Gemeinsam Projekte erfolgreich managen

Anwenderbericht von E.ON Inhouse Consulting

Als interne Unternehmensberatung des E.ON-Konzerns mit Mitarbeitern aus internationalem Umfeld und Projekten von der Strategie- und Konzeptentwicklung bis hin zur Implementierung haben wir ein Projektmanagementtool gesucht, mit dem wir nicht nur unsere Projekte managen können, sondern das sich auch flexibel an unsere Bedürfnisse anpassen lässt, wie komplexe Projekte oder Mehrsprachigkeit. Mit Projektron BCS haben wir es im Lauf des letzten Jahres geschafft, viele Prozesse für unsere Berater und unser Back-Office zu vereinfachen.


Die E.ON Inhouse Consulting ist die interne Unternehmensberatung des E.ON-Konzerns. Unsere Beratungstätigkeiten umfassen Themen von der Strategie- und Konzeptentwicklung bis hin zur Implementierung. Unsere Kunden sind die verschiedenen Einheiten des E.ON-Konzerns sowie die Konzernleitung, die globalen und regionalen Einheiten.

Da wir in den letzten Jahren stark gewachsen sind und damit auch die Anzahl der von uns durchgeführten Projekte gestiegen ist, kam der Zeitpunkt, an dem wir unsere Projekte und Mitarbeiter nicht mehr wie bisher hauptsächlich mit selbstentwickelten Insellösungen verwalten wollten. Die Insellösungen wurden mit der Zunahme an Mitarbeitern und Projekten immer aufwändiger. Somit machten wir uns auf die Suche nach einem Tool, mit dem wir sowohl unsere Projekte als auch unsere Mitarbeiter und Kunden verwalten können. Für uns war vor allem wichtig, dass wir mit der Software unsere Unternehmensprozesse weitestgehend abbilden konnten und sich das Tool einfach anpassen ließ.

Warum Projektron BCS?

Wir haben verschiedene Tools getestet und uns für Projektron BCS entschieden, da andere getestete Systeme nicht in der Lage waren, unsere komplexen Projekte und Prozesse in dem Maße abzubilden, wie wir es benötigten. Mit Projektron BCS haben wir ein Tool gefunden, das wir mit relativ wenig Aufwand an unsere Unternehmensprozesse anpassen konnten. Die flexible Konfigurierbarkeit und Personalisierbarkeit ermöglicht es uns, jederzeit weitere Anpassungen vorzunehmen. Zwar haben wir momentan noch nicht alle Möglichkeiten von Projektron BCS voll ausgeschöpft, aber auch die Möglichkeit der schrittweisen Einführung der Module (z.B. Spesenmodul) trug zu der Entscheidung für Projektron BCS bei.

Die ersten Erfahrungen mit Projektron BCS

Von der Anforderungsanalyse und Schnittstellenspezifikation über die Installation und Konfiguration bis hin zur Anwendungsberatung wurden wir allumfassend von den Projektron-Beratern unterstützt. Nach der Sammlung unserer Detailanforderungen, mehreren Customizing-Workshops und den von Projektron durchgeführten Anpassungen war es endlich soweit: Wir kamen in die spannende Phase der Einführung von Projektron BCS. Die Schulungsunterlagen wurden von Projektron an „unsere“ BCS-Version und unsere Prozesse angepasst und los ging es: Die unterschiedlichen Nutzergruppen wurden geschult und schon konnten alle Kollegen mit BCS arbeiten. Nach der anfänglichen Zurückhaltung und einiger Verbesserungsvorschläge aus dem Kollegenkreis und deren Umsetzung sind die Kollegen im Großen und Ganzen sehr zufrieden mit Projektron BCS, da unzählige Prozesse – trotz der Umgewöhnung – stark vereinfacht wurden. Der kompetente Support von Projektron konnte uns bei auftretenden Anlaufproblemen immer schnelle Hilfe leisten, was die Einführung erheblich vereinfacht hat.

Vollständig angepasst Benutzeroberfläche von Projektron BCS im Corporate Design

BCS im Einsatz

Zu Beginn war es für alle – ganz gleich ob Berater oder Back-Office-Team – eine Umstellung: Für die Berater, die ihre Zeitaufwände nun in BCS erfassen sollten und auch Buchungsabschlüsse durchführen mussten, die dann wiederum von den Projektleitern freigegeben werden. Vor allem Letzteres kam neu zum Prozess hinzu und trägt seitdem durch die zusätzliche Kontrolle der Projektleiter zur korrekten Zeiterfassung maßgeblich bei.

