Softwareeinsatz im großen Stil
Anwenderbericht von apsolut
Die apsolut Group hat sich auf die Optimierung von Geschäftsprozessen für den strategischen und operativen Einkauf fokussiert und ist langjähriger Partner der SAP SE für SAP SRM. apsolut realisiert auch Neuimplementierungs- & Transformationsprojekte im Bereich SAP S/4HANA Enterprise Management. Kunden sind mittelständische und große Unternehmen. Vom Prozessmining über die -konzeption bis hin zur Implementierung von Softwarelösungen welche existierende Geschäftsprozesse optimieren, bekommen unsere Kunden alles aus einer Hand – ebenso wie wir von Projektron.
Seit der Gründung im Jahr 2005 hat apsolut mit mehr als 250 multinationalen Konzernen und mittelständischen Unternehmen zusammengearbeitet. apsolut steht für High-End-Kompetenz in den Bereichen SAP SRM, SAP Ariba & SAP S/4HANA Enterprise Management und zählt als SAP Silver Partner und „Global Strategic Service Partner“ von Ariba zu den führenden Beratungsunternehmen in diesem Bereich.
Zu unseren Kunden zählen namhafte Größen wie Continental oder s.Oliver in gleicher Weise wie mittelständische und regionale Unternehmen.
Die Projekte erstrecken sich von der Entwicklung einer Digitalisierungsstrategie über die Implementierung einer strategischen Steuerung und Verwaltung von Lieferantenbeziehungen bis hin zur Anpassung existierender Prozesse durch standardisierte apsolut Solution Add-ons & individuelle Softwareentwicklungen. Dabei kooperieren unsere Standorte in China, UK, Spanien, Indien, Österreich und Deutschland mit insgesamt über 300 Mitarbeitern eng miteinander. Von Workshops mit wenigen Tagen Aufwand bis hin zu Systemintegrationen und globalen Rollouts mit mehreren Monaten Vorbereitungszeit bieten wir alles an.
Entscheidungsfindung Projektmanagementtool
Diese Größe erfordert unter anderem standardisierte Prozesse neben individuellen Lösungen, Wissenstransfer neben Projektauswertung und eine ausgereifte Planung neben spontaner Flexibilität. Daher suchten wir eine Software, die nicht nur flexibel und spontan auf die Überaschungen des Arbeitsalltags eingeht sondern auch als grundlegende Basis für unser Geschäft stehen kann.
Im Jahr 2008 fand der Wechsel von MS Excel und MS Project zu einer neuen Business Coordination Software statt, um bei steigender Anzahl an Projekten gleichbleibende Qualität zu garantieren. Unser Ziel war sowohl die Zeiterfassung, als auch die Projektplanung und schlussendlich die Abrechnung mit nur einem Tool umsetzen zu können. Die Übertragung von Dateien und das mühselige Versenden von Listen und Tabellen per Mail sollte durch eine webbasierte und zentrale Software abgelöst werden, welche nicht nur mehr Komfort bietet und nachhaltiger für die Auswertungen und Planungen geeignet ist, sondern auch wichtige Zeit spart. Aus diesen Gründen entschieden wir uns für Projektron BCS.
15 Jahre apsolut mit Projektron
Im Laufe der letzten 15 Jahre wuchs apsolut weiter und mit der stetig steigenden Zahl an Niederlassungen im In- und Ausland, größeren Projekten und komplexeren Systemlandschaften auf Kundenseite stieg auch die Anzahl an Mitarbeitern. Daraus resultierten neue Herausforderungen an die eingesetzte Software und es ergaben sich neue Themengebiete, die eine immer größere Rolle spielen.
Nicht mehr nur die Zeiterfassung der Mitarbeiterstunden sondern auch die Auswertung der Zeiten nach Kostenstellen und Kostenträgern als Basis für ein Portfoliomanagement rückte in unseren Fokus. Die Spesenerfassung musste von einer reinen Eurozonen-Lösung internationalisiert werden und sollte die Reisen aller Kollegen aus jeder Währungszone abbilden. Interne Abteilungen sollten vom ungeordneten Emailverkehr auf Ticketsysteme umsteigen, um die anfallenden Aufgaben präziser zu priorisieren und das gewonnene Know-How zu dokumentieren. Zur Planung und Auswertung der Ressourcenauslastung sollten auch folgende Faktoren abgebildet werden können: sich jährlich flexibel verschiebende Urlaubstermine der spanischen und indischen Niederlassungen, angebotene Projekte mit Wahrscheinlichkeit und Projektkategorien.
