Strukturierte Daten zur übergreifenden Projekt- und Personalplanung

Anwenderbericht von gematik

Mit der elektronischen Gesundheitskarte und einer modernen sicheren digitalen Telematikinfrastruktur, die alle Beteiligten des Gesundheitswesens miteinander verbindet, schafft die gematik die Voraussetzungen für die medizinische Versorgung der Zukunft. Mit der Software Projektron BCS erhalten wir schnelle übergreifende Auswertungen mit genau den effektiven Ergebnissen zur Zeit-, Aufwand- und Ressourcenplanung, die dringend gebraucht werden.


Die Gesellschaft für Telematikanwendungen der Gesundheitskarte mbH, kurz gematik, wurde 2005 von den Spitzenorganisationen des deutschen Gesundheitswesens gegründet. Die Gründung folgt dem Auftrag des Gesetzgebers. Das gemeinsame Ziel ist, die verschiedenen Akteure im deutschen Gesundheitswesen miteinander zu vernetzen.

Heute arbeiten bei der gematik rund 260 IT-Experten, Anwendungsspezialisten und Projektleiter Hand in Hand an einem elektronisch vernetzten Gesundheitswesen, das eine qualitative, transparente und wirtschaftliche Behandlung und Betreuung der Patientinnen und Patienten ermöglicht. Die Rechtsaufsicht über die gematik obliegt dabei dem Bundesministerium für Gesundheit.

Die gematik versteht sich als Kompetenzzentrum und Dienstleistungsunternehmen für das Gesundheitswesen. Sie entwickelt die Telematikinfrastruktur als übergreifendes, offenes und zukunftssicheres Netz, verantwortet ihren verlässlichen Betrieb und den marktgerechten Ausbau. Dabei gewährleistet die gematik die Interoperabilität, also ein reibungsloses Zusammenspiel zwischen den verschiedenen Komponenten und Anwendungen in der Telematikinfrastruktur, und setzt Standards. Damit stehen auch Standards bereit, um sensible Daten sicher über Sektorengrenzen (z. B. zwischen Arztpraxen und Krankenhäusern) hinweg zu transportieren.

Projektvielfalt beherrschen

In der aktuellen Ausbaustufe der Telematikinfrastruktur laufen bei der gematik rund 50 IT-Projekte mit vielen Abhängigkeiten. Im Durchschnitt haben diese Projekte eine Laufzeit von 18 bis 36 Monaten und einen Planaufwand von etwa 1.000 Personentagen. Nahezu alle Mitarbeiter der gematik sind direkt in die einzelnen Projektarbeiten involviert. Die gematik ist als Matrix-Organisation strukturiert.

Ausgangssituation und neue Lösung

Die Ressourcenplanung war unter diesen Voraussetzungen für uns eine Herausforderung. Denn bis Ende 2013 gab es in den Bereichen und Abteilungen der gematik verschiedene eigene Anwendungen, die uns jedoch mehr und mehr an unsere Grenzen führten. Deshalb entschlossen wir uns zur Einführung einer übergreifenden Lösung, die den Projektleitern und Linienverantwortlichen mehr Transparenz über die Auslastung ihrer Mitarbeiter bieten konnte. Besonders wichtig war uns dabei ein entsprechendes Rechte- und Rollenkonzept, das sensible Informationen schützt. Nicht zuletzt sollte eine solche Software eine effiziente und bessere Ressourcenplanung ermöglichen.

Einen geeigneten Softwarehersteller in der Nähe zu finden, war für uns wichtig. Überzeugt hat uns die Berliner Software Projektron BCS vor allem mit Flexibilität, der strukturierten Darstellung von Daten sowie der Fähigkeit, individuelle Anpassungen schnell zu realisieren. Hinzu kam der sehr gute persönliche Service.