Die Eingabe der Urlaubstage über BCS sowie die automatischen Workflows zur Genehmigung waren ebenfalls Neuerungen für die Kollegen, haben sich aber in der Praxis durch die einfache und übersichtliche Handhabung sehr bewährt. Diese Prozesse sind nun simpel und nachvollziehbar. Dies kommt vor allem unserem Back-Office-Team zugute, das sich über die BCS-Auswertungen einen einfachen Überblick über die Mitarbeiter verschaffen kann. Durch die Funktion der Arbeitszeitauswertung können Fehler in der Zeiterfassung durch unser Back-Office-Team schnell und einfach erkannt und in Rücksprache mit den Kollegen behoben werden.

Ein weiterer großer Nutzen, den wir aus Projektron BCS ziehen, ist, dass wir unsere Projekte nun zentral in BCS verwalten können. War die Angebotserstellung früher ein komplexer Prozess, der in unterschiedlichen Programmen durchgeführt und an unterschiedlichen Stellen abgelegt wurde, sind heute (fast) alle Schritte innerhalb Projektron BCS möglich.

Besonders gefällt uns hierbei, dass die für das Projekt relevanten Dokumente direkt beim Projekt abgelegt werden und somit auch jederzeit sowohl von den Projektverantwortlichen als auch vom Back-Office-Team eingesehen werden können.

Auch unseren Projektleitern kommt die Verwaltung der Projekte in nur einem Tool zugute: Mit den Cockpit-Ansichten können sie sich mit nur wenigen Klicks einen Überblick über ihre Projekte verschaffen und diese für die Kommunikation mit den Kunden aufbereiten. Mit den Auswertungsfunktionen (Zeiterfassung, Budget) können sie ihre Projekte effizient steuern. Durch die Nutzung nur eines Projektmanagement-Tools ist gewährleistet, dass die Daten konsistent sind.

Die größte Erleichterung im Arbeitsalltag hat sich mit der Einführung von Projektron BCS für unsere Controlling-Abteilung ergeben. In allen Prozessschritten von der Angebotserstellung bis hin zur Abrechnung der Projekte können die Kollegen die Daten und Angaben überprüfen und ggf. korrigieren. Die Projekte können nun auch aus Back-Office-Sicht einfach und übersichtlich verwaltet werden.

Auch der Prozess der Rechnungsstellung hat sich mit Projektron BCS stark vereinfacht. Durch das Vorhalten aller relevanten Daten in einem Tool verfügen wir nun über einen schlanken Rechnungsstellungsprozess.

Die Erstellung von Berichten für das Reporting ist jetzt über Projektron BCS dank der für uns angepassten Berichtsvorlagen möglich, allerdings nutzen wir diese Funktionen noch nicht in vollem Umfang. Da wir häufig stark individualisierte Berichte benötigen, nahmen zwei unserer Mitarbeiter an der Schulung „Berichtskonfiguration“ teil.

Mit diesem Wissen werden wir zukünftig in der Lage sein, die Berichtsvorlagen flexibel anzupassen und neue, auf unsere Bedürfnisse angepasste Berichte zu erstellen.

Ausblick

Da das System komplett mehrsprachig aufgesetzt ist, werden in Kürze auch unsere nicht-deutschsprachigen Kollegen mit der englischen Oberfläche arbeiten können, sobald unsere E.ON-spezifischen Anpassungen übersetzt sind.

Wie oben erwähnt, haben wir im ersten Schritt der Projektron BCS-Implementierung das Spesenmodul noch außen vor gelassen, wollen dies aber im Lauf des Jahres nachziehen, so dass unsere Mitarbeiter ihre Reisekosten direkt im System erfassen können.

Auch werden die Möglichkeiten der Berichtsanpassung und der Berichtserstellung in den nächsten Wochen und Monaten einen hohen Stellenwert einnehmen, damit wir Projektron BCS bestmöglich nutzen.

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E.ON Inhouse Consulting

Branche: Beratungsunternehmen
Kunde seit: 2011
Anwender: 110

Meistgenutzte Funktionen:

  • Projektcontrolling
  • Projektplanung
  • Rechnungsstellung
  • Ressourcenmanagement

Autorin: Regina Pöverlein
Stand: 08/2012

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