Ticket-System

Einfach effizient

Dank softwaregestützter Kundenkommunikation, flexibler Aufwandserfassung und präziser Abrechnung verwalten Sie Kundenanfragen und Projekttickets in Projektron BCS schnell und kostensparend.


Digitales Erfassen von Kundenanfragen

Tickets layout

Hotline entlastet

Über ein eigenes Konto können sich Ihre Kunden in das Ticket-System von Projektron BCS einloggen und ihre Anfragen als Tickets eintragen – schnell und unkompliziert. So können Ihre Kunden Sie rund um die Uhr erreichen – und Sie haben alle eingehenden Kundenanfragen zentral im Zugriff.

Wird ein Ticket zu umfangreich oder arbeitsintensiv, können Sie es mit einem Klick in eine Projektaufgabe umwandeln: Alle wichtigen Ticketdaten wie Betreff, Beschreibung und bisher gebuchte Bearbeitungszeiten übernimmt Projektron BCS automatisch und stellt darüber hinaus die volle Funktionalität einer Projektaufgabe zur Verfügung.

Projektabwicklung

Servicequalität garantieren

Tickets serviceeinstellungen

Größtmögliche Transparenz bieten

Als Unternehmen möchten Sie Ihren Kunden gegenüber eine gewisse Servicequalität gewährleisten, zum Beispiel: Wann ist der Kundensupport erreichbar? Wie schnell wird auf Anfragen reagiert? Wie terminkritisch werden diese bearbeitet?

In Projektron BCS sind Servicezeiten, Reaktionszeiten und Vorwarnstufen bis hin zur Aufgabenebene detailliert einstellbar. Als Servicezeit können Sie je nach Ticketart, Priorität und Wochentag einstellen, in welchem Zeitraum Ihr Support erreichbar ist. Bieten Sie dabei Premium-Support für Ihre Top-Kunden, lässt sich dies ebenfalls festlegen.

Die Vorwarnstufen helfen Ihnen, Ihre Reaktionszeiten einzuhalten. Ihre dringenden Anfragen sollen innerhalb von 8 Stunden fertiggestellt werden? Richten Sie sich eine Vorwarnstufe ein, wenn Sie von der Deadline nur noch einige Stunden entfernt sind.

Wer genau informiert werden soll, können Sie über die Mailverteiler festlegen. Entweder geben Sie dabei eine bestimmte Person an oder lassen zusätzlich dem jeweiligen Projektleiter oder Ticketbearbeiter eine Nachricht zukommen.

In welcher Eskalationsstufe sich Ihre Tickets derzeit befinden, lässt sich mit einem Blick ablesen; so sehen Sie und Ihre Teammitglieder, welche Tickets erhöhte Aufmerksamkeit bedürfen.

Weitere Funktionen im Ticketsystem

Interne Tickets

Helpdesk im eigenen Haus

Ob Sie Änderungsanträge am Projekt stellen, eine Offene-Punkte-Liste führen oder internen Dienstleistungen abwickeln wollen: Auch für den unternehmensinternen Gebrauch bietet das Projektron BCS-Ticketsystem vielfältige Verwendungsmöglichkeiten und sorgt für einen schnellen und reibungslosen Bearbeitungsablauf.

E-Mail-Benachrichtigung mit Ticketkommentarfunktion

Auf dem Laufenden

Ob ein neuer Kommentar eingefügt, der Bearbeitungsstatus geändert oder relevante Dateien hochgeladen wurden: Über Änderungen am Ticket informiert Projektron BCS Ihre Kunden automatisch per E-Mail. Antworten Sie auf eine Ticketbenachrichtigung in Ihrem E-Mail-Programm, importiert Projektron BCS Ihren Kommentar und ordnet diesen dem passenden Ticket zu. Zusätzlich werden angehängte Bilddateien direkt in der Dateiablage abgelegt und entweder in den Stammdaten oder direkt am jeweiligen Ticketkommentar angezeigt.

Einfache Ticketzuordnung

Schnelles Bearbeiten

Dank Zuweisung von Ticketart und Priorität ist eine schnelle Differenzierung von Tickets und die Weiterleitung an den zuständigen Spezialisten möglich – gleich nach dem Eingang. So verkürzen sich die Bearbeitungszeiten und Probleme werden schneller gelöst – zur Zufriedenheit Ihrer Kunden.

Wiederverwendung von Ticketlösungen

Effizient arbeiten

Ob Fragen, Anregungen, Fehler oder Erweiterungswünsche: Im Ticketsystem von Projektron BCS sind Kundenanfragen und Lösungen zentral dokumentiert.

Dieses gespeicherte Wissen können Sie systematisch zum Lösen von neuen Tickets und zum Erstellen von FAQ-Einträgen nutzen.