Telematikinfrastruktur in Deutschland

Projektron BCS im täglichen Einsatz

Die Einführung der Projektron BCS-Software erfolgte innerhalb von sechs Monaten. Zunächst führten wir mehrere Workshops mit den Projektron-Beratern durch, um unsere Anforderungen zu konkretisieren und den Anpassungsbedarf zu erfassen. Individuelle Angleichungen und Schnittstellen zu anderen Tools, wie zum Beispiel zu unseren Zeiterfassungsterminals, wurden von Projektron schnell und passend umgesetzt.

Ab Mai 2014 fanden dann die Schulungen für die Mitarbeiter der gematik statt. Für die Seminare erhielten wir von Projektron eigens für uns erstellte Schulungshandbücher. Der letzte Schritt vor der Einführung der neuen Software war die Freigabe durch den Betriebsrat und die Datenschutz-Experten. Mit einer Betriebsvereinbarung zur Nutzung in der gematik haben wir dann die BCS-Anwendung eingeführt. Dazu gehört auch ein umfangreiches Berechtigungskonzept, welches zuvor vom Datenschutz abgenommen wurde. Seit Anfang Juli 2014 haben wir nun BCS im Einsatz, alle unsere 260 Mitarbeiter nutzen diese Software täglich.

Effektive Abbildung der Leistungen

Vorrangig genutzt wird die BCS-Software bei uns im Projekt- und Linienmanagement und in der Personalverwaltung. Dabei werden einzelne Programme und Projekte genauso abgebildet wie wiederkehrende Linientätigkeiten. Das gesamte Ressourcenmanagement steuern wir über die Projektron Software. Denn der Funktionsumfang von BCS geht über das reine Projektmanagement hinaus, sodass auch unser Personalmanagement unterstützt wird. So können wir unter anderem den Urlaubsprozess sowie unterschiedliche Arbeitszeitmodelle abbilden. Dabei nutzen wir die Ressourcenauslastung sehr intensiv, sowohl aus Portfolio- und Projekt-Perspektive als auch aus Sicht des Abteilungsleiters. Da alle Mitarbeiter die Zeiterfassung über die BCS durchführen und den Aufwand zurückmelden, haben wir eine Grundlage für das gesamte Controlling.

Projektron BCS ist seit der Einführung in der gematik zu einem festen Bestandteil unserer Arbeit geworden. Um auf dem neusten Stand zu bleiben, führen wir regelmäßig die empfohlenen Updates durch. Dazu gehören Regressionstests auf unserem Testsystem, anschließend wird die neue Version in unser Produktivsystem eingespielt.

Fazit

Die transparente und abteilungsübergreifende Ressourcenplanung mit der Projektron-BCS-Software ist ein großer Vorteil. Kombiniert mit den vielen anpassbaren Auswertungsansichten erhalten wir jetzt genau die Informationen, die wir benötigen. Eine große Arbeitserleichterung ist auch der neue papierlose Urlaubsprozess, den wir effektiv mit der Ressourcenplanung verbinden können.

Mit unseren persönlichen Ansprechpartnern im Projektron-Support und der Kundenbetreuung sind wir sehr zufrieden. Unsere Anfragen werden schnell beantwortet, individuelle Anpassungen werden zügig umgesetzt. Dazu gehört, dass wir unseren Bedarf für die gesetzliche Arbeitszeitregelung und Pausenzeiten in den Standard der Software einbringen konnten. Somit sind wir auch an weiteren BCS-Funktionalitäten interessiert. Die jährliche Projektron-Anwenderkonferenz ist dafür eine ausgezeichnete Plattform, um mit anderen Anwendern zu fachsimpeln und Anregungen für den weiteren BCS-Einsatz zu sammeln. Für die gematik sind Erweiterungen für das Portfoliomanagement besonders spannend.

Gematik logo

gematik

Branche: Gesundheitswesen
Kunde seit: 2014
Anwender: 260

Meistgenutzte Funktionen:

  • Portfoliomanagement
  • Projektplanung
  • Projektcontrolling
  • Zeiterfassung
  • Urlaubsmanagement

Autorin: Franziska Faust
Stand: 10/2016

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