Dokumentenmanagement

Einfach und sicher

Ob in einzelnen Projekten oder unternehmensweit: In Projektron BCS sind Ihre Dokumente gut aufgehoben.


  • Direkt im Projekt: Ihre Dokumente
  • Direkter Zugriff auf Ihr Dokumentmanagement über den Microsoft Explorer dank WebDAV

Einfache Verwaltung

Für Projekte und mehr

Mit dem Dokumentenmanagement in Projektron BCS stehen Ihrem Projektteam die relevanten Dateien in einheitlicher Ablagestruktur zur Verfügung. Das erleichtert nicht nur die Zusammenarbeit im Team, sondern verhindert auch unnötige Doppelarbeit und Speicherplatzkosten für Dubletten.

Bequem per Drag-and-Drop lassen sich neue Dokumente hochladen: Einfach in Projektron BCS die gewünschte Dateiablage wählen, zum Beispiel am Termin, eine Datei auf Ihrem Computer markieren und in ihr Projektron BCS ziehen. Ihre Dokumente können Sie dabei in beliebigem Dateiformat sowohl Aufgaben, Projekten, Tickets und Terminen als auch Personen und Organisationen zuordnen.

Laden Sie Microsoft Office Dateien in Ihre Dateiablage, können Sie diese direkt über den Browser bearbeiten. Die Version der Datei wird dabei automatisch nach dem Speichern hochgesetzt.

Wird Ihre E-Mail-Korrespondenz in Projektron BCS importiert, können Sie E-Mail-Anhänge ebenfalls am passenden Strukturelement, beispielsweise am Projekt, ablegen. Damit unterstützt das Dokumentenmanagement in Projektron BCS das unternehmensweite Qualitätsmanagement. Auch Dateiverknüpfungen sind möglich. So sehen Ihre Mitarbeiter ein Dokument genau dort, wo sie die Information benötigen.

Qualitätsmanagement

Automatische Versionierung

Auf dem aktuellen Stand

Bearbeiten oder speichern Sie ein Dokument, versioniert Projektron BCS Ihre Datei ganz automatisch. So ist sichergestellt, dass alle mit dem aktuellen Stand eines Dokuments arbeiten. Darüber hinaus vermeidet eine Sperre parallele Änderungen und die daraus resultierenden Speicher- und Versionskonflikte. Auch für Transparenz ist gesorgt: So zeigt Projektron BCS Version, Speicherdatum und den Bearbeiter eines Dokuments. Sie möchten auf eine ältere Version zurückgreifen? Mit dem Dokumentenmanagement in Projektron BCS kein Problem: Die automatische Versionierung sorgt dafür, dass über das zentrale Dokumenten-Archiv alle Zwischenstände eines Dokuments erreichbar bleiben.

Volltextsuche

Schnell gefunden

Sie möchten Ihre Dokumente nach einem Schlagwort durchsuchen? Die komfortable Volltextsuche von Projektron BCS ist nahezu überall verfügbar, natürlich auch innerhalb des Dokumentenmanagements. Werden PDFs, Microsoft-Office-Dokumente und Textdateien durchsucht, sehen Sie in der Trefferliste neben Dateipfad und Dateinamen sogar die zugehörigen Textauszüge. Zusätzlich können Sie Ihre Dokumente über Metadaten mit Schlagworten versehen, mit denen Sie Ihre Suche noch weiter optimieren.

Zugriffs- und Bearbeitungsrechte

Für jeden die passende Einstellung

Informationssicherheit und Datenschutz sind im Rahmen des Dokumentenmanagements besonders wichtig und daher direkt in die Rechteverwaltung von Projektron BCS integriert. So können Sie für Dokumente und Verzeichnisse einfach und sicher festlegen, wer lesen, löschen oder aktualisieren darf.

Rechteverwaltung

Webbasierter Zugang

Mit Browser und WebDAV

Alle Funktionen des Dokumentenmanagements erreichen Sie bequem über die webbasierte Benutzeroberfläche von Projektron BCS. So stehen Ihnen Ihre Dateien auch von unterwegs aus zur Verfügung. 

Zusätzlich können Sie über Projektron BCS auf Dokumente in Web-Ordnern, die auf dem WebDAV-Standard basieren, zugreifen.

Liegen Ihre Dokumente auf einer Microsoft SharePoint-Plattform, können Sie diese über Projektron BCS darüber hinaus bearbeitenlöschen oder sperren.

Standardschnittstellen

Schnittstellen zu Microsoft

it4logistics AG

Marcus Brandl

Stabstelle operative Unternehemnsführung und -planung bei der it4logistics AG

Unsere Kunden sind international und viele unserer Mitarbeiter verbringen viel Zeit in den Unternehmen, die wir betreuen. Dank des mobilen Zugriffs auf BCS sind trotzdem alle relevanten Daten für sie verfügbar. In der mit dem jeweiligen Projekt verknüpften Dateiablage können relevante Dokumente einerseits zentral verwaltet werden, andererseits können unsere Mitarbeiter beim Kunden vor Ort auf wichtige Unterlagen unkompliziert zugreifen.

schuster website ger

Andreas Schuster

Assistent der Forschungsleitung bei der Airbus Group

Das in Projektron angelegte Dokumentenmanagementsystem ist ein weiterer Pluspunkt. Wichtige Dateien wie Präsentationen und Zwischenberichte können hier archiviert werden. So können die Kollegen von allen Standorten aus darauf zugreifen. Das Dokumentenmanagementsystem erleichterte zudem die Zertifizierung nach EN 9100. Für die Zertifizierung musste gewährleitet sein, dass zurückverfolgt werden kann, wann und von wem die Dateien erstellt und bearbeitet wurden – Projektron kann das leisten.