Einführung eines PM-Systems in einer Multimedia-Agentur

Anwenderbericht von aperto

Die Firma Aperto hat sich für die Projektmanagement-Software Projektron BCS 3.0 entschieden und das Produkt nach einer sechsmonatigen Testphase in diesem Jahr eingeführt. Das Projekt Magazin sprach mit Elke Röttgen, Qualitätsmanagement-Beauftragte der Firma Aperto, über ihre Gründe für die Einführung des Produkts.


Wenige PM-Tools entsprechen den Anforderungen einer Agentur

Die Aperto AG bietet seit 1995 kundenorientierte Kommunikationslösungen für digitale Medien an. Sie beschäftigt über 60 Mitarbeiter aus den Bereichen Projektmanagement, Konzeption, Design und Programmierung und arbeitet für Kunden wie das Auswärtige Amt, Coca-Cola Erfrischungsgetränke, DaimlerChrysler Services, die F.A.Z. und Siemens. Dabei legt die ISO-zertifizierte Agentur besonderen Wert auf Qualitätsmanagement.

Bereits seit etwa drei Jahren suchte Aperto nach einer geeigneten Anwendung für ihr Projektmanagement. Viele der getesteten Anwendungen waren jedoch zu komplex und zu pflegeintensiv und erschienen für die besonderen Bedürfnisse von Aperto ungeeignet. Deshalb wurde zunächst eine eigene Intranet-Lösung entwickelt, die auf Dauer allerdings keine ausreichende Aussage für das Controlling bot, vor allem nicht über die Projekt-Profitabilität.

Aperto hat sich für dieses Produkt entschieden, da es einerseits durch den überschaubaren Funktionsumfang einfach zu erlernen ist, sich aber trotzdem flexibel auf die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens anpassen lässt. Zum anderen hat die Aperto AG den Eindruck, dass der Hersteller des Programms die speziellen Probleme beim Projektmanagement einer Multimedia-Agentur kennt und Anregungen des Kunden gerne aufgreift – er also die gleiche "Dienstleistungs"-Sprache spricht.

Nach einem einmonatigen Testlauf wurde komplett auf die neue Software umgestellt. Diese kurze Zeitspanne führte zwar zu einer starken Mehrbelastung der Projektleiter, die in dieser Zeit alle Projektdaten übertragen mussten. Durch die kurze Übergangszeit fand das System aber auch von Anfang an eine sehr gute Akzeptanz bei den Mitarbeitern. Sie nutzen Projektron BCS disziplinierter als zuvor die interne Lösung.

Endlich mehr Transparenz in den Projekten

Das Tool bringt für Aperto wesentliche Vorteile: Erstens die Transparenz über den Status aller Projekte. Die Projekt- und Budgetplanung, wie Aperto sie mit den Kunden vereinbart, wird durch Projektron 1:1 in Mitarbeiteraufgaben übertragen. Alle Aufgaben sind mit Aufwand und Zeit eindeutig definiert und jeder Mitarbeiter im Team sieht an einer Aufgabenliste, was er zu tun hat. Das System meldet automatisch, wenn ein Mitarbeiter länger für eine Aufgabe benötigt als geplant. Dadurch hat der Projektleiter auf Knopfdruck eine Übersicht darüber, ob das Projekt aus dem Ruder läuft und kann bei Bedarf den Kunden rechtzeitig informieren.

Zum zweiten kann die Qualitätssicherung im Workflow stattfinden. Zu diesem Zweck lassen sich Kontrollinstanzen in den Projektablauf einbauen, die für bestimmte Teilaufgaben einen Mitarbeiter zur Bearbeitung und einen Vorgesetzten zum Qualitäts-Check definieren. Erst wenn eine Freigabe durch den Vorgesetzten erfolgt, lässt sich eine Aufgabe als abgeschlossen markieren.

Der dritte wesentliche Vorteil ist der Know-how-Transfer, den das Programm ermöglicht: Mitarbeiter und Projektmanager können sowohl in einzelnen Aufgaben als auch in kompletten Projekten Bemerkungen hinterlegen, die sich später für ähnliche Projekte heranziehen lassen. Projektstrukturen, die sich häufig wiederholen, sind kopierbar. Dadurch lassen sich Projektabläufe noch besser standardisieren. Nach sechs Monaten ist dieser Lernerfolg bei Aperto zwar noch nicht wirklich zu spüren, dennoch verspricht man sich für die Zukunft einen erheblichen Vorteil beim Know-how-Transfer.

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Aperto

Branche: Multimedia
Kunde seit: 2001
Anwender: 200

Meistgenutzte Funktionen:

  • Projektplanung
  • Projektmanagement
  • Projektcontrolling
  • Urlaubsmanagement
  • Zeiterfassung

Autor: Olaf Clausen
Stand: 07/2002

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