad

Creación automática de versiones

Siempre al día

Cuando modifica o guarda un documento, Projektron BCS crea una versión del archivo de forma totalmente automática. Así se asegura de estar trabajando con el documento más actual. Además, es imposible hacer cambios paralelos lo que evita conflictos a la hora de guardar y de crear versiones. La transparencia también está asegurada: así muestra Projektron BCS la versión, fecha del archivo y autor de un documento. ¿Quiere recuperar una versión antigua? Con la gestión de documentos de Projektron BCS esto no es un problema: la creación automática de versiones se encarga de que todas las versiones intermedias de un documento estén disponibles a través del archivo central de documentos.

Búsqueda de texto completo

Resultados inmediatos

¿Quiere encontrar una palabra clave en sus documentos? Puede realizar una búsqueda de texto muy sencilla casi en cualquier lugar de Projektron BCS y, por supuesto, también en la gestión de documentos. Cuando busca en archivos PDF, documentos de Microsoft Office o archivos de texto, en la lista de resultados junto a la ruta y nombre del archivo verá incluso el extracto del texto correspondiente. Asimismo puede añadir a sus documentos palabras clave a través de los metadatos, con las que optimizar aún más sus búsquedas.

Derechos de acceso y modificación

Una configuración para cada usuario

La seguridad de la información y la protección de los datos son especialmente importantes en el marco de la gestión de documentos y, por lo tanto, se integran directamente en la gestión de los derechos de Projektron BCS. De esta forma puede establecer quién puede leer, borrar o actualizar los documentos y directorios de una forma sencilla y segura.

Gestión de derechos

Acceso desde Internet

Con navegador y WebDAV

Todas las funciones de la gestión de documentos están fácilmente accesibles desde la interfaz de usuario de Projektron BCS. Gracias al sistema de gestión de proyectos por Internet, también puede acceder a sus archivos cuando no está en la oficina. 

Además, con Projektron BCS puede acceder a los documentos de las carpetas web, que se basan en el estándar WebDAV  .

Si sus documentos están en una plataforma Microsoft SharePoint, puede modificarlos mediante Projektron BCS,  borrarlos o bloquearlos.

Interfaces estándar

Interfaces de Microsoft

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