Der erste Schritt in die richtige Richtung

Anwenderbericht von LEONEX Internet

Wir sind eine 30-köpfige Internetagentur aus Paderborn, die für Ihre Kunden im In- und Ausland erfolgreiche Websites sowie Online-Shops konzipiert, technisch umsetzt und über alle Wege des Online-Marketings vermarktet. Gleichzeitig entwickeln wir ebenfalls kundenindividuelle Web- und App-Lösungen, die dann auf der eigenen Serverfarm ihr bedarfsgerechtes Zuhause finden.


LEONEX wurde 1999 von Stephan Winter gegründet und dann parallel zum eigenen Informatikstudium betrieben. Am Anfang hieß das Unternehmen noch „ameus“ und wir haben fast ausschließlich Hosting-Leistungen (Webhosting, Domains sowie Programmierung in dem Bereich) erbracht. 2005 sind dann die ersten Mitarbeiter dazu gestoßen sowie 2007 der erste Auszubildende. Seit 2008 sind wir eine GmbH und in 2010 haben wir uns final in „LEONEX Internet GmbH“ umbenannt. Jedes Jahr sind wir „typisch ostwestfälisch“ gesund gewachsen, sodass alle Mitarbeiter einen sicheren Arbeitsplatz haben. Heute sind wir 30 feste Mitarbeiter sowie einige Freelancer, die uns projektbezogen unterstützen.

Zu unseren im In- und Ausland Kunden zählen vorwiegend mittelständische Unternehmen aber auch große Namen wie bugatti Fashion, Bayer04 Leverkusen oder KLUDI Armaturen. Unsere Projektarbeit besteht hauptsächlich in der Neuentwicklung und/oder dem Relaunch von komplexen Websites und –shops, von Konzept & Design über Entwicklung und Vermarktung, beispielsweise haben wir für das Bekleidungsunternehmen bugatti einen Online-Shop, eine überarbeitete Brand-Site sowie eine Corporate Site umgesetzt. Dabei stand neben dem Online- Verkauf vor allem die Stärkung der Marke bugatti als hochwertiges Fashion-Label im Vordergrund.

Solche größeren Projekte haben eine Laufzeit von 8 bis 12 Monaten, Aufwandsbudgets belaufen sich auf 100 bis 200 Personentage. Von diesen Projekten werden mehrere im Jahr durchgeführt, zusätzlich zu einer Vielzahl kleinerer Projekte. Alle Projekte in unserem Haus finden über den Projektzeitraum verteilt auf verschiedene Fachabteilungen (Kreation, Entwicklung, Marketing) statt.

Ausgangssituation

Der Bedarf an einer Projektmanagement- Software ergab sich bei uns aus den Herausforderungen unseres Firmenwachstums und dem Wunsch, Prozesse zu standardisieren. Ein einheitliches und professionelles Projektmanagement ließ sich mit den bisherigen Insellösungen nicht etablieren, da zum einen der Funktionsumfang nicht ausreichend war, was wiederum zu mangelnder Akzeptanz bei den Mitarbeitern führte.

Von der Einführung einer Proj e k t m a n a g e m e n t - S o f t w a r e erwarteten wir vor allen Dingen die Vereinheitlichung der Projektmanagement-Prozesse:

  • Angebotserstellung
  • Projektplanung
  • Projektdurchführung
  • Projektcontrolling
  • Projektabschluss

Weitere Erwartungen waren die einfache Nachhaltbarkeit von Projektaufwänden, um Angebotseffizienz und Wettbewerbsfähigkeit zu steigern sowie die Zentralisierung von Kunden- und Mitarbeiterdaten auf einer Plattform.Zentrale Anforderungen an ein solches System waren:

  • Einfache Bedienung für Mitarbeiter in der Zeiterfassung
  • Abbildung des gesamten Projektmanagement- Prozesses ab der Angebotserstellung
  • Gute Performance
  • Möglichkeit zur Individualisierung und Erweiterbarkeit
  • Gute Filter- und Auswertungsmöglichkeiten
Firmenbaum der Firma Leonex

Ein Team aus der Geschäftsführung und drei für Projektmanagement verantwortlichen Mitarbeitern hat Lösungen verschiedener Anbieter gesichtet und verglichen Projektron BCS wurde uns von einer Partneragentur empfohlen, daraufhin haben wir in eigener Recherche weitere Informationen eingeholt. Besonders gefallen hat uns, dass die Beratung in Kennenlernterminen sehr kompetent und nicht rein auf die Software, sondern auch die Standardisierung und Optimierung interner Prozesse, ausgelegt war. Zudem hat sich die Abbildung der von uns geforderten Prozesse und Sonderanforderung als machbar herausgestellt.

