Viel mehr als »nur« Projektmanagement

Anwenderbericht von Clinical Trial Center North

Die MediGate GmbH bündelt die privatrechtlichen Aspekte der Forschungstätigkeiten am Universitätsklinikum Eppendorf (UKE). CTC North ist ein Geschäftsbereich der MediGate GmbH. Als Contract Research Organisation (CRO) sind wir Partner sowohl der internationalen pharmazeutischen Industrie als auch der Forscher im UKE. Wir bieten ein breites Spektrum von Dienstleistungen rund um klinische Prüfungen an. Nicht nur beim Projektmanagement setzen wir auf Projektron BCS.


Unsere Projekte und unsere Arbeit im Allgemeinen sind ganz wesentlich durch die folgenden Randbedingungen geprägt:

Individualität: Jedes unserer Projekte ist ein „Einzelstück“, es gibt keine Wiederholungen. Lediglich die Strukturen ähneln einander und manche Meilensteine finden wir in den meisten Projekten wieder. Doch jedes neue Projekt muss individuell geplant und verfolgt werden.

Regulierung: Kaum eine Branche unterliegt einer so umfassenden Regulierung wie die klinische Prüfung von Arzneimitteln. Es sind verschiedene Antragsverfahren zu koordinieren und vielfältige Dokumentations- und Nachweispflichten zu erfüllen. Die gesamte Arbeit ist Gegenstand von Audits unserer Kunden und Inspektionen der Überwachungsbehörden.

Spezialisierung: Alle unsere Mitarbeiter verfügen über Qualifikationen, die über ihre berufliche Ausbildung weit hinausgehen. Sie sind allesamt gesuchte Fachkräfte. Für das Projektgeschäft bedeutet dies, dass der sinnvolle Einsatz der vorhandenen Ressourcen von besonderer Bedeutung ist.

Diese Herausforderungen, die natürlich nicht abschließend aufgezählt sind, haben nicht nur wir, sondern auch unsere Projektmanagement-Software zu bewältigen. Von Anfang an war klar, dass wir damit nicht nur Stunden zählen und Charts malen wollten.

Klinische Prüfung von Arzneimitteln

Management - Projektmanagement - Qualitätsmanagement

Das Ziel war, eine Software zu finden, die darüber hinaus den informationstechnischen Backbone des Unternehmens bilden kann. Eine Software, mit der wir alle Projekte kaufmännisch unter Kontrolle be-halten, den Einsatz der wertvollen Ressourcen optimieren, die solide Kalkulationsgrundlagen liefert, Abläufe im Personalwesen ebenso verschlankt wie sie das Qualitätsmanagement unterstützt. Schön wäre auch, auf ein zusätzliches CRM-Programm verzichten zu können. Und schließlich soll die Software auch noch helfen, klassisches Projektmanagement zu betreiben.

Eine solche Vielfalt in einer Software für kleine Unternehmen zu erwarten, schränkte den Kreis der Bewerber deutlich ein. Projektron BCS verbindet diese Funktionalitäten mit einem überzeugenden Preis-Leistungs-Verhältnis, einer enormen Flexibilität und, wie wir später feststellten, mit einem sehr guten Support.

Im Sommer 2010 haben wir mit der Implementation begonnen und am 1. Januar 2011 die Produktivumgebung gestartet. Dazwischen liegen eigene Schulung, Auswahl der Features, Abbildung des Unternehmens in BCS und Einbeziehung und Schulung der Mitarbeiter. Vor allem Letzteres ist von großer Bedeutung für den Erfolg eines Systems, mit dem die Mitarbeiter täglich Rechenschaft über ihre Arbeit ablegen sollen.

Seit Januar 2011 setzten wir nun Projektron BCS für die Projektplanung und -kontrolle ein, erfassen die Arbeitszeit und krankheitsbedingte Abwesenheiten zu jeweils 100% und steuern Urlaubsanträge. Schon diese relativ geringe Zahl verwendeter Funktionen hat zu großen Fortschritten geführt: Abrechnungen nach Aufwand stehen auf einer sicheren Grundlage, die Verteilung der Arbeitszeit auf innere Prozesse und Produktion ist zum ersten Mal quantitativ erfassbar, der aktuelle Stand der Projekte, zumindest ihrer wichtigen Meilensteine, auf einen Blick sichtbar. Und bei zwei Standorten ist sogar eine scheinbare Kleinigkeit wie die Ablösung des papiergestützten Urlaubsverfahrens ein spürbarer Erfolg.

Der Umgang der Mitarbeiter mit dem System war nie problematisch und ist mittlerweile völlig selbstverständlich. Die Flexibilität der Software machte es möglich, branchenbedingte Besonderheiten zu berücksichtigen und eine schon recht weitgehende Anpassung an unsere individuellen Gegebenheiten zu erreichen. Der zeitliche Aufwand für derartige Modifikationen ist nicht unerheblich, das ist der Preis der Flexibilität. Andererseits wurden wir durch den Support immer kompetent und ausdauernd unterstützt.

Das war erst der Anfang

Aber wir haben mit BCS noch viel mehr vor.  Ein wichtiger Aspekt der näheren Zukunft wird die Unterstützung des Qualitätsmanagements sein. Unser Unternehmen ist nach ISO 9001 zertifiziert, das Fehlermanagement spielt also eine zentrale Rolle. Hier werden wir mit Hilfe des Ticketsystems Workflows für Korrekturmaßnahmen etablieren. Die Verwendung von Memos und Protokollen wird verstärkt und teilweise standardisiert werden. Und schließlich wollen wir verstärkt die betriebswirtschaftlichen Aspekte, also das Projektcontrolling im engeren Sinne, in Angriff nehmen. Und auch das wird mit Sicherheit noch nicht das Ende der Entwicklung sein.

logo ctc

Clinical Trial Center North

Branche: Gesundheitswesen
Kunde seit: 2009
Anwender: 30

Meistgenutzte Funktionen:

  • Dokumentenmanagement
  • Kundenmanagement (CRM)
  • Projektcontrolling
  • Urlaubsmanagement

Autor: Christian Hilgenstock
Stand: 02/2012

Alle Referenzen Seitenanfang