Webbasiertes und sicheres Projektmanagement im Bankenumfeld

Anwenderbericht von Finanz Informatik Solutions Plus

Als Beratungs-, Entwicklungs- und Integrationsdienstleister für Geschäftsanwendungen in der Finanzwirtschaft legen wir besonderen Wert auf die Sicherheit von Software und transparente Buchführung. Mit Projektron BCS haben wir ein System gefunden, das nicht nur unseren Anforderungen entspricht, sondern das sich auch hochflexibel an unsere Bedürfnisse anpassen lässt. Seit der Einführung von BCS haben wir zahlreiche Prozessverbesserungen erzielt.


Unser Unternehmen ist eine hundertprozentige Tochtergesellschaft der Finanz Informatik, dem IT-Dienstleister der Sparkassen-Finanzgruppe. Im Unterschied zur Muttergesellschaft mit etwa 4.000 Beschäftigten ist unser Unternehmen jedoch eher mittelständisch geprägt und wir arbeiten unabhängig. In den Geschäftsstellen Frankfurt am Main, Stuttgart und München beschäftigen wir rund 370 Mitarbeiter. Unsere Kunden stammen aus der Finanzwirtschaft, dazu zählen Landesbanken, Sparkassen, Verbundpartner in der Sparkassen-Finanzgruppe sowie weitere Unternehmen, beispielsweise die HUK-COBURG Versicherungsgruppe.

Wir bieten unseren Kunden Beratungs-, Entwicklungs- und Integrationsdienstleistungen für Geschäftsanwendungen an. Unser Leistungsspektrum umfasst alle Phasen des Lifecycles einer Software: Angefangen von der IT-Beratung über die Individualentwicklung und Integration von Anwendungssystemen bis hin zur Übernahme von Anwendungen ins Application Management. Ausgewiesene Kompetenz in den Bereichen Business Intelligence und SAP-Dienstleistungen rundet unser Dienstleistungs-Portfolio ab.

Jede dieser Tätigkeiten wird bei uns als Projekt durchgeführt. Die Spanne unserer Kundenprojekte reicht dabei von kleinen Projekten mit zehn Personentagen hin zu langfristigen und mehrjährigen Projekten mit bis zu 2.000 Personentagen. Gleiches gilt für die Budgets unserer Projekte, der Umsatz reicht von einigen Tausend Euro bis in den Millionenbereich, wobei wir sowohl Aufwands- als auch Festpreisprojekte durchführen.

Gesamtkosten/Projekt bei der Finanz Informatik Solutions Plus

Die Suche nach einer geeigneten Software für FISP

In den letzten Jahren ist unser Unternehmen sehr stark gewachsen und es war frühzeitig klar, dass es sich dabei um eine anhaltende Entwicklung handelt. Mit steigender Mitarbeiterzahl geriet auch unser Zeiterfassungs- und Abrechnungstool an seine Grenzen. Der Aufwand zur Anpassung an gestiegene Projekt- und Organisationsstrukturen war erheblich angestiegen und die Rechnungsstellung wurden unseren Anforderungen nicht mehr gerecht. Es wurde deutlich, dass die Verwaltung personell mitwachsen muss oder wir uns nach einer besser an unsere Anforderungen angepassten Software umsehen müssen, um den Überblick über unsere vielfältigen Projekte zu behalten.

Um die für uns passende Software zu ermitteln, führten wir eine strukturierte Marktanalyse durch. In einer Vorstudie zur Software-Auswahl ermittelten wir alle in Frage kommenden Systeme. Projektron BCS lernten wir im März 2013 auf der CeBIT kennen und nahmen es in unsere Vorauswahl auf. Unter ca. 10 verschiedenen Werkzeugen blieben nach einer gezielten Befragung der Anbieter entlang unserer Anforderungen noch zwei übrig, die wir zur persönlichen Präsentation in unser Haus eingeladen haben. Projektron hatte letztendlich in unserem zehnköpfigen Entscheiderkreis die Nase vorn. Ausschlaggebend für die mehrheitlich getroffene Entscheidung zu Gunsten von Projektron BCS waren der Funktionsumfang zur Rechnungsstellung, der sehr gut an unsere Abrechnungsmodalitäten anpassbar ist, sowie die umfassenden Möglichkeiten der Zeiterfassung, die BCS bietet.