Eine flexible Software, die, falls erforderlich, in jeder Umgebung eingesetzt werden kann und jedem Mitarbeiter eine erste verlässliche Anlaufstelle für seine tägliche Arbeit bietet, wurde benötigt.
Projektron BCS bot von vornherein elementare Vorteile um diesen Weg gemeinsam zu beschreiten: Mit einer mobilen Ansicht auf den Endgeräten der Nutzer und der geringen clientseitigen Anforderung eines üblichen Browsers sowie der Möglichkeit eine mobile App zur Zeiterfassung zu verwenden, ist ein wichtiger Vorteil für die Akzeptanz unserer Mitarbeiter gegeben. Die Spesenerfassung wurde von uns bereits im selben System verwendet und konnte mit Hilfe des Bausteins Mehrwährungsfähigkeit internationalisiert werden um die Reisen von und zu den Niederlassungen und zu den Kunden in jedem Winkel der Welt abzubilden.
Die Konfigurationsmöglichkeiten von Projektron ermöglichten eine rasche Anpassung der Rechnungsnummernkreise auf die vorherrschenden differenzierten Finanzjahre der Tochtergesellschaften. Dabei bietet sich auf der einen Seite die Möglichkeit solche Funktionalitäten gemeinsam zu nutzen und standardisierte Prozesse global zu erweitern. Auf der anderen Seite können durch die Konfigurationsmöglichkeiten auch notwendige Abgrenzungen der Ansichtsrechte umgesetzt werden. Jede Abteilung, jedes Projekt und jeder Mitarbeiter sollte mit einer Softwarelösung aus einer Hand aufgefangen werden können.
Hohe Anpassbarkeit für globales Rollout
Der umfassende Einsatz ein und derselben Software im gesamten Unternehmen führte zu einigen kundenspezifischen Anpassungen die zum Teil durch den Support, zum Teil auch von uns selbst durchgeführt werden konnten.
Mitarbeiter entwickelten durch reges Feedback Wünsche und Vorstellungen zur Optimierung Ihrer regelmäßigen Aufgaben und so implementierten wir im Laufe der Zeit unter anderem Schulungskataloge inklusive Planungsmöglichkeiten, integrierten eine Inventarisierung der Hardwareressourcen, passten die Rechnungsberichte und Leistungsnachweise für die unterschiedlichen Standorte an, erweiterten die Ressourcenauslastung um Projektkategorien und übersichtliche Wert-Zusammenfassungen, das Portfoliomanagement um konzerneigene Abrechenbarkeiten und fügten eine Referenzmarketingerweiterung ein. Projektron begleitete uns auf dieser Reise durch eine hohe Anpassungsfähigkeit und die Möglichkeit der Erweiterung.
Die diskutierte Anschaffung weiterer Software zur Abbildung einzelner Anforderungen wurde vielmals durch die Evaluierung und Einführung eines bereits in Projektron integrierten Bausteines ersetzt. Zuletzt geschehen Mitte 2017 als wir unser BCS-Lizenzvolumen um Lizenzen für das Vertragsmanagement erweiterten und seither durch gezieltes Contract Management eine Übersicht über die historisch gewachsenen Vertragsunterlagen gewinnen konnten.
Fazit
Abschließend kann man sagen, dass wir auf eine lange gemeinsame Geschichte mit Projektron zurückblicken können in welcher wir, trotz oder gerade wegen der häufig mutierenden Anforderungen und des stetig wachsenden Umfangs, immer eine zufriedenstellende Lösung aus einer Hand geboten bekamen, die uns zugleich den Freiraum einräumt, selbst zu Änderungen beizutragen. Für uns bedeutet das schon länger, dass wir immer zuerst die Umsetzbarkeit in Projektron evaluieren. Dementsprechend werden wir in Zukunft weitere Bausteine wie die Angebotserstellung, die Workflows mit BPMN oder die Pflege und Auswertung von Sachkosten mit Projektron einführen.
