Hohe Qualitätsstandards und hohe Flexibilität

Anwenderbericht von Delta e.V.

Als studentische Unternehmensberatung benötigen wir eine intuitiv bedienbare ProjektmanagementSoftware, die uns bei der Einhaltung hoher Qualitätsstandards hilft. Projektron BCS unterstützt uns seit mehr als sieben Jahren zuverlässig bei der Projektarbeit. Auch nach veränderten Anforderungen an die Projektmanagement-Software ist Projektron BCS die erste Wahl in unserem Haus.


delta e.V. wurde 1996 als Hochschulgruppe am Karlsruher Institut für Technologie (KIT) mit der Vision gegründet, universitäres Wissen direkt in der Praxis von Beratungsprojekten mit Unternehmen anzuwenden. Als erste studentische Unternehmensberatung, die nach der Qualitätsmanagementnorm DIN EN ISO 9001 zertifiziert wurde, setzte delta e.V. bereits früh einen Maßstab für Qualität in seiner Branche. Heute ist delta e.V. nicht nur ein gemeinnütziger Verein mit über 100 Mitgliedern, sondern auch eine angesehene studentische Unternehmensberatung mit über 200 erfolgreich abgeschlossenen Beratungsprojekten.

Zu unseren Kunden gehören neben Start-ups, kleinen und mittelständischen Unternehmen auch Konzerne wie die BMW Group und die Airbus Group. Unser Beratungsportfolio ist vielfältig. Daher können wir unseren Kunden in vielen verschiedenen Geschäftsbereichen einen Mehrwert in Bezug auf Qualität, Kosten und Flexibilität bieten. So haben wir zum Beispiel schon viele Unternehmen auf ihrem Weg zur Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001 begleitet, Jungunternehmer bei der Entwicklung eines soliden Geschäftsmodells unterstützt sowie die Qualität bei der Einführung von neuer Software sichergestellt.

Warum ein Projektmanagement-Tool?

Unsere typischen Projekte haben einen Umfang von 20 bis 50 Manntagen. Es gibt aber auch Aus- nahmen mit teilweise mehr als 250 Beratertagen. Die Herausforderung besteht für uns darin, viele Projekte parallel von Vorstandsebene aus zu überwachen und zu leiten. Dabei gilt es gleichzeitig, die Bedienung für die Projektteams so einfach wie möglich zu halten.

Die Entscheidung für die Nutzung einer Projektmanagement-Software in unserem Hause wurde 2008 gefällt. Die Ziele der Einführung waren einerseits die Sicherstellung der Qualität bei zunehmender Menge und Variabilität unserer Projekte und andererseits die Erhöhung der Effizienz des Projekt-Controllings. Zuvor wurde eine dezentrale Lösung basierend auf Microsoft Excel für die Projektplanung und Zeiterfassung genutzt.

Die Entscheidung für Projektron BCS

Unsere Anforderungen an eine Projektmanagement-Software umfassen insbesondere eine einfache Möglichkeit, den Stand einzelner Projekte zu überblicken und zu steuern. Unsere Projektleiter und Berater sollen zudem in der Lage sein, sich innerhalb kurzer Zeit in die Software einarbeiten zu können. Daher sollen Masken einfach gestaltet und rollenspezifisch individualisierbar sein. Neben den Kernfunktionalitäten der Projektplanung sollte die Software zudem mögliche Entwicklungen in der Zukunft durch Einbindung von weiteren Modulen unterstützen.

Projektron BCS ist der ursprünglichen Excel-Lösung insbesondere in Bezug auf Bedienbarkeit, Auswertbarkeit und Datensicherheit weit überlegen. Zudem bietet die Software aufgrund ihrer Skalierbarkeit das Potential für weiteres Wachstum. Deshalb haben wir uns schon 2008 für den Einsatz von Projektron BCS entschieden.

Ende 2013 haben wir unsere Anforderungen an die Projektmanagement-Software im Rahmen eines internen Projekts neu aufgenommen. Neben technischen Anforderungen bezüglich unserer Serverlandschaft hatten wir mehrere Zusatzanforderungen bezüglich der Benutzerfreundlichkeit, Projektstrukturierung, Zeiterfassung und des Controllings. Neben Projektron BCS wurden noch drei weitere Anbieter hinsichtlich unserer Anforderungen evaluiert.

Letztendlich konnte sich Projektron BCS erneut durchsetzen. Wir entschieden uns dafür, ein Update auf die neuste Version von Projektron BCS durchzuführen. Verbessert haben sich durch diesen Updatesprung vor allem die Übersichtlichkeit und die intuitive Bedienung. Die Neuerungen der Software wurden gut aufgenommen und lösten große Begeisterung in unserem Haus aus. Im vergangenen Jahr haben wir zudem die Updatezyklen der Software verkürzt, sodass wir Verbesserungen früher nutzen.

Projektron BCS im Einsatz

Die Projektteams nutzen Projektron BCS dazu, Projekte inhaltlich und zeitlich zu strukturieren, tagesaktuell die Aufwände zu buchen und den Projektfortschritt zu überblicken. So können wir jederzeit Einblick in den Verlauf unserer Projekte nehmen und sämtliche Aufwände einfach auswerten.

Bei der Projektplanung nutzen wir den Assistenten, um das Projekt durch Unterprojekte und Aufgaben zu strukturieren. Dabei bringt insbesondere der intuitive Aufbau des Assistenten einen entscheidenden Mehrwert. Denn dadurch können auch Projektleiter ohne Vorkenntnisse in wenigen Schritten ihr Projekt selbstständig im System anlegen und strukturieren.

Eine weitere häufig genutzte Funktion ist die für mobile Endgeräte angepasste Ansicht der Software sowie die BCS-App zur Zeiterfassung. Die Projektmitglieder nutzen diese vorrangig, um Buchungen effizient von unterwegs vorzunehmen.

Unsere Projektstruktur umfasst die Rollen Vorstand, Qualitätsmanagementbeauftragter, Projektleiter und Projektmitglied. Um unseren Beratern ein übersichtliches Nutzungserlebnis zu bieten, haben wir das Standardinterface auf die für die jeweilige Rolle relevanten Funktionen voreingestellt.

Unser Vorstand nutzt Projektron BCS, um den Überblick über die laufenden Projekte zu behalten. Die Software stellt auch für unser Qualitätsmanagement eine Erleichterung der Arbeit dar, da sie das Controlling vereinfacht.

Fazit

Projektron BCS unterstützt uns einwandfrei bei der Planung und Durchführung unserer Projekte und ist als Teil unseres Alltags in der Projektarbeit nicht mehr wegzudenken. Neue Funktionen wie das mobile Buchen haben uns zusätzlich überzeugt. Als Organisation mit einem ausgeprägten Qualitätsbewusstsein werden sich unsere Anforderungen auch in Zukunft regelmäßig verändern. Als Beispiel ist hier der Fokus auf Risikomanagement in der Revision der DIN EN ISO 9001 zu nennen. Dank der regelmäßigen Updates und des großen Funktionsumfangs sind wir überzeugt, dass wir mit Projektron BCS auch für zukünftige Herausforderungen einen starken Partner an der Seite haben.

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Delta e.V.

Branche: Beratungsunternehmen
Kunde seit: 2008
Anwender: 40

Meistgenutzte Funktionen:

  • Projektplanung
  • Zeiterfassung
  • Projektcontrolling

Autor: Kreshnik Ramici
Stand: 07/2015

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