Uns beeindruckten darüber hinaus die Referenzen von Projektron und die Flexibilität der Mitarbeiter, die uns halfen, die Software kurzfristig einzuführen. Nach intensivem Auswahlprozess bis in den Herbst 2013 hinein, waren wir nach nur drei Monaten Einführungsphase am 1. Januar 2014 in der Lage, die Aufwandserfassung und Abrechnung ausschließlich in BCS durchzuführen. Aktivitäten in der alten Lösung gab es damit nicht mehr und, wir waren trotz des harten Abschaltens handlungsfähig. Mit anderer Standardsoftware hätten wir eine solch schnelle Umstellung kaum geschafft.

Projektron BCS bei FISP

Die Einführung der Software haben wir, wie bei uns üblich, als professionelles Projekt mit größtenteils internen Ressourcen aufgesetzt. Von Projektron wurden wir dabei vor allem mit Hilfe zur Selbsthilfe unterstützt. Anfangs haben wir die Projektron-Schulungen in Berlin besucht und auch einige Workshops gemeinsam mit Projektron bei uns durchgeführt. Unser Einführungsprojekt konnten wir mit einem Aufwand von etwa 45 Personentagen abschließen, was aus unserer Erfahrung heraus mit anderer Standardsoftware kaum vorstellbar ist. Durch die umfassende Beratung von Projektron und die intensive Zusammenarbeit mit dem Support waren wir schnell in der Lage, die Software selbst zu administrieren und sogar Konfigurationen durchzuführen. Zudem schulen wir unsere Mitarbeiter in BCS mittlerweile selbst und konfigurieren Teile der Software eigenständig, was wir anfänglich bei Projektron beauftragt haben. Heute arbeiten alle Mitarbeiter aus sämtlichen Abteilungen standortübergreifend in Frankfurt, München und Stuttgart, sowie die externen Beschäftigten mit Projektron BCS. Neben der Zeiterfassung und der Rechnungsstellung haben wir im Laufe des letzten Jahres nach und nach weitere Funktionen von Projektron BCS in unserem Unternehmen eingeführt. Dazu zählen zum Beispiel Projektcontrolling und Urlaubsmanagement.

Neue Projekte werden nach der Freigabe in einem geführten Anlageprozess zentral von der Verwaltung in BCS angelegt, dabei werden Projektleiter und Budgets festgelegt. So stellen wir sicher, dass alle Projekte auf dieselbe Art angelegt werden. Projektspezifische Einzelheiten wie die Teamplanung, das Anlegen von Aufgaben und Unteraufgaben sowie die Zuordnung der Ressourcen übernimmt in einem zweiten Schritt der Projektleiter. Während der Projektlaufzeit erfassen die Mitarbeiter alle Tätigkeiten auf die ihnen zugewiesenen Aufgaben. Neben der Zeiterfassung abrechenbarer Aufwände führen wir auch die Vollzeiterfassung in BCS durch, sodass auch Nachweise über Reisezeiten und allgemeine Betriebstätigkeiten der Mitarbeiter existieren. Die Kontrolle der Einhaltung gesetzlicher Regelungen zur Arbeitszeit sowie die Abbildung von Abwesenheiten sind Anforderungen von unserem Betriebsrat. Dabei hat sich das durchdachte Rollenrechtesystem und die Anpassbarkeit von Projektron BCS einmal mehr bewährt. Und die Nutzer empfinden es als Vorteil, sämtliche Aufwandsbuchungen, ihr tägliches Kommen und Gehen sowie den Urlaubsprozess in einer integrierten Anwendung durchzuführen. Aufgrund dieses Feedbacks möchten wir in Zukunft gerne zusätzlich die Spesenerfassung nutzen, um weitere Arbeitsschritte zu vereinfachen. Dazu müssen wir allerdings zunächst die Anforderungen aller Standorte einholen und das Vorgehen abstimmen.

