Transparenz für unsere Kunden

Anwenderbericht von smartmove

Als Dienstleistungs- und Beratungsunternehmen für Energieversorger ist uns Transparenz gegenüber unseren Kunden sehr wichtig. Projektron BCS ist eine große Unterstützung, um genau diese Anforderung unserer Kunden einhalten zu können. Das System dient als zentrale Plattform für unsere interne Kostenkontrolle. Unser Projektmanagement und -controlling sind dank Projektron BCS deutlich effizienter geworden.


smartmove unterstützt und berät Energieversorger bei der operativen Lösung von kaufmännischtechnologischen Aufgaben, die sich aus dem stark wandelnden Markt für Energie- und Wasserversorgung ergeben, u.a. Abrechnungen, Klärungen von Lieferantenwechseln, Datenqualitätsverbesserungen und Spitzenlastausgleich. Unsere Kunden schätzen uns für Kompetenz, Leistung, Verlässlichkeit und Transparenz bei der Bearbeitung.

Unsere Mitarbeiter verfügen neben kaufmännischem und energiewirtschaftlichem Prozess-Know-how auch über Anwenderkompetenz mit SAP IS-U und anderen leistungsfähigen Abrechnungssystemen.

Gründe für die Suche nach einer Projektmanagement-Software

smartmove ist ein schnell und gesund wachsendes Unternehmen, das seinen Kunden gegenüber vor neuen Herausforderungen stand. Durch den Einsatz von Insellösungen war das Controlling unseres Unternehmens an die Grenzen seiner Möglichkeiten gestoßen. Deswegen waren wir auf der Suche nach einem Projektmanagement- Tool, das unseren Anforderungen gerecht wird. Eine Anforderung war, eine geeignete Software zu finden, die die Auswertungsqualität erhöht und zugleich den Aufwand stark reduziert.

smartmove arbeitete bis zur Einführung von Projektron BCS im Sommer 2011 mit Insellösungen und steuerte so sein Controlling. Mit mehr Mitarbeitern und mit mehr Projekten war die Transparenz für unsere Kunden nicht langfristig gesichert. Wir begaben uns auf die Suche nach einer Software, die zum einen die Zeiterfassung in unserem Unternehmen als auch die Transparenz gegenüber unserem Kunden erhöht und standardisierten Prozessen entspricht.

Smartmove img1

Als weitere Anforderung war eine standardisierte Zeiterfassung für alle Mitarbeiter projektübergreifend gefordert. Projektron BCS entsprach mit dem gut durchdachten Zeiterfassungssystem genau unseren Vorstellungen. Durch die webbasierte Oberfläche können unsere Mitarbeiter ortsunabhängig ihre Zeiten buchen – besonders vorteilhaft, da viele unserer Mitarbeiter bei Kunden eingesetzt sind.

Entscheidung für Projektron BCS

Projektron BCS hat sich als sehr stabiles und verlässliches Programm erwiesen. Einer der Gründe, warum wir uns für dieses Projektmanagement- Tool entschieden haben, ist die Möglichkeit, das Programm ständig optimieren und weiterentwickeln zu können und somit unseren Anforderungen anzupassen. Dadurch lassen sich unsere internen und externen Prozesse ständig verbessern.

Die enge Zusammenarbeit mit dem Hersteller Projektron macht den Einsatz von Projektron BCS einzigartig: Als Beispiel sei hier die Einsatzplanung genannt, die speziell für smartmove programmiert wurde und seit Kurzem bei uns im Einsatz ist. Dadurch können wir mit Ressourcen planen und unser Personal effizient einsetzen.

Einsatz von Projektron BCS

smartmove nutzt Projektron BCS für eine Vielzahl von Aufgaben. Zentrales Element ist die Zeiterfassung. Diese dient weniger der internen Kontrolle der Mitarbeiter, als vielmehr der Möglichkeit der stundenbasierten Dienstleistungsabrechnung unserer Mitarbeiter beim Kunden. Über Customizing ließen wir die entsprechenden Berichte erstellen, die nun per Knopfdruck einen Überblick über erbrachte Leistungen offenlegen. Das gibt uns die Möglichkeit, unseren Kunden gegenüber transparent aufzutreten und jederzeit aussagekräftige Auskünfte geben zu können:

Mit dem Einsatz von Projektron BCS sind wir in der Lage, spontane Anfragen unserer Kunden zum Projektstatus inhaltsreich innerhalb kürzester Zeit zu beantworten. Dies ermöglicht Projektron BCS ohne zeitaufwändige und kostenintensive manuelle Auswertungen.

Bei internen Prozessen sind besonders die Verwaltung von Urlaubsund Freizeitausgleichs-Budgets zu erwähnen. Durch einen einfachen Workflow können Mitarbeiter ihren Urlaub beantragen und werden darüber informiert, ob und wann er genehmigt ist. Daneben besteht jederzeit die Möglichkeit, den aktuellen Stand des Budgets einzusehen.

Ebenfalls als sehr nützlich wird die Reisekostenabrechnung mit Projektron BCS empfunden. In kürzester Zeit akzeptierten unsere Mitarbeiter das Erfassen von Spesen mit Projektron BCS. Damit konnten wir auch hier dezentral geführte Formulare ablösen.

Fazit

Seit der Einführung von Projektron BCS im Sommer 2011 wurden unsere Ziele, alle Projekte im System abzubilden, ein Berichtwesen einzuführen und die Zeiterfassung zu vereinheitlichen, vollständig erreicht.

Die Zeit der unüberschaubaren Flut an Excel-Listen gehört damit für uns der Vergangenheit an.

Ausblick

Mit Einführung der Einsatzplanung in diesem Frühjahr wird die Projektplanung innerhalb des Unternehmens um ein vielfaches erleichtert und ermöglicht uns, unternehmensweite Projekte anhand der Verfügbarkeit von Mitarbeitern ganzheitlich zu planen. Hierzu wollen wir das Skill-Management nutzen, um bei Kundenanforderungen die richtigen Ressourcen zu finden.

Zu einem späteren Zeitpunkt planen wir, die Budgetplanung unserer Projekte komplett mit Projektron BCS abzubilden. Damit ist für unsere Anwendungsfälle der größte Teil des Projektmanagements in einem System untergebracht.

smartmove logo

smartmove

Branche: Beratungsunternehmen
Kunde seit: 2011
Anwender: 140

Meistgenutzte Funktionen:

  • Projektcontrolling
  • Projektplanung
  • Ressourcenmanagement
  • Spesenmanagement

Autor: Daniel Schöneberg
Stand: 06/2012

Alle Referenzen Seitenanfang