Ein unverzichtbares Tool für unsere Beratungsprojekte

Anwenderbericht von Junior Comtec

Seit 30 Jahren beraten die Studenten von Junior Comtec erfolgreich Unternehmen jeglicher Größe - von kleinen Start-Ups bis hin zu DAX-30 Konzernen. Dabei werden von interdisziplinären Projektteams mit aktuellem, universitären Fachwissen und einem frischen Blick individuelle Lösungen für verschiedenste Problemstellungen der Unternehmen erarbeitet - mit Projektron BCS vertrauen wir auf die passende Unterstützung für unsere vielfältigen Projekte und Kunden.


Wir decken durch die interdisziplinäre Ausrichtung unserer Berater ein weites Spektrum an Kompetenzen ab, um auf alle Wünsche unserer Kunden eingehen zu können. Auch bei themenübergreifenden Fragestellungen können wir durch unsere breite Branchenerfahrung umfassend beraten. Kenntnisse aus unterschiedlichen Kompetenzbereichen verhelfen uns dabei zu einem besseren Verständnis der kundenindividuellen Problemstellung sowie zum Entwickeln von zielgerichteten Lösungsansätzen. Das Zusammenspiel der frischen Ideen unserer Mitglieder mit der jahrelangen Methodenerfahrung im Verein eröffnet unseren Kunden exzellente Lösungen zu ihren Herausforderungen.

Entscheidung für Projektron BCS

Durch die zeitlich begrenzte Studiendauer unterliegen wir als studentische Hochschulgruppe natürlichen Personalschwankungen. Wissenstransfer, lückenlose Dokumentation und eine gut gepflegte Datenbank sind für unsere Qualität daher unabdingbar. Als älteste deutsche studentische Unternehmensberatung griffen wir lange Zeit über ein eigenentwickeltes Datenbanksystem auf Projekt-, Kunden- und Mitgliederdaten zu. Aufgrund von Wachstum und den damit veränderten Prozessen und Organisationsstrukturen erfüllte unsere Eigenentwicklung nur noch bedingt unsere Anforderungen an ein Projektplanungs- und Projektcontrollingtool für den täglichen Einsatz. Eine Weiterentwicklung der bestehenden Datenbank kam für uns – aufgrund begrenzter zeitlicher Ressourcen unserer IT-Berater – nicht infrage.

Um unser Projektmanagement sowie unsere Kunden- und Mitgliederverwaltung optimal unterstützen zu können, entschieden wir uns daher in 2014, auf eine neue und vor allem optimale Softwarelösung umzusteigen. Nach einem intensiven Auswahlverfahren haben wir mit Projektron BCS die passende Datenbank für unsere Bedürfnisse gefunden. Das ansprechende User Interface sowie eine Vielzahl elementarer Funktionen für die Projekt-, Kunden- und Mitgliederorganisation stechen bei Projektron BCS heraus. Besonders begeistert sind wir nach wie vor von dem großen Funktionsumfang im Bereich der Projektplanung sowie Projektsteuerung und -controlling. Diese Features geben unseren Projektleitern und Vorständen ein optimales Toolset zur umfangreichen Steuerung von Projekten.

Implementierung von Projektron BCS

Besonders hervorheben möchten wir die gute Zusammenarbeit mit der Projektron GmbH, die neben der Software auch eine kostenlose, zweitägige Schulung zur Administration und Projektleitung anbot.

Diese konnte uns einen tieferen Einblick in das System gewähren. Aufbauend auf dieser Schulung passten wir Projektron BCS eigenständig an unsere Prozesse an. Hierbei erwies sich das System als besonders komfortabel und wir konnten uns dank der hohen Benutzer- und Entwicklerfreundlichkeit schnell einarbeiten. Bei Fragestellungen zu Modifikationen wurden unsere Tickets umgehend und zielführend von den Mitarbeitern der Projektron GmbH beantwortet. Anpassungen konnten daher problemlos und schnell eingearbeitet werden. Da Projektron BCS von allen unserer Mitglieder genutzt werden sollte, achteten wir bei der Software-Implementierung darauf, für jede Personalrolle das System so optimal wie möglich einzurichten. Die große Auswahl an diversen Benutzerrollen und die flexiblen Anpassungen erleichterten die Umsetzung ungemein.

Büroreservierung über den Terminkalender in Projektron BCS

Nutzung von Projektron BCS

Im März 2016 wurde die Implementierung von Projektron BCS vollendet. Das System befindet sich seither in der Nutzung. Dabei setzen wir es auf interner als auch auf externer Ebene zum Informationsmanagement ein.