Rechnungsvorschau bei der Finanz Informatik Solutions Plus

Weitere Anforderungen an die Software ergeben sich aus den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung (GoB). Als Dienstleister im Bankenumfeld legt unser Rechnungswesen sehr viel Wert auf die Protokollierung, Historisierung und Nachvollziehbarkeit von Buchungen und vor allem auch von vorgenommenen Änderungen. Budgetwerte und Rechnungen müssen transparent sein, da wir teilweise Rechnungen über mehrere Hunderttausend Euro stellen. Für die Wirtschaftsprüfung ist das Zustandekommen in Projektron BCS dokumentiert, es gilt hier als Nebenbuch. Die Richtigkeit der Buchungen ist wesentliche Voraussetzung für unseren Rechnungsfreigabeprozess. Die Verwaltung bereitet die Freigabe an zentraler Stelle vor. Die Projektleiter prüfen die Einzelpositionen und die Gesamtrechnung, wobei sie bei Unsicherheiten auf die in der Dateiablage hinterlegten Verträge zugreifen und beispielsweise Tagessätze abgleichen. Sie sehen mithilfe der Auswertung ob fakturierbare Buchungen nicht in die Abrechnung eingeflossen sind und können die Rechnung korrigieren. Im laufenden Geschäft gleichen die Projektleiter ihr Budget manuell mit den hinterlegten Pauschalen ab, führen Zeit- und Aufwandskontrollen durch und prüfen die Buchungen auf ihr Projekt.

Neben der Funktionalität ist eines unserer Hauptanliegen die Sicherheit der Software. Es gelten für uns vergleichbare Sicherheitsanforderungen wie für Banken. Unsere Zertifizierung der Informationssicherheit nach ISO 27001 ist Voraussetzung dafür, dass wir im Finanzsektor Auslagerungen anbieten dürfen. Um zu gewährleisten, dass unsere sensiblen Projektdaten vor Hackerangriffen geschützt sind, betreiben wir Projektron BCS und alle anderen Systeme im Programmeinsatzverfahren (PEV). Das heißt, dass wir jedes Update vor der Produktivnutzung in einer Testumgebung auf Sicherheitslücken hin überprüfen. Wir unterziehen Projektron BCS regelmäßigen Penetrationstests. Dabei handelt es sich um einen simulierten Hackerangriff, ermittelt wird die Empfindlichkeit des Systems gegen unautorisiertes Eindringen von außen. Die Ergebnisse dieser Tests fließen kontinuierlich in die Weiterentwicklung von Projektron BCS ein. Mit dem kommenden Release wollen wir unsere zusätzliche Web Application Firewall abschalten. So werden wir in Zukunft jährlich eine fünfstellige Kostenersparnis erzielen.

Fazit und Ausblick

Neben der Kostenersparnis und zahlreichen Prozessverbesserungen wie beim Urlaubsmanagement oder der Rechnungsstellung ist sicherlich der größte Vorteil von Projektron BCS, dass es überhaupt mit unserem Wachstum Schritt hält. Die Software wächst mit unseren Anforderungen, mühelos konnten wir die Nutzerzahl seit der Einführung mehr als verdoppeln und neue Funktionen lassen sich an uns anpassen. Mit Projektron BCS sind wir gleichzeitig hochflexibel und haben nachhaltigere Prozesse entwickelt.

Wir empfinden das System als sehr offen für individuelle Anforderungen. Das Customizing ermöglicht zum Beispiel eine Vielzahl von Auswertungen und angepassten Berichten. Die Kommunikation mit dem Projektron-Support über das Ticket-System hat sich dabei ebenfalls bewährt, es dient der Nachvollziehbarkeit.

Für unsere Zwecke sinnvolle Funktionen werden wir auch in Zukunft hinzunehmen, wir wollen das System aber möglichst schlank und nah am Standard nutzen. Eine Herausforderung für das nächste Jahr wird die Einführung des neuen Finanzbuchhaltungssystems. Wir werden eine gemeinsame Anwendungsarchitektur zwischen Projektron BCS und SAP schaffen.

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Finanz Informatik Solutions Plus

Branche: Softwareentwicklung
Kunde seit: 2014
Anwender: 400

Meistgenutzte Funktionen:

  • Rechnungsstellung
  • Zeiterfassung
  • Projektmanagement

Autor: Dr. Andreas Totok & Karsten Sievert
Stand: 05/2015

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