Direkt am aktuellen Ticket können Sie sich Tickets mit ähnlichen Anfragen anzeigen lassen. Dubletten und verwandte Tickets lassen sich so schnell ausfindig machen und bei Bedarf verknüpfen.

Zudem bietet Ihnen Projektron BCS die Möglichkeit, Kommentare als lösungsrelevant zu markieren. Anhand der grünen Markierung erkennen Ihre Kollegen sofort, welche Ticketkommentare die gewinnbringenden Informationen enthalten.

Verwalten Sie häufig gestellte Fragen im FAQ-Bereich von Projektron BCS, können Sie im Handumdrehen aus lösungsrelevanten Ticketkommentaren neue FAQs generieren.

Zeiterfassung und Fakturierung

Flexibles Handhaben

Die benötigten Bearbeitungszeiten können Sie direkt am Ticket erfassen und Ihren Kunden in Rechnung stellen, beispielsweise teilautomatisiert mit dem Rechnungsgenerator von Projektron BCS.

Zeiterfassung

Rechnungsstellung

Verknüpfbar mit Scrum-Elementen

Komfortabel kombiniert

Wenn Sie das Ticketsystem von Projektron BCS in Verbindung mit der agilen Projektmanagement-Methode Scrum nutzen, können Sie beide Werkzeuge komfortabel miteinander verknüpfen: Aus den Kundentickets können Sie einfach eine User Story erstellen oder das Ticket einer bestehenden User Story hinzufügen.

Scrum

Ticketauswertungen

Auf den Prüfstand gestellt

In einer dynamischen Bordansicht lassen sich Ticketauswertungen individuell und bedarfsgerecht zusammenstellen. Sie können sich Auswertungen über viele verschiedene Dimensionen in Form von Kreisdiagrammen und Balkendiagrammen anzeigen lassen. So behalten Sie den Überblick und erhalten schnell die Informationen, die Sie benötigen.

Alle Diagramme lassen sich zudem als skalierbare SVG-Grafik abspeichern und können in weiteren Anwendungen wiederverwendet werden.

Schlagwortsystematik

Komfortabler Zugriff

Einen besseren Überblick über Ihre Tickets erhalten Sie dank integrierter Funktion zur Verknüpfung von themenverwandten Tickets oder Duplikaten sowie durch Zuweisung zu vordefinierten Schlagwörtern.

Soll ein Ticket schnell gefunden werden, hilft eine mächtige Such- und Filterfunktion, in der Sie die Volltextsuche mit zahlreichen weiteren Suchparametern kombinieren können. Diese Sucheinstellungen lassen sich bequem als Voreinstellung abspeichern, falls Sie bestimmte Suchvorgänge öfter durchführen.

Supportportal

Sicher

Für besonders hohen Datenschutz sorgt auf Wunsch das externe Supportportal. Einmal eingerichtet, stellen Kunden ihre Tickets auf dem separaten Server ein, während Mitarbeiter wie gewohnt im internen Projektron BCS arbeiten.

Auf dem externen Supportportal liegen dabei lediglich die Daten, die mit dem Kunden geteilt werden sollen, während die Mitarbeiter im internen Projektron BCS alle Informationen sehen, die sie zum Bearbeiten eines Tickets benötigen.

An Tickets sehen Sie außerdem den Synchronisationsstatus zwischen Ihrem internen Projektron BCS und Ihrem Supportportal. Anhand einer Ampel erkennen Sie, ob das Ticket synchronisiert wurde oder ob es Probleme bei der Synchronisation gab.

 


 

Unsere Kunden sind begeistert

it4logistics AG

Marcus Brandl

Stabstelle operative Unternehmensführung und -planung bei der it4logistics GmbH

Auch das Ticketmodul von BCS haben wir schätzen gelernt. Wir nutzen es sowohl in unserer Entwicklungsabteilung zur internen Kommunikation als auch im Kontakt mit Kunden: Supportanfragen bearbeiten wir über Tickets und archivieren die Vorgänge gleichzeitig zentral. So lässt sich alles nachvollziehen, falls Klärungsbedarf besteht.

salt margarethe.winterroth

Margarete Winterroth

Qualitätsmanagerin bei der SALT Solutions GmbH

Auch mit dem integrierten Ticketsystem unterstützt uns Projektron BCS. So kann unser 30-köpfiges, SAP-zertifiziertes Supportteam viele kleinere Projekte zur Systempflege und Weiterentwicklung von SAP- und Fremdsystemen international und rund um die Uhr bearbeiten.

Stephan Jensen

Stephan Jensen

Geschäftsführer der skygate GmbH

Ebenfalls im Sinne unserer Kunden ist das Ticket-System. Die direkte Kommunikation mit den Kunden über Tickets erleichtert dem Support die Arbeit erheblich.