Intern erfassen wir mit Projektron BCS die Kontaktdaten unserer Mitglieder. Hierbei haben sich der übersichtliche Aufbau und die intuitive Bedienung der Benutzeroberfläche sowie die Vielseitigkeit von Projektron BCS als wesentliche Vorteile gegenüber gewöhnlichen Datenbanksystemen und anderen Anbietern erwiesen.

Interne Termine verwalten wir mit dem „Terminkalender“-Tool, das unseren Mitgliedern neben einem Überblick über vereinsinterne Termine auch die Möglichkeit zur Reservierung von Räumen oder Ressourcen wie Projektoren oder Flipcharts bietet.

Ein weiterer essentieller Punkt ist die Berichtserstellung via BIRT (Business Intelligence Report Tool). Die automatische Erstellung der Berichte ermöglicht einen hohen Grad an Automatisierung unserer Betriebsabläufe. So lassen sich zum Beispiel für vereinsinterne Sitzungen relevante Dokumente mit einem Klick erstellen. Seit einigen Monaten haben wir unseren Terminkalender durch Auswertungen der Termine erweitert. Somit kann der Vorstand direkt sehen, wie hoch die Anwesenheitsquote in der Vereinssitzung und das Engagement beim Bürodienst ist. Die Generierung selbst erstellter Berichte in Projektron BCS ermöglicht uns individuelle Dateien auszugeben. Diese Möglichkeiten erleichtern und verschlanken unsere Vereinsarbeit beachtlich.

Wir setzen auch bei der Erfassung von Projekt- und Kundendaten auf Projektron BCS. Im Kundenbereich verbinden wir dies mit der Nutzung der CRM-Tools, welche aufgrund ihrer Übersichtlichkeit und der reibungslosen Integration in Projektron BCS zu einem unersetzlichen Bestandteil unseres Kundenkontakt-Managements geworden sind. Auf Grundlage der erfassten Kundenkontakte visualisiert ein intuitives Ampelsystem die Notwendigkeit einer erneuten Kontaktaufnahme mit dem Kunden.

Projektron BCS hat sich insbesondere im Rahmen des Projektmanagements als zuverlässig und hilfreich erwiesen. Schon beim Umstieg auf dieses System ließen sich die Projektdaten aus unserem vorherigen Datenbanksystem mühelos übertragen, sodass eine lückenlose Dokumentation aller durchgeführten Projekte mit vielfältigen Verknüpfungen zu den Mitgliederdaten und diversen Dokumenten gegeben ist.

Auch bei laufenden Projekten ist die automatisierte Berichterstellung ein essentieller Faktor für ein effizientes Projektmanagement. Dies zeigt sich nicht nur bei der Erzeugung von projektrelevanten Dateien für Mitglieder, sondern auch bei Berichten für den Vorstand. Auf diese Weise wird das Controlling unserer Projekte erheblich erleichtert und optimiert. So erhält der Geschäftsführer für Projekte und Kundenbetreuung jederzeit einen Überblick über den Projektverlauf und das Vereinsengagement der einzelnen Mitglieder.

Zusätzlich dokumentieren wir vergangene Projekte in Projektron BCS. Neben einer Zusammenfassung des Projekts werden auch relevante Dokumente zusammen mit den Projektdaten abgespeichert. So kann auch noch Jahre später auf das Know-How des Projektteams zurückgegriffen werden.

Zukunft von Projektron BCS bei Junior Comtec

Auch in Zukunft möchten wir auf das nun im Verein komplett integrierte Projektron BCS System bei Junior Comtec nicht verzichten. Seit der Implementierung wird Projektron BCS durch die Vereinsmitglieder intensiv genutzt. Besonders für den Vorstand ist Projektron BCS das hauptsächliche ControllingInstrument. Weitere Ansätze der in Projektron BCS bereitgestellten Funktionen werden uns auch in Zukunft helfen, den Projektablauf zu optimieren und Wissen weiterzugeben.

Unser Fazit zu Projektron BCS

Projektron BCS erleichtert uns im Verein in hohem Maße die Verwaltung unserer Daten. Die Projekt-, Kunden- und Mitgliederverwaltung in Projektron BCS überzeugt nicht nur durch die intuitive Bedienung, sondern auch durch die umfangreichen Funktionen. Aufgrund der zahlreichen Erweiterungsmöglichkeiten von Projektron BCS können wir unser System fortlaufend an neue Anforderungen anpassen. Auch in Zukunft werden die durch Projektron BCS entstandenen Synergieeffekte der Kunden- und Projektverwaltung für uns unerlässlich sein.

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Junior Comtec

Branche: Beratungsunternehmen
Kunde seit: 2014
Anwender: 100

Meistgenutzte Funktionen:

  • Projektplanung
  • Projektcontrolling
  • Kundenmanagement (CRM)
  • Dokumentenmanagement

Autor: David Köhler
Stand: 06/2018

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