Einsatz von Projektron BCS

Parallel zur Einführung von Projektron BCS unterstützte uns eine externe Beraterin bei der Identifizierung und Optimierung bestehender Unternehmensprozesse. Ende 2014 gingen wir in eine dreimonatige Test- und Einführungsphase, in der wir Daten aus laufenden Projekten und der Kundendaten migrierten. Zudem führten wir für alle Mitarbeiter eigene Schulungen durch. So konnten wir zum Jahreswechsel den Produktivbetrieb starten Anfangs mit einem kleinen, sehr eingeschränkten Funktionsset, um keinen zu überfordern oder abzuschrecken, Key-User wurden als Ansprechpartner definiert und die Schulung durch ein Video dokumentiert, welches neuen Mitarbeitern zwecks Einarbeitung zur Verfügung steht.

Bei kleineren Anpassungen wie zusätzliche Felder bis hin zu Mails (Remindern bei bestimmten Ereignissen) hat uns der offene und hilfsbereite Support von Projektron unterstützt, oftmals haben wir den Support als Hilfe zur Selbsthilfe in Anspruch genommen. Viele Dinge kann auf Grund der guten Dokumentation auch unsere eigene IT umsetzen.

Heute wird BCS in allen Abteilungen, von allen 30 Mitarbeitern eingesetzt, nur die externen Mitarbeiter und Freelancer, mit denen wir projektbezogen zusammenarbeiten, noch nicht. Wir nutzen Projektron BCS für folgende Tätigkeiten:

  • Zeiterfassung und Urlaubsmanagement
  • CRM, Vertrieb und Akquisen
  • Angebotserstellung
  • Aufgabenmanagement in der Projektphase
  • Controlling
  • Ticket-System intern/extern, während und nach Projektphase
  • Abbilden von Support-Budgets / Service-/Wartungsverträgen in allen Geschäftsfeldern

Der Großteil der Mitarbeiter nutzt die Zeiterfassung und die Möglichkeit des Aufgabenmanagements (Ticket-System etc.), die Kundendatenbank für Adressen, Kontaktdaten etc. Entscheidend für unsere Projekte sind die Termintreue und eine transparente Kommunikation, BCS schätzen wir dabei als intuitiv bedienbare und schnelle Weblösung. Besonders die einfache Zeiterfassung, die Assistenten für alle wichtigen Prozesse, Vorlagen, Auswertungen für die gängigsten „Standard-Fragen“ (Arbeitszeitauswertung, Aufwandsabgleich, etc.) möchten wir nicht mehr missen.

Unsere Arbeit ist durch Projektron BCS strukturierter, organisierter, standardisierter und sowohl intern als auch extern transparenter geworden. Die größten Vorteile liegen im gesunkenen Kommunikationsoverhead und Dokumentationsaufwand. Zudem haben wir nun einheitliche Angebote, konnten erste Schritte im Rahmen des Projektcontrollings machen und Support-Aufwände für Kunden, insbesondere in der Projektnachbetreuung, werden nun erfasst. Vorher war es uns nicht möglich, diese nachzuhalten und entsprechend abzurechnen, daher profitieren wir doppelt von der Einführung.

In Zukunft wollen wir weitere Funktionen von BCS nutzen, dazu zählen die Ressourcenplanung und das integrierte Bewerbermanagement.

Fazit

Durch die Einführung von BCS waren wir gezwungen, viele „gewachsene“ Prozesse zu überdenken und zu standardisieren. Sowohl die neu standardisierten Prozesse als auch diese, welche wir als Sonderanforderung eingebracht haben, sind gut über BCS abbildbar. Neue Möglichkeiten des Projektcontrollings haben sich erschlossen. Die Akzeptanz gegenüber der Software ist aufgrund der guten Performance und der Anpassbarkeit der Oberfläche auf Seiten der Mitarbeiter hoch. Alles in allem war die Einführung von BCS für uns der erste „Schritt in die richtige Richtung“.

Leonex logo

LEONEX Internet

Branche: Multimedia und Verlage
Kunde seit: 2014
Anwender: 30

Meistgenutzte Funktionen:

  • Zeiterfassung
  • Angebotserstellung
  • Kundenmanagement (CRM)

Autor: Stephan Winter
Stand: 03/